Så här använder du kassaregister
Om du är skyldig att använda ett kassaregister måste du alltid ta fram och erbjuda kunden ett kassakvitto, oavsett om kunden betalar kontant eller med kontokort. Ett kassakvitto kan vara i pappersformat eller i elektronisk form.
Ta alltid fram ett kassakvitto till kunden
En kund som betalar med kort får ibland både ett kassakvitto och ett kvitto på kortbetalningen. Det beror på att vissa kassaregistersystem inte är sammankopplade med kortläsaren. Observera att ett kvitto på enbart kortbetalningen inte är ett kassakvitto.
Ett kassakvitto kan vara i pappersform eller digitalform. Du kan läsa mer om formkravet på ett kassakvitto i Skatteverkets ställningstagande som finns publicerad på Skatteverkets rättsliga vägledning.
Ett företags användning av kassaregister (Rättslig vägledning)
Tänk på det här när du använder kassaregistret
- Se till att klockan i registret går rätt.
- Registrera växelkassan i registret innan du börjar dagens försäljning.
- Ta ut och spara en Z-dagrapport för varje dag som du har haft försäljning.
- Spara kassaregistrets kontrollremsa eller journal i sju år eftersom det är räkenskapsinformation.
- Ha kassaregistrets manual som visar alla funktioner och hur man ändrar inställningar tillgänglig.
- Registrera korrekt betalsätt.
Växelkassa och kassalåda
En kassalåda kan antingen vara fristående eller integrerad med kassaregistret. Att en kassalåda är integrerad innebär att öppningen av kassalådan styrs från kassaregistret, antingen vid betalning eller på annat sätt.
Exempel på fristående kassalåda är
- ett plåtskrin
- ett kassaskåp eller
- en plånbok.
Ett kassaregister får ha fler än en kassalåda. Det finns heller inget som hindrar att en verksamhet har en kassalåda som betjänar flera kassaregister. Det avgörande är om det går att stämma av den försäljning som registrerats i ett kassaregister mot de betalningsmedel som finns i olika kassalådor.
Vid varje försäljningsdags början ska du registrera den växelkassa som hör till ett kassaregister. Om växelkassan minskar eller ökar under en försäljningsdag ska du registrera detta som en förändring av växelkassan.
Typ av betalningsmedel ska framgå av kvittot
Ett kassaregister ska kunna registrera betalning med olika slag av betalningsmedel. Exempel på betalningsmedel är kontanter, konto- eller kreditkort och andra elektroniska betalningstjänster (så som Swish), presentkort, kuponger och liknande. På kvittot ska det framgå vilket betalningsmedel som har använts. Tänk därför på att programmera kassaregistret efter de betalningsmedel som du tar emot.