Lämna periodisk sammanställning med filöverföring
Du som är momsregistrerad företagare och säljer eller överför varor till momsregistrerade köpare i andra EU-länder, ska lämna uppgifter i en periodisk sammanställning. Det kan även gälla dig som säljer vissa tjänster momsfritt till momsregistrerade köpare i andra EU-länder eller överför varor till ett avropslager i ett EU-land. Med EU-länder menar vi i detta sammanhang de länder som ingår i EU:s mervärdesskatteområde.
Om våra e-tjänster
Använd tjänsten Periodisk sammanställning eller tjänsten Filöverföring, om du ska lämna många uppgifter. Lämna in senast den 25:e i månaden efter den period försäljningen skett (månad eller kvartal).
Andra sätt att lämna periodisk sammanställning
Utöver e-tjänsten Filöverföring kan du lämna den periodiska sammanställningen via e-tjänsten Periodisk sammanställning eller på blankett SKV 5740. Behöver du redovisa överföring av varor till avropslager i andra EU-länder på papper använder du blankett SKV 5739.
- Beställ blanketten Periodisk sammanställning (SKV 5740) till din brevlåda
- Redovisning av avropslager – Periodisk sammanställning (SKV 5739)
Instruktioner för filöverföringstjänsten
Väljer du att lämna den periodiska sammanställningen via filöverföring behöver du tänka på att:
- lämna uppgifterna med Skatteverkets e-tjänst Filöverföring
- lämna uppgifterna i det format vi anger i den här beskrivningen
- den som lämnar uppgifterna behöver legitimera sig med e-legitimation.
Filformat och filens innehåll
Filen som du för över via filöverföringstjänsten ska vara en textfil som är avgränsad med semikolon. En sådan fil består av ett antal rader där uppgifterna skiljs åt av ett semikolon. Filen ska enbart innehålla text och kan ha ändelsen .txt eller .csv. Det är möjligt att exportera innehållet i en Excel-fil till .csv-format. En fil med uppgifter för periodisk sammanställning ska innehålla nedanstående uppgifter. Du hittar exempel på hur en fil kan se ut längst ner på sidan.
Vad filen innehåller
På första raden anger du SKV574008 för att visa att filen avser en periodisk sammanställning.
Uppgiftsskyldig, vilken månad eller kvartal som avses med mera
På den andra raden anger du i tur och ordning:
- Det 12-siffriga momsregistreringsnumret för den som är skyldig att lämna uppgifterna. Med eller utan landskoden SE.
- Månads- eller kvartalskoden för den månad eller det kalenderkvartal uppgifterna gäller, till exempel 2212 för december 2022, 2301 för januari 2023, 22-4 för fjärde kvartalet 2022 eller 23-1 för första kvartalet 2023.
- Namnet på personen som är ansvarig för de lämnade uppgifterna (högst 35 tecken).
- Telefonnummer till den som är ansvarig för uppgifterna (endast siffror, med bindestreck efter riktnumret eller utlandsnummer, som inleds med plustecken [högst 17 tecken]).
- Frivillig uppgift om e-postadress till den som är ansvarig för uppgifterna.
Uppgifter om försäljningar och överföringar
På den tredje och följande rader anges i tur och ordning:
- Köparens momsregistreringsnummer (VAT-nummer) med inledande landskod.
- Värde av varuleveranser (högst 12 siffror inklusive eventuellt minustecken).
- Värde av trepartshandel (högst 12 siffror inklusive eventuellt minustecken).
- Värde av tjänster enligt huvudregeln (högst 12 siffror inklusive eventuellt minustecken).
Om du inte har haft någon försäljning ska du markera med ett semikolon i kolumnen. I det fall du ska redovisa ett negativt belopp, vilket exempelvis blir aktuellt vid redovisning av krediteringar, anger du ett minustecken framför beloppet. Om det sammanlagda beloppet blir 0 kronor anger du 0. Detta gör du även om du ska ta bort en tidigare redovisad försäljning. Om du använder förenklingsreglerna vid överföring till avropslager till ett annat EU-land redovisar du överföringen utan belopp. Du kan i vissa fall byta till en annan redovisningsperiod.
Överföring till avropslager
Om du har ett avropslager i ett annat EU-land kan du använda de allmänna reglerna eller förenklingsreglerna vid överföring av varor. Om du väljer att använda förenklingsreglerna behöver du inte vara momsregistrerad i landet där avropslagret ligger. Du redovisar både överföringen och uttaget ur avropslagret i en periodisk sammanställning. Sker överföringen och uttaget i olika perioder behöver du lämna periodisk sammanställning vid två tillfällen.
Vid överföringar till avropslager anger du först den avsedda köparens VAT-nummer och därefter kod för händelse. Du anger X för överföring, Y för återtagande av varor till Sverige och Z för byte av köpare. När du redovisar ett byte av köpare ska du först ange VAT-numret på den nya köparen, därefter bokstaven Z och sist VAT-numret på den tidigare avsedda köparen. Observera att du inte ska ange några belopp när du redovisar överföringar till avropslager.
Vid överföring till egen verksamhet i ett annat EU-land anger du det egna VAT-numret i det andra EU-landet.
Exempel på hur en fil kan se ut hittar du längst ner på sidan.
Filnamn
Filnamnet är valfritt, men kan bara innehålla bokstäverna A–Z, a–z och siffrorna 0–9. Det är lämpligt att välja ett namn som har anknytning till innehållet i filen.
Kontroll av mottagna uppgifter
Innehållet i de överförda filerna kontrolleras direkt i e-tjänsten Filöverföring, men också senare när uppgifterna läses in i systemet för periodiska sammanställningar.
