Så här använder du kassaregister
Det är viktigt att du använder kassaregistret på rätt sätt. Du ska alltid registrera all försäljning, ge kunderna kassakvitton, registrera växelkassan och spara rätt uppgifter. Det finns särskilda regler för driftsavbrott.
Innan du börjar dagens försäljning
Se till att klockan i registret går rätt, och registrera växelkassan i kassaregistret innan du börjar dagens försäljning.
Erbjud kunderna kassakvitton
Du ska alltid ta fram och erbjuda ett kassakvitto, på papper eller digitalt, oavsett betalsätt.
Ett kassaregister ska kunna registrera olika typer av betalningar: kontanter, konto- och kreditkort, presentkort, kuponger och elektroniska betalningstjänster som Swish. Det måste stå på kvittot hur kunderna har betalat.
En kund som betalar med kort får ibland både ett kassakvitto och en bekräftelse på kortbetalningen. Det beror på att vissa kassaregistersystem inte är sammankopplade med kortläsaren.
Du kan läsa mer om vilken form ett kassakvitto måste ha i Skatteverkets ställningstagande.
Skyldigheter för den som ska använda kassaregister (Rättslig vägledning) Länk till annan webbplats.
Använd kassalådan på rätt sätt
Kassalådan kan vara fristående eller integrerad med kassaregistret. Att en kassalåda är integrerad innebär att öppningen av kassalådan styrs från kassaregistret, antingen vid betalning eller på annat sätt.
Exempel på fristående kassalåda kan vara
- ett plåtskrin
- en magväska
- en plånbok.
Ett kassaregister får ha flera kassalådor, och en kassalåda kan också betjäna flera kassaregister. Det viktiga är att det går att stämma av försäljningen mot vad som har registrerats i kassaregistret.
Om växelkassan minskar eller ökar under en försäljningsdag ska du registrera det som en förändring av växelkassan.
Använd kassaregister även vid driftsavbrott
Om kassaregistret slutar fungera måste du dokumentera försäljningen på något annat sätt om du inte har ett annat kassaregister och ändå väljer att fortsätta sälja.
Om du fortsätter att sälja utan att registrera försäljningen i ett kassaregister är det grund för kontrollavgift. Därför ska du felanmäla kassaregistret till oss vid längre driftavbrott, så att vi kan ta hänsyn till det vid en eventuell bedömning av kontrollavgift.
Det är också viktigt att du sedan försöker åtgärda problemet med kassaregistret så snart som möjligt, till exempel genom att reparera eller byta ut det. Var noga med att dokumentera dina kontakter med kassaregisterleverantören så att du kan visa att du gjort vad du kan för att avhjälpa felet.
Det är viktigt att du bevarar den manuellt förda dokumentationen över försäljningen i bokföringen när du inte kunnat använda kassaregistret. Det är inte meningen att du ska registrera försäljningen i kassaregistret i efterhand när det fungerar igen.
En Z-dagrapport för varje försäljningsdag
Du ansvarar för att det finns en Z-dagrapport för varje försäljningsdag. De flesta system skapar automatiskt en Z-dagrapport, men i andra system behöver du ta fram rapporten manuellt.