VIDA – nya EU-regler om e-fakturering och rapportering
VIDA är nya EU-regler som ska modernisera momssystemet i EU genom digitalisering, ökad transparens och förenklad administration. Förkortningen VIDA står för VAT in the digital age.
Reglerna i VIDA innebär ändringar i mervärdesskattedirektivet, genomförandeförordningen och förordningen om administrativt samarbete. Reglerna i dessa ändringar är obligatoriska för gränsöverskridande transaktioner inom EU.
Ändringarna i mervärdesskattedirektivet kräver att alla länder ändrar sin nationella lagstiftning.
Council Directive (EU) 2025/516 as regards VAT rules for the digital age Länk till annan webbplats.
De företag som ska följa reglerna i VIDA kan förbereda sig genom att kartlägga sina transaktioner och sin data och, om det behövs, uppgradera system och utbilda personal. Det kan också vara en bra idé att prata med en systemleverantör för ett bokföringsprogram eller en fakturaoperatör.
Det finns mer information om VIDA hos Europeiska kommissionen och Europeiska unionens råd.
Adoption of the VAT in the Digital Age package (Europeiska kommissionen) Länk till annan webbplats.
Med begreppet företag menar vi här varje beskattningsbar person som är registrerad för mervärdesskatt.
VIDA består av tre huvudpelare
VIDA består av tre huvudpelare: obligatorisk e-fakturering och digital rapportering, uppdaterade regler för plattformsekonomi och en enda momsregistrering inom EU.
Obligatorisk e-fakturering och digital rapportering
VIDA:s första pelare omfattar obligatorisk e-fakturering och digital rapportering, det som kallas digital reporting requirement eller DRR. DRR i svensk terminologi benämns också ibland transaktionsbaserad rapportering, TBR.
Enligt VIDA kommer e-faktura bli den nya normen inom EU. E-fakturering blir obligatorisk för alla gränsöverskridande transaktioner inom EU, det vill säga transaktioner mellan två parter som är etablerade och momsregistrerade i olika EU-medlemsländer. Det finns möjlighet att tillåta andra format än e-faktura för transaktioner som man inte behöver rapportera, men regeringen har inte ännu meddelat vilka format det är eller om det kommer att bli tillåtet.
Vidare möjliggör VIDA att medlemsländerna inför obligatorisk e-fakturering och även digital rapportering för inhemska transaktioner. Flera medlemsländer gör det redan, bland annat Belgien, Irland, Kroatien och Slovakien. Andra länder funderar på att göra samma sak.
Om man inför digital rapportering krävs också obligatorisk e-fakturering eftersom den digitala rapporten måste skapas utifrån en e-faktura. Men det går att införa obligatorisk e-fakturering utan att också införa digital rapportering. Belgien och Tyskland är två exempel där man dock planerar att införa digital rapportering i ett nästa steg.
Digital rapportering av handel i realtid
Digital rapportering, DRR, är ett nytt system som går ut på att rapporteringen av gränsöverskridande handel inom EU sker i realtid. Information från en e-faktura skickas direkt till Skatteverket när ett företag skapar och skickar fakturan till kunden, och när kunden tar emot fakturan. Den digitala rapporteringen kommer att ersätta dagens rapportering i periodisk sammanställning.
Fakturainformationen från rapporteringen skickas vidare från Skatteverket till en EU-databas (CVIES) så att det går att analysera informationen. Det ger EU-länderna värdefull information för att arbeta mot momsbedrägerier, särskilt karusellbedrägerier.
Utredning om svensk lagstiftning
Regeringen utreder hur e-fakturering och digital rapportering ska skrivas in i svensk lag, och om vi också ska införa det för transaktioner inom Sverige. Utredningen ska vara färdig den 30 november 2027. Du kan läsa mer om direktiven för utredningen på Regeringskansliets webbplats.
Uppdaterade regler för plattformsekonomi
VIDA:s andra pelare gäller företag som driver digitala plattformar för tjänster inom EU, till exempel appar eller webbplatser. Reglerna omfattar två typer av tjänster:
- korttidsuthyrning av boende (högst 30 nätter)
- persontransporter på väg.