Kontrollerna i e-tjänsten Filöverföring är begränsade till kontroll av att obligatoriska uppgifter finns med och är formellt riktiga. Dessa kontroller kan eventuellt ge ett felmeddelande efter överföringen av filen och i vissa fall kommer filen att avvisas.
Testa filer
Testa att dina filer uppfyller Skatteverkets krav på det tekniska formatet. Du behöver ingen e-legitimation för att använda tjänsten.
Felmeddelanden som kan visas i tjänsten
Fel som gör att en fil inte tas emot
I följande fall visas ett felmeddelande och de mottagna uppgifterna sparas inte:
- Det inledande identifieringsbegreppet saknas eller är felaktigt. Med identifieringsbegrepp menas förkortningen SKV 574008 som talar om att filen innehåller en periodisk sammanställning.
- Den uppgiftsskyldiges momsregistreringsnummer är formellt felaktigt eller saknas.
- Månads- eller kvartalskoden är felaktig, avser framtiden eller saknas.
- Namn på kontaktpersonen saknas eller innehåller fler än 35 tecken.
- Telefonnummer till kontaktpersonen saknas, är felaktigt (innehåller andra tecken än 0-9, - eller + eller innehåller fler än 17 tecken).
- Köparens VAT-nummer är längre än 14 tecken inklusive landskoden.
- Något av beloppsfälten innehåller fler än 12 siffror (gäller inte vid redovisning av avropslager).
För uppgiftsrader avseende redovisning av avropslager gäller även att mottagna uppgifter inte sparas om:
- Landskoden i köparens VAT-nummer inte avser något av de övriga EU-länderna.
- Köparens VAT-nummer är formellt felaktigt, till exempel fel antal tecken eller felaktig kontrollsiffra enligt respektive lands regler.
Fel som inte hindrar att filen tas emot
I följande fall visas ett felmeddelande som uppmärksammar dig på att informationen i filen är felaktigt ifylld eller saknas. Du har då möjlighet att avbryta filöverföringen eller välja att lämna uppgifterna trots anmärkningarna i felmeddelandet:
- Månads- eller kvartalskoden är inte den förväntade. Det gäller till exempel när perioden avser en tidigare period än den senast avslutade månaden eller det senast avslutade kalenderkvartalet.
- E-postadressen till kontaktperson är inte en formellt riktig e-postadress.
För uppgiftsrader avseende varu- eller tjänsteförsäljning eller överföring av varor till egen verksamhet (inte till avropslager) gäller även att du uppmärksammas på nedanstående fel. Precis som felen ovan kan du välja att avbryta filöverföringen eller lämna in uppgifterna trots anmärkningarna i felmeddelandet.
- Landskoden i köparens VAT-nummer avser inte något av de övriga EU-länderna.
- Köparens VAT-nummer är formellt felaktigt, till exempel fel antal tecken eller felaktig kontrollsiffra enligt respektive lands regler.
- Dubblettrader, ett utländskt VAT-nummer förekommer på mer än en uppgiftsrad.
- Belopp saknas på en uppgiftsrad. Ett annat fel är att andra tecken än siffror finns i något av beloppsfälten.
Om du säljer varor och vill lämna periodisk sammanställning varje kvartal istället för månad krävs en ansökan följt av ett beslut om att din ansökan godtas. När du därefter lämnar in periodisk sammanställning visas en varning om att ”Medgivande krävs”. Trots detta meddelande är det möjligt att skicka in filen.
Kvittens av en mottagen fil
När Skatteverket har tagit emot filen visas en kvittens med bland annat datum och klockslag när filen har tagits emot. Kvittensen innehåller även uppgifter hämtade från filen om filnamn, den uppgiftsskyldiges momsregistreringsnummer samt månads- eller kvartalskod. Finns det fel i filen visas även felanmärkningarna.
Rättelse av fel i en insänd periodisk sammanställning
Behöver du lämna en rättelse av felaktigt redovisade uppgifter skickar du en ny fil för periodisk sammanställning för samma period.
Exempel på filer
De uppgifter som visas nedan utgör exempel för att visa hur en fil ska se ut. Innehållet i filen du skapar, momsregistreringsnummer, period, VAT-nummer och liknande, måste anpassas utifrån den redovisning du ska lämna.
Exempel 1
Fil med uppgifter om varuförsäljning, trepartshandel, tjänsteförsäljning samt överföring till avropslager. Bokstaven X i sista raden indikerar att uppgifterna avser en överföring till den avsedda köparen med VAT-nummer DE262875793.
SKV574008;
556000016701;2001;Per Persson;0123-45690; post@filmkopia.se
FI01409351;16400;;;
DK31283522;21700;13600;;
ESA28480514;3200;;15300;
DE262875793;X;;
Exempel 2
Fil med ändring av tidigare redovisade uppgifter avseende överföring till avropslager. Uppgifterna visa att varor har återförts till Sverige från lagret i Tyskland. I filen ska anges den tidigare avsedda köparen samt bokstaven Y.
SKV574008;
556000016701;2004;Per Persson;0123-45690; post@filmkopia.se
DE262875793;Y;;
Exempel 3
Fil med ändring av redovisad avsedd köpare. Först anges VAT-nummer för den nya köparen. Därefter anges bokstaven Z som indikerar att uppgifterna avser byte av köpare och sedan anges den tidigare avsedda köparen. I exemplet nedan har köparen med VAT-nummer DE283993535 ersatt den tidigare avsedda köparen med VAT-nummer DE262875793.
SKV574008;
556000016701;2005;Per Persson;0123-45690; post@filmkopia.se
DE283993535;Z;DE262875793;