Samordningsnummer – för offentliga aktörer
Samordningsnummer används för att identifiera och utbyta information om personer som aldrig har varit folkbokförda i Sverige. Ett samordningsnummer visar om en persons identitet har bedömts som styrkt, sannolik eller osäker.
Samordningsnummer gör det möjligt att identifiera personer som inte är eller har varit folkbokförda i Sverige. Numret är unikt och kopplas alltid till samma person.
Så här används samordningsnummer
Myndigheter och andra organisationer använder samordningsnummer när de behöver identifiera och registrera en person i sin verksamhet. Det minskar risken för personförväxling och gör det lättare att utbyta information. Numret kan till exempel användas vid utbetalningar av förmåner eller när en person beskattas för arbete i Sverige.
Om en person med samordningsnummer senare blir folkbokförd ersätter vi numret med ett personnummer.
Ett samordningsnummer liknar ett personnummer, men det är inte samordningsnumret som avgör om en person har rätt till exempelvis vård eller är skyldig att betala skatt. Samordningsnumret kan dock underlätta när en person behöver hantera praktiska delar av livet under sin tid i Sverige som exempelvis öppna ett bankkonto, köpa en bostad eller registrera sig för ett telefonabonnemang.
Samordningsnummer är aktiva i fem år och kan förnyas om det behövs.
Så är ett samordningsnummer uppbyggt
Ett samordningsnummer består av tio siffror. Strukturen liknar ett personnummer men födelsedagen skrivs på ett annat sätt.
Födelsetid
De första sex siffrorna utgår från personens födelsetid: år, månad och dag. I ett samordningsnummer adderas talet 60 till födelsedagen. Det gör att du enkelt kan se skillnad på ett samordningsnummer och ett personnummer.
Exempel:
En person som är född den 3 oktober 1970 får siffrorna 63 i stället för 03 för dagen. De sex första siffrorna blir alltså 701063.
Individnummer
Efter födelsetiden följer ett tresiffrigt individnummer.
Den sista siffran i individnumret visar personens kön:
- udda siffra = man
- jämn siffra = kvinna
Mellan födelsetiden och individnumret finns ett bindestreck.
Kontrollsiffra
Den sista siffran i samordningsnumret är en kontrollsiffra. Den räknas ut maskinellt utifrån födelsetiden och individnumret.
Exempel på samordningsnummer
En man är född den 3 oktober 1970.
Födelsetiden skrivs som 701063 (03 + 60 = 63).
Individnumret för personen är 239, och kontrollsiffran blir 1.
Hela samordningsnumret ser ut så här:
701063-2391
Skatteverket tilldelar samordningsnummer på tre identitetsnivåer
- styrkt identitet
- sannolik identitet
- osäker identitet.
Identitetsnivån beror på vilken identitetskontroll som har gjorts och vilken bedömning Skatteverket har gjort av personens identitet.
Styrkt identitet
Skatteverket strävar efter att så många samordningsnummer som möjligt ska ha identitetsnivån styrkt. Ett samordningsnummer tilldelas med identitetsnivån styrkt när en person har styrkt sin identitet genom en identitetskontroll vid ett personligt besök på ett servicekontor.
När en myndighet eller ett lärosäte begär tilldelning av samordningsnummer kan personens identitet också styrkas genom identitetskontroll vid en svensk passmyndighet (exempelvis en ambassad) i ett annat land.
Exempel på samordningsnummer med styrkt identitet
En person som har fått en kallelse till identitetskontroll besöker ett servicekontor. Personen lämnar över sitt pass för kontroll.
Skatteverket bedömer därefter att uppgifterna i passet styrker personens identitet och tilldelar personen ett samordningsnummer på identitetsnivån styrkt.
Sannolik identitet
Identitetsnivån sannolik kan till exempel registreras när personen inte har styrkt sin identitet genom en identitetskontroll vid ett personligt besök, men där identitetsuppgifterna har kontrollerats mot exempelvis en kopia av personens identitetshandling.
Ett samordningsnummer med sannolik identitet får endast tilldelas när en myndighet eller ett lärosäte har begärt tilldelning av samordningsnummer, inte om personen själv har ansökt.
Exempel på samordningsnummer med sannolik identitet
Ett universitet tar in en gästföreläsare för två seminarier. Personen bor i ett annat land. Hen kommer hit och arbetar två dagar och reser sedan hem. Gästföreläsaren har inget eget behov av samordningsnummer, men det har däremot universitetet som behöver registrera hen i sitt lönesystem.