Enligt de nya reglerna ska plattformsföretaget räknas som säljare och redovisa moms på försäljningen av tjänsterna om den som faktiskt utför tjänsten inte har angett sitt VAT-nummer och inte heller har uppgett att hen kommer att ta ut moms på transaktionen.
Syftet med de nya reglerna är att minska snedvridningen av konkurrensen mellan plattformar och traditionella aktörer inom korttidsboende och vägtransporter.
Reglerna ska börja gälla i EU tidigast från och med den 1 juli 2028 och senast från och med den 1 januari 2030.
En enda momsregistrering (Single VAT registration, SVR)
VIDA:s tredje pelare gör det enklare för företag att hantera moms vid handel över gränserna inom EU.
De befintliga reglerna om One Stop Shop (OSS) för e-handel utvidgas, så att fler företag som säljer varor eller tjänster till konsumenter i andra EU-länder kan redovisa försäljningen i en särskild momsdeklaration via en webbportal i ett EU-land.
Företag kommer även att kunna redovisa överföringar av egna varor mellan olika EU-länder via One Stop Shop (TOOG – transfer of own goods) i ett EU-land. Reglerna om avropslager kommer att tas bort.
I de nya reglerna ingår också en obligatorisk omvänd betalningsskyldighet för moms vid försäljning av varor och tjänster mellan företag. Den gäller när säljaren varken är etablerad eller momsregistrerad i det land där transaktionen ska beskattas och köparen är momsregistrerad där. Det innebär att säljaren inte ska registrera sig för moms i det land där köparen är momsregistrerad.
Huvuddelen av regeländringarna ska införas från och med 1 juli 2028, men några mindre regeländringar om OSS införs från och med 1 januari 2027.
E-fakturering enligt VIDA
En e-faktura är en faktura i ett strukturerat elektroniskt format som går att behandla automatiskt utan mänsklig inblandning. Pdf-fakturor och andra digitala fakturor som inte kan hanteras automatiskt räknas inte som en e-faktura.
En e-faktura kan även innehålla ostrukturerade data om datan inte omfattas av rapporteringsskyldighet.
Obligatorisk e-faktura för vissa försäljningar
En faktura ska utfärdas som en e-faktura om alla följande tre villkor är uppfyllda:
- Säljaren är skyldig att fakturera för en transaktion, till exempel vid handel med andra företag.
- En transaktion sker mellan säljare och köpare som är registrerade för moms i olika EU-länder.
- Faktureringen gäller handel mellan EU-länder och som ska beskattas inom EU.
E-fakturor ska enligt VIDA utfärdas senast tio kalenderdagar efter den beskattningsgrundande händelsen, i stället för nuvarande senast den femtonde dagen i den månad som följer på den månad då den beskattningsgrundande händelsen inträffade. Om Sverige väljer att rapporteringsskyldigheten ska gälla även köpare så ska köparen rapportera ett inköp inom 5 kalenderdagar efter att hen har tagit emot fakturan.
Om företag i framtiden inte följer kraven på obligatorisk e-fakturering kan det leda till sanktionsåtgärder.
Det finns mer information i mervärdesskattelagen om när en säljare måste skicka en faktura och vad den ska innehålla.
Fakturering (Rättslig vägledning) Länk till annan webbplats.
Grundläggande om internationell varuhandel (Rättslig vägledning) Länk till annan webbplats.
Grundläggande om internationell tjänstehandel (Rättslig vägledning) Länk till annan webbplats.
E-fakturan måste uppfylla särskilda krav
För att godkännas i momssammanhang måste fakturan följa reglerna i EU:s momsdirektiv och uppfylla EU-standarden EN 16931.
EU-standarden godkänner två tekniska format: UBL (Universal Business Language) och CII (UN Cross-Industry Invoice). EU-länder kan välja att tillåta ytterligare format för fakturering inom landet om de är kompatibla med något av de ovannämnda formaten.
