Så här använder du kassaregister

Erbjud kunderna kassakvitton

Vid varje försäljning ska du ta fram och erbjuda ett kassakvitto, på papper eller digitalt, oavsett betalsätt.

Ett kassaregister ska kunna registrera olika typer av betalningar: kontanter, konto- och kreditkort, presentkort, kuponger och elektroniska betalningstjänster som Swish. Det måste stå på kvittot hur kunderna har betalat.

En kund som betalar med kort får ibland både ett kassakvitto och en bekräftelse på kortbetalningen. Det beror på att vissa kassaregistersystem inte är sammankopplade med kortläsaren.

Så här hanterar du returer i kassaregistret

Ett returkvitto visar att ett tidigare kassakvitto innehåller felaktiga uppgifter, eller att ett belopp är återbetalat till köparen för returnerade eller prisnedsatta varor eller tjänster. När du tar fram ett returkvitto ska du också registrera vad kunden har returnerat.

Om ett kassakvitto innehåller fel uppgifter om betalmedel så ska du göra en retur och ta fram ett returkvitto som korrigerar felaktigheten. Sedan ska du registrera försäljningen på nytt med rätt betalmedel och erbjuda kunden det nya kassakvittot.

Om kassaregistret inte kan registrera uppgifter om returen ska du istället ta fram en kopia av kassakvittot och beskriva returen på kvittokopian som underlag för bokföringen.

Använd kassalådan på rätt sätt

Kassalådan kan vara fristående eller integrerad med kassaregistret. Att en kassalåda är integrerad innebär att öppningen av kassalådan styrs från kassaregistret, antingen vid betalning eller på annat sätt.

Exempel på fristående kassalåda kan vara

• ett plåtskrin
  
• en magväska
• en plånbok.

Ett kassaregister får ha flera kassalådor, och en kassalåda kan också betjäna flera kassaregister. Det viktiga är att det går att stämma av försäljningen mot vad som har registrerats i kassaregistret.

Om växelkassan minskar eller ökar under en försäljningsdag ska du registrera det som en förändring av växelkassan.

Använd kassaregister även vid driftsavbrott

Om kassaregistret slutar fungera måste du dokumentera försäljningen på något annat sätt om du inte har ett annat kassaregister och ändå väljer att fortsätta sälja.

Om du fortsätter att sälja utan att registrera försäljningen i ett kassaregister är det grund för kontrollavgift. Därför ska du felanmäla kassaregistret till oss vid längre driftavbrott, så att vi kan ta hänsyn till det vid en eventuell bedömning av kontrollavgift.

Det är också viktigt att du sedan försöker åtgärda problemet med kassaregistret så snart som möjligt, till exempel genom att reparera eller byta ut det. Var noga med att dokumentera dina kontakter med kassaregisterleverantören så att du kan visa att du gjort vad du kan för att avhjälpa felet.

Det är viktigt att du bevarar den manuellt förda dokumentationen över försäljningen i bokföringen när du inte kunnat använda kassaregistret. Det är inte meningen att du ska registrera försäljningen i kassaregistret i efterhand när det fungerar igen.

En Z-dagrapport för varje försäljningsdag

Du ansvarar för att det finns en Z-dagrapport för varje försäljningsdag. De flesta system skapar automatiskt en Z-dagrapport, men i andra system behöver du ta fram rapporten manuellt.

Flera företag kan använda samma kassaregister

Flera företag kan använda samma kassaregister om samtliga förutsättningar för det är uppfyllda:

• Kassaregistret har en funktion som visar vilka företag det hanterar.
• Kassaregistret är konstruerat så att det på ett säkert sätt kan hantera mer än ett företags registreringar och att varje företags registreringar hålls åtskilda.
  
• Varje företag håller sina betalningsmedel (till exempel sedlar och mynt, kortbetalning eller Swish) åtskilda från de andra företagens betalningsmedel, så att det går att stämma av varje företags betalningsmedel mot de registreringar respektive företag gjort i kassaregistret.

Kassabeteckningen ska framgå på respektive företags kvitton, X-dagrapport och Z-dagrapport, även om kassaregistret är en enda fysisk enhet.