Enligt 7 kap. 2 § bokföringslagen (1999:1078), BFL, skall dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används för att bevara räkenskapsinformation bevaras under minst tio år från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Om det finns särskilda skäl får Skatteverket enligt 7 kap. 7 § BFL för visst fall tillåta att dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används för att bevara räkenskapsinformation förstörs före utgången av den tid som anges i 7 kap. 2 § BFL.

Allmänna råd:

Särskilda skäl
Med särskilda skäl bör normalt förstås att räkenskapsinformationen för det enskilda företaget kräver mer betydande arkiveringsutrymmen som medför onormalt höga arkiveringskostnader.

Tillstånd till förstöring bör normalt medges vid sådana inträffade skador på räkenskapsinformation som företaget inte kunnat råda över, t.ex. vattenskada, brandskada eller liknande.

Tillstånd till förstöring bör normalt inte medges i fråga om sådan räkenskapsinformation som är av särskild betydelse för bedömning av företagets ekonomiska förhållanden såsom årsbokslut, viktigare avtal samt styrelse- och bolagsstämmoprotokoll och liknande handlingar.

För räkenskapsinformation som förvaras på maskinläsbart medium bör tillstånd till förstöring normalt inte medges.

För företag som försatts i konkurs bör särskilda skäl normalt anses föreligga om inte brottsmisstanke föreligger i konkursen. 

Villkor för tillstånd
Ett villkor för tillstånd till förstöring av räkenskapsinformation bör, för företag som inte försatts i konkurs, normalt vara att uppgifterna under betryggande former bevaras på annat lämpligt sätt, t.ex. på maskinläsbart medium. Om detta villkor uppfylls bör tillstånd till förstöring medges först tre år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Krav på att uppgifterna bevaras på annat lämpligt sätt bör normalt inte ställas för kassakontrollremsor och liknande räkenskapsinformation. I sådana fall bör tillstånd till förstöring medges först sex år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Krav på att uppgifterna bevaras på annat lämpligt sätt bör normalt inte ställas vid sådana inträffade skador på räkenskapsinformation som företaget inte kunnat råda över, t.ex. vattenskada, brandskada eller liknande.

Tillstånd som avser förstöring efter viss tid bör villkoras med att tillståndet kan komma att återkallas om förutsättningarna för detta ändras i något väsentligt avseende.

För företag som försatts i konkurs bör tillstånd till förstöring medges först sex år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Något krav på att uppgifterna bevaras på annat lämpligt sätt bör normalt inte ställas.

___________

Dessa allmänna råd tillämpas fr.o.m. den 1 januari 2006 och ersätter Riksskatteverkets information (RSFS 1978:14, RSV Dt 1978:8) om riktlinjer angående tillstånd av länsstyrelsen för makulering av räkenskapsmaterial i vanlig läsbar form enligt 22 § tredje stycket bokföringslagen (1976:125).

¹Ytterligare information finns i Skatteverkets meddelanden SKV M 2005:25.