E-faktura vid offentlig upphandling
E-fakturadirektivet infördes i Sverige den 1 april 2019 genom lagen om e-faktura och gäller fakturering till en aktör i offentlig sektor vid offentlig upphandling.
Med e-fakturadirektivet infördes krav på att en aktör i offentlig sektor måste kunna ta emot och hantera e-fakturor enligt EU-standarden EN 16931. Den svenska lagen ställer dessutom krav på att alla leverantörer som fakturerar en aktör i offentlig sektor måste göra det med e-faktura om det rör sig om offentlig upphandling.
Medlemsländerna ansvarar för att kontrollera e-fakturan
Enligt reglerna i VIDA ansvarar medlemsländerna för att införa regler som ska se till att fakturans format och formella innehåll är korrekt. Det kan till exempel ske genom att certifierade fakturaoperatörer kontrollerar att fakturan överensstämmer med kraven på innehåll och format. Hur det ska gå till i Sverige vet man inte i dagsläget.
Hybridfakturor kan räknas som e-faktura
Fakturor i så kallat hybridformat som exempelvis det tysk-franska ZUGFeRD-FacturX räknas som en e-faktura så länge det går att hantera dem automatiskt. Men det förutsätter att mottagaren godkänner fakturorna eftersom det inte är självklart att en mottagare kan hantera den icke-strukturerade delen av filen.
Fakturaformat som inte är tillåtna
Det finns fakturaformat som inte är tillåtna för försäljningar som omfattas av obligatorisk e-rapportering från och med 1 juli 2030, bland annat:
- pdf-faktura
- Svefaktura
- EDIFACT.
EDIFACT är inte en godkänd standard enligt VIDA, eftersom den saknas i syntaxlistan över godkända syntaxer.
Vid gränsöverskridande transaktioner inom EU är förenklade fakturor inte tillåtna. Du kan läsa mer under rubriken Begränsningar på sidan Innehållet i en faktura på Rättslig vägledning.
Begränsningar (Rättslig vägledning) Länk till annan webbplats.
Om faktureringsnätverk och affärssystem
VIDA tar inte ställning till hur e-fakturor ska skickas mellan parterna. Medlemsländerna kan bestämma att de ska använda ett specifikt faktureringsnätverk, åtminstone som huvudregel, eller låta parterna själva komma överens om hur fakturautbytet ska ske.
Det finns olika faktureringsnätverk som kan skicka e-fakturor, till exempel Peppol. Även om VIDA inte kräver eller ens innehåller en referens till Peppol är det det nätverk som flera länder valt att lagstifta kring. Vi vet i dagsläget inte hur Sverige kommer att göra.
Så här används Peppol
Peppolnätverket används för att skicka och ta emot e-fakturor och andra affärsmeddelanden. Peppol används i princip i hela EU men även i ett flertal andra länder framför allt i Europa, Asien och Ocenanien. Det finns dock inget krav inom VIDA på att man ska använda Peppol för elektronisk fakturering.
Fakturaformatet som används inom Peppolnätverket kallas Peppol BIS och uppfyller kraven i EU-standarden EN 16931, vilket gör att det är i linje med VIDA:s krav.
I dagsläget finns det både kostnadsfria och betalande lösningar som tillhandahåller Peppol. Vilken lösning som passar en specifik verksamhet beror på var och ens behov och komplexitet.
Inga lagkrav på affärssystemen
Det finns inga lagkrav som säger att affärssystemet måste stödja e-fakturering och realtidsrapportering, utan lagen gäller dem som är skyldiga att fakturera med e-faktura.
Digital rapportering enligt VIDA
I nuläget finns ingen information om hur Sverige kommer att införa reglerna om digital rapportering enligt VIDA. En statlig offentlig utredning, SOU, undersöker det och ska presentera sina slutsatser senast den 30 november 2027. Det finns mer information om utredningen på regeringskansliets webbplats.
