På skatteverket.se använder vi kakor (cookies) för att webbplatsen ska fungera på ett bra sätt för dig. Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder kakor. Vad är kakor?

Logotyp, till startsidan

Arkiv för Rättslig vägledning


Skatteverkets ställningstaganden

Reseersättning till anställda som samåker vid tjänsteresa

Datum: 2007-06-05

Område: Arbetsgivarområdet

Dnr/målnr/löpnr:
131 377588-07/111

1 Sammanfattning


 
En arbetsgivare kan för en tjänsteresa, där flera anställda samåkt i en bil, betala ut skattefri reseersättning endast till en anställd, dvs. till bilföraren som använt egen bil. Detta gäller även om andra anställda som samåkt vid resan begär reseersättning var och en för sig med hänvisning till betalningar till bilföraren. Om arbetsgivaren även betalar ut reseersättning till samåkarna för deras utlägg ska denna ersättning ses som en betalning från arbetsgivaren till bilföraren. Om den totalt utbetalade ersättningen till bilföraren överstiger schablonbeloppet för skattefri reseersättning utgör överskjutande belopp lön.

 

2 Bakgrund och frågeställning


 
I vissa företag tillämpas ett system där reseersättning inte enbart betalas ut till den anställde som använt egen bil vid tjänsteresa, utan även till andra anställda som samåkt med denne. Som underlag för ersättningen till den eller de som samåkt får arbetsgivaren ett kvitto som visar att bilföraren fått viss ersättning, t.ex. motsvarande skattefri milersättning, från respektive samåkare. Frågan är om ett sådant system medför att arbetsgivaren kan betala ut skattefri reseersättning till mer än en anställd för samma tjänsteresa.
 
Med "skattefri ersättning" avses i detta dokument sådan schablonersättning som varken utgör underlag för skatteavdrag eller arbetsgivaravgifter (f.n. 18 kr per mil).

 

3 Gällande rätt m.m.


 
Den som använt egen bil vid tjänsteresa har enligt 12 kap. 5 § inkomstskattelagen (1999:1229) rätt till avdrag med f.n. 18 kr per mil. Detta schablonbelopp ska tillämpas oavsett hur många anställda som färdats i bilen vid tjänsteresan.
 
Arbetsgivaren kan till en anställd som använt egen bil i tjänsten betala ut motsvarande milersättning, utan att göra skatteavdrag, jfr 8 kap. 20 § skattebetalningslagen (1997:483), eller betala arbetsgivaravgifter, jfr 2 kap. 11 § 1 p. socialavgiftslagen (2000:980). Sådan schablonersättning redovisas med kryssmarkering i kontrolluppgiften för den anställde, jfr 6 kap. 9 § lagen om självdeklarationer och kontrolluppgifter (2001:1227).
 
Om arbetsgivaren betalar ut en högre milersättning utgör det överskjutande beloppet kontant lön. Detta gäller även om flera anställda har samåkt i samma bil.

 

4 Skatteverkets bedömning


 
Skatteverkets utgångspunkt är att skattefri milersättning endast kan betalas ut till en anställd även om flera anställda samåkt vid en tjänsteresa, och att ersättningen lämnas till den som använt egen bil.
 
Som underlag för utbetalning av reseersättning till en anställd för tjänsteresa ska arbetsgivaren ha en reseräkning. Av reseräkningen ska framgå om den anställde använt egen bil, datum, resmål och körd vägsträcka. Om en anställd inte använt egen bil utan begär reseersättning för utbetald ersättning till någon annan ska även i det fallet en reseräkning finnas som underlag. Då ska på motsvarande sätt redovisas datum, resmål och färdsträcka liksom ett kvitto som visar utbetalt belopp och vem som mottagit ersättningen. I sådant fall får den anställde anses ha gjort ett utlägg för arbetsgivarens räkning, eftersom det är denne som ska bekosta de anställdas resekostnader. Arbetsgivaren har således normalt tillräckligt underlag i form av reseräkningar och kvitton för att själv kunna bedöma om en anställd som använt egen bil vid tjänsteresa även får ersättning indirekt från arbetsgivaren via annan anställd.
 
Om man vid ett företag tillämpar ett system där anställda som samåker var och en för sig lämnar ersättning till bilföraren och sedan får detta utlägg ersatt av arbetsgivaren får arbetsgivaren anses vara utgivare av all ersättning till bilföraren. De anställda som samåker har ingen egen kostnad för resan utan förmedlar endast arbetsgivarens "överersättning", och de kan inte heller anses som uppdragsgivare i förhållande till bilföraren. Arbetsgivaren ska därför redovisa all sådan ersättning som överstiger schablonbeloppet som kontant lön till bilföraren. Detta gäller vid skatteavdrag, beräkning av arbetsgivaravgifter och redovisning i kontrolluppgift för den anställde.
 
Samåkaren har i dessa fall enbart via utlägg förmedlat en ersättning från arbetsgivaren till bilföraren, och ersättningen ska därför inte redovisas i samåkarens kontrolluppgift.
 
Detta ställningstagande ersätter dåvarande Riksskatteverkets skrivelse daterad 1991-09-12, dnr 20417-91/D19, gällande ersättning från medpassagerare för resa med egen bil i tjänsten.