Ett bra sätt för anställda att visa hur de använder sin arbetsgivares bil är att föra en noggrann körjournal. Den som använder bilen ska anteckna alla resor på ett detaljerat sätt.
En körjournal kan föras på papper, i dator eller så kan den anställda använda en elektronisk körjournal som kopplas in i bilen och registrerar alla körningar automatiskt.
Körjournalen kan även kompletteras med till exempel reseräkningar eller dagboksanteckningar som intygar de uppgifter som lämnas i körjournalen.
Anställda som vill undvika att bli beskattade för bilförmån ska kunna visa att de har använt bilen privat vid högst 10 tillfällen per kalenderår och med en sammanlagd körsträcka på högst 100 mil. Båda förutsättningarna ska vara uppfyllda.
Resor till och från arbete räknas som privata resor.
Det kallas omfattande tjänstekörning när en anställd kör 3 000 mil eller mer i tjänsten per år med en förmånsbil. Du som arbetsgivare kan då själv sätta ner förmånsvärdet till 75 procent av fullt värde.
För att du ska få göra minskningen av förmånsvärdet ska den anställda uppfylla antalet mil hos dig som arbetsgivare under det aktuella inkomståret. Om du inte minskar förmånsvärdet kan den anställda själv göra minskningen i sin inkomstdeklaration, förutsatt att hen uppfyller villkoren.
Anställda som har flera arbetsgivare under året kan summera all tjänstekörning hos de olika arbetsgivarna under året.
Om du som arbetsgivare betalar drivmedlet för en anställd med förmånsbil ska hen bara beskattas för drivmedel som används till privata resor. Det förutsätter att det finns underlag som visar hur mycket hen har kört privat och i tjänsten, annars ska hen beskattas för allt drivmedel.
Om du betalar anställdas trängselskatt/infrastrukturavgift vid privata resor med förmånsbil är det en skattepliktig förmån. För att kunna beräkna värdet av förmånen kan du utgå från Transportstyrelsens beslut och den anställdas körjournal. Det är bra om det finns noteringar om antal passager vid betalstationer.
Vi rekommenderar att en körjournal ska innehålla:
Utöver det bör körjournalen även ha följande uppgifter:
Det är bra att anteckna antal liter bränsle och pris när bilen tankas. Då är det lättare att beräkna värdet av den privata körningen.
Klicka på bilden för förstoring.
Det finns mallar att köpa som kan hjälpa anställda att fylla i en körjournal. Det är viktigt att kontrollera att mallen innehåller alla de rubriker som visas i exemplet ovan.
En elektronisk körjournal är en enhet som kopplas in i bilen. Den registrerar automatiskt alla körningar, både privata och i tjänsten. Olika modeller fungerar olika, men till exempel har vissa elektroniska körjournaler en knapp man kan trycka på för att markera typ av resa.
Det är bra att föra över uppgifterna till en dator med jämna mellanrum. Då kan den anställda även komplettera med uppgifter om till exempel vilka kunder eller företag hen har besökt, för att därefter skriva ut journalen.
Den elektroniska körjournalen ska innehålla alla de rubriker som visas i exemplet ovan.
Vissa elektroniska körjournaler kan även ge information om drivmedelsförbrukning. Det kan vara användbart för anställda som har högre bränsleförbrukning på tjänsteresorna än vid privatkörningen, till exempel om de kör en bil i tjänsten som har släpvagn eller är tungt lastad.
Förmånsvärdet för drivmedel ska grunda sig på den faktiska bränsleförbrukningen vid privatkörningen.
Elektronisk körjournal räknas inte som den typ av extrautrustning som höjer bilförmånsvärdet.
Här kan du få fram viktiga datum för ditt företag. Då kan du lätt se när du behöver betala in skatter, deklarera eller när du får utbetalningar.