Obligatorisk rapportering för vissa företag och transaktioner
Den obligatoriska rapporteringen baseras på en obligatorisk e-fakturering. Det innebär i korthet att företag måste skicka och ta emot e-fakturor vid viss handel med företag i andra EU-länder, och att vissa fakturauppgifter då ska rapporteras till respektive lands skattemyndighet i realtid eller nära realtid.
Medlemsländerna har frihet när det gäller vissa krav, till exempel kan länderna välja att frångå köparens rapporteringsskyldighet. Medlemsstaterna kan också välja att införa obligatorisk rapportering och e-fakturering för inhemska transaktioner.
Ett företag ska rapportera gränsöverskridande transaktioner om följande villkor är uppfyllda:
- Företaget är registrerat för moms inom EU.
- Säljaren är skyldig att fakturera, till exempel vid handel med andra företag.
- Det sker transaktioner mellan säljare och köpare som är registrerade för moms i olika medlemsstater.
- Fakturan gäller gränsöverskridande transaktioner som både sker och beskattas inom EU.
Det finns mer information om fakturering på Rättslig vägledning.
Fakturering (Rättslig vägledning) Länk till annan webbplats.
Transaktioner som omfattas av kraven på rapportering
Transaktioner som omfattas av kraven på rapportering är gränsöverskridande försäljningar inom EU som idag rapporteras i en periodisk sammanställning och som i framtiden kommer att rapporteras per transaktion i samband med faktureringen:
- Försäljningar av varor som transporteras mellan EU-länder, där köparen är registrerad för moms i ett annat EU-land än säljaren, så kallade unionsinterna leveranser (köparen beskattas för sitt unionsinterna förvärv).
- En mellanmans vidareförsäljning av varor vid så kallad trepartshandel (köparen beskattas på grund av omvänd betalningsskyldighet).
- Försäljning av så kallade huvudregelstjänster (köparen beskattas på grund av omvänd betalningsskyldighet).
Det som är nytt är att även följande försäljningar ska rapporteras:
- Försäljning av varor mellan en säljare som inte är etablerad eller momsregistrerad i EU-landet där försäljningen ska beskattas och en köpare som är momsregistrerad i landet (köparen beskattas på grund av omvänd betalningsskyldighet). Det kan till exempel gälla försäljning av varor som ska beskattas i EU-landet på grund av att varorna
- inte transporteras och därför blir kvar i EU-landet
- endast transporteras inom EU-landet
- transporteras till EU-landet för att monteras eller installeras där av säljaren.
- Försäljning av andra tjänster än huvudregelstjänster, om säljaren varken är etablerad eller momsregistrerad i EU-landet där försäljningen ska beskattas och köparen är momsregistrerad där (köparen beskattas på grund av omvänd betalningsskyldighet). Det kan till exempel avse försäljning av en tjänst med anknytning till en fastighet som ska beskattas i EU-landet där fastigheten är belägen.
- Försäljning av el, gas, värme eller kyla via nät eller system mellan en säljare som inte är etablerad i EU-landet där försäljningen ska beskattas och en köpare som är momsregistrerad i det landet (köparen beskattas på grund av omvänd betalningsskyldighet).
Ett momsregistrerat företag kommer även att vara skyldigt att rapportera sina överföringar av varor mellan EU-länder, om det inte använder sig av den nya särskilda ordningen för överföring av egna varor (TOOG). Det finns mer information under rubriken En enda momsregistrering.
En enda momsregistrering (Single VAT registration, SVR)
När den obligatoriska rapporteringen är i gång är tanken att Skatteverket ska logga all rapportering och skicka ut bekräftelser till avsändaren. Hur det ska fungera är inte klart ännu.
Olika regler beroende på var kunderna finns
Beroende på om kunderna finns i Sverige, inom EU eller utanför EU gäller olika regler.
När kunderna finns i Sverige
Om både säljare och köpare är svenska momsregistrerade företag och transaktionen sker inom Sverige finns det ingen rapporteringsskyldighet, eftersom transaktionerna är inhemska.
