Lyssna

Kostnadsersättning - utgifter i tjänsten

Med kostnadsersättning avses en separat ersättning vid sidan av lönen för att täcka avdragsgilla utgifter som en anställd har i tjänsten.

Med övrig kostnadsersättning avses annan ersättning än traktamente och reseersättning, till exempel för telefonsamtal eller egna verktyg.

Ersättningen motsvarar avdragsgilla utgifter i tjänsten

Om utbetald ersättning i princip motsvarar utgifter i tjänsten som är avdragsgilla för den anställda, under "Övriga utgifter" under inkomst av tjänst, behöver arbetsgivaren inte innehålla skatt eller betala arbetsgivaravgifter. Arbetsgivaren måste ändå ha ett underlag för att kunna bedöma och beräkna den anställdas utgifter. Utbetald ersättning ska redovisas i arbetsgivardeklarationen på individnivå.

När ersättningen överstiger avdragsgillt belopp

Om kostnadsersättningen uppenbart överstiger, helt eller delvis, vad som är avdragsgillt under "Övriga utgifter" för den anställda ska den överskjutande delen redovisas som lön. Om arbetsgivaren betalar ut ersättning utan att ha något beräkningsunderlag, till exempel en schablonmässig ersättning varje månad för tjänstesamtal, kan del av eller hela ersättningen anses som lön.

Företagets utgift

Om ersättningen gäller ett tillfälligt utlägg, till exempel för materiel som den anställda har köpt för arbetsgivarens räkning, och kvittot kan anses vara företagets verifikation, är utgiften företagets. Ersättning för sådana utlägg är aldrig underlag för arbetsgivaravgifter eller skatteavdrag.

Hyresersättning

Om en anställd hyr ut ett rum i sin privatbostad till arbetsgivaren, till exempel för att användas som kontor, garage eller lager i verksamheten, är hyresersättningen antingen inkomst av kapital eller inkomst av tjänst. Följande förutsättningar måste vara uppfyllda för att hyresersättningen ska beskattas som inkomst av kapital:

arbetsgivaren har behov av lokalen,
ersättningen inte överstiger marknadsmässig hyra, och
hyresavtal mellan den anställda och arbetsgivaren finns.

Arbetsgivaren redovisar sådan hyresersättning i arbetsgivardeklarationen på individnivå och den anställda redovisar ersättningen under inkomst av kapital i inkomstdeklarationen. Den anställda har rätt till skäligt avdrag för de merkostnader som uppkommit på grund av uthyrningen, till exempel ökade kostnader för el, vatten eller uppvärmning. Detta gäller även när den anställda hyr ut sitt garage till arbetsgivaren. Den anställda har alltså inte rätt till det schablonavdrag, 40 000 kronor, som hen annars får göra vid uthyrning av privatbostad.

Hyresersättningen överstiger marknadsmässig hyra

Marknadsvärdet för det hyrda utrymmet är den hyra som den anställda hade kunnat få om utrymmet hade hyrts ut till en utomstående. Om hyresersättningen är högre än marknadsmässig hyra, ska det överskjutande beloppet redovisas som lön. Om arbetsgivaren inte har behov av lokalen ska hela ersättningen redovisas som lön. Om hyresavtal saknas ska ersättningen redovisas som lön. Om kostnaderna för lokalen är avdragsgilla för den anställda redovisas ersättningen i stället som kostnadsersättning.

Undantag: kostnadsersättning

I vissa fall beskattas inte hyresersättningen som inkomst av kapital, trots att alla förutsättningarna som nämns ovan är uppfyllda. Det är när en anställd hyr ut en bostad till arbetsgivaren enbart för att den anställda ska använda bostaden för egen övernattning vid tjänsteresor. Ägaren till bostaden kan då disponera bostaden helt själv utan arbetsgivarens inblandning även om det finns ett hyresavtal. Ersättningen bör då i stället ses som kostnadsersättning för logi.

Om arbetsgivaren hyr en bostad av en anställd och sedan använder bostaden för att låta flera anställda övernatta där, beskattas ersättningen dock som inkomst av kapital.

Mer information finns i Rättslig vägledning.

Privat