Sverige har dock möjlighet att införa ett nationellt krav på e-faktura och rapportering för inhemska transaktioner mellan företag. Det är fortfarande oklart om Sverige kommer att införa sådana regler.
När kunderna finns inom EU
Om kunderna finns inom EU gäller den obligatoriska rapporteringsskyldigheten om transaktionerna omfattas av den.
När kunderna finns utanför EU
Det är inte säkert att transaktioner med kunder utanför EU ska beskattas inom EU. Om transaktionen inte är beskattningsbar i EU gäller inte den obligatoriska rapporteringsskyldigheten.
Övriga frågor
Varje företag ansvarar för sin egen rapportering
Det är säljaren som är skyldig att utfärda en faktura och ansvarar för att rapportera. Även köparen kan vara skyldig att rapportera.
Varje EU-land får själva välja om man vill införa sanktionsåtgärder för att se till att företagen sköter sin rapportering.
Ett företag kan låta någon annan rapportera åt sig
Företag som ingår i e-faktureringsnätverk och har fakturaoperatörer eller systemleverantörer som sköter faktureringen kommer i praktiken att låta leverantörerna sköta rapporteringen också. Det är ändå alltid företaget som ansvarar för rapporteringen, även om någon annan gör den rent praktiskt. Det innebär att eventuella sanktionsåtgärder kommer att riktas mot den som är ansvarig för att rapportera.
Reglerna gäller oavsett företagsform eller företagets storlek
Det spelar ingen roll vilken företagsform det gäller, hur stort företaget är eller om det är enstaka eller många gränsöverskridande transaktioner. Från den 1 juli 2030 när VIDA träder i kraft så gäller reglerna från och med den första transaktionen.
Samarbete mellan flera organisationer
Vi har tagit fram informationen om VIDA i samarbete med Upphandlingsmyndigheten, NEA och SFTI och kommer att uppdatera webbsidan löpande. Det pågår fortfarande ett arbete både inom EU och Sverige med dessa frågor.
Upphandlingsmyndigheten Länk till annan webbplats.
NEA Länk till annan webbplats.
SFTI Länk till annan webbplats.
Skatteverket vill införa obligatorisk transaktionsbaserad rapportering även nationellt
Vi har i vårt remissvar ställt oss i huvudsak positiva till VIDA-förslaget. Vi följer arbetet med implementeringen av VIDA i den svenska lagstiftningen. Vi pratar också med intressenter, både i Sverige och i andra länder, för att förbereda oss och dem på e-fakturering och transaktionsbaserad rapportering.
Kommissionens förslag om mervärdesskatt i den digitala tidsåldern (COM (2022) 701, 703, 704 final)
Vi har i dagsläget inte tagit ställning till hur detaljerna i VIDA-förslaget lämpligast införs i Sverige. Det är en pågående process med många inblandade.
Vi är även positiva till en obligatorisk transaktionsbaserad rapportering för transaktioner inom landet mellan företag. Vi ser att det finns flera stora fördelar med det, inte minst för att kunna bekämpa organiserad ekonomisk brottslighet som momskaruseller, svarta löner och penningtvätt.
E-fakturering brukar också betraktas som viktig infrastruktur för att driva på digitalisering och automatisering av företagens administrativa processer.
Mer information och stöd
EU håller på att ta fram ett stödmaterial (förklarande anmärkningar) för VIDA:s e-fakturering och digitala rapportering. Materialet beräknas vara klart i början av 2027 och innehåller icke bindande riktlinjer för hur reglerna om e-fakturering och digital rapportering ska tolkas. Även Skatteverket förbereder information om tekniska specifikationer.
VAT in the Digital Age (VIDA) (EU-kommissionen) Länk till annan webbplats.
EU-kommissionens förklarande anmärkningar (Rättslig vägledning) Länk till annan webbplats.
Om du har några frågor
Du kan ställa frågor om vårt arbete med VIDA via vårt formulär här på webbplatsen. Inled ditt meddelande i textrutan med "E-fakturering och transaktionsbaserad rapportering".