Universitetet gör så här:
- Begär tilldelning av samordningsnummer
- Meddelar i begäran att personen bara har arbetat i två dagar
- Bifogar en kopia av personens identitetshandlingar
Skatteverket tilldelar samordningsnummer på identitetsnivån sannolik.
Osäker identitet
Myndigheter som begär tilldelning av samordningsnummer ska sträva efter att lämna alla tillgängliga uppgifter om en persons identitet till Skatteverket. Då kan vi tilldela samordningsnummer på identitetsnivåerna styrkt eller sannolik.
I undantagsfall kan ett samordningsnummer tilldelas även om identiteten är osäker. Det är bara för särskilda ändamål som en myndighet kan begära tilldelning trots att personens identitet är osäker. Behov av samordningsnummer på osäker identitetsnivå finns framför allt inom rättsväsendet och för beskattning.
Aktivt eller vilande samordningsnummer
Ett samordningsnummer kan vara aktivt eller vilande. Samordningsnummer är aktiva i fem år och kan förnyas om det behövs.
Aktivt samordningsnummer
För aktiva samordningsnummer aviseras
- namn
- födelsetid
- medborgarskap
- födelseort och födelseland
- kontaktadress
- identitetsnivå
- tilldelningsdatum
- eventuellt förnyelsedatum
- preliminärt datum för när numret blir vilandeförklarat
- identitetsstatus. Förutom aktivt och vilande finns statusarna vilandeförklarat stängt och avregistrerat. Samordningsnummer med någon av dessa statusar förnyas normalt inte.
Det kan även finnas information om att numret har en sekretessmarkering vilket innebär att en noggrann sekretessprövning ska göras om uppgifter om denna person begärs utlämnade.
Vilande samordningsnummer
Samordningsnumret kan bli vilandeförklarat i följande situationer:
- Om det inte används. Det sker inom fem år från tilldelning eller senaste förnyelsen.
- Om en person inte längre behöver kontakt med svenska myndigheter, till exempel vid utflyttning från Sverige.
- Om samordningsnumret har tilldelats på felaktiga grunder. Detta aviseras med identitetstatusen vilandeförklarat stängt.
- Om personen istället har blivit folkbokförd i Sverige. Detta aviseras med identitetstatusen vilandeförklarat stängt.
Alla uppgifter som är kopplade till ett vilande samordningsnummer finns kvar i Skatteverkets folkbokföringsverksamhet, men det aviseras inte ut någonstans och identitetsnivån saknas.
Den aktör som vill använda ett vilande samordningsnummer bör i första hand ansöka om förnyelse av samordningsnumret. Då kommer Skatteverket att göra en ny kontroll och bedömning av personens identitet. Genom att Skatteverket gör en ny kontroll och bedömning blir uppgifterna som är kopplade till samordningsnumret betydligt mer tillförlitliga än om numret är vilande.
Ansök om förnyelse av samordningsnummer
Skatteverket delar uppgifterna med andra
Skatteverket aviserar uppgifterna via Navet till myndigheter, kommuner och regioner. SPAR (Statens personadressregister) får lagra uppgifter om personer med samordningsnummer om identiteten är styrkt eller sannolik.
I Navet framgår orsaken till att ett samordningsnummer är vilande genom olika koder. I tabellen nedan ser du vad koderna betyder.
Identitetsstatus | Orsak | Kod i Navet |
Aktiv | - | SN |
Vilande | Tidsfrist | AS |
Vilande | Annan orsak | AS |
Vilandeförklarat stängt | Annan orsak | GS |
Avregistrerat | Avliden | AR |
Vissa offentliga aktörer kan själva begära tilldelning av samordningsnummer
Det är bara statliga myndigheter och lärosäten som får begära att Skatteverket ska tilldela samordningsnummer till en person om det finns ett behov av det i den egna verksamheten. Ett sådant behov kan till exempel vara registrering i belastningsregistret eller hantering av bidrag och andra utbetalningar. Skatteverket kan också tilldela en person ett samordningsnummer om vi behöver kunna registrera personen för att betala skatt i Sverige.
På Universitetskanslersämbetets webbplats finns en lista över vilka lärosäten som har rätt att utfärda examensbevis och alltså kan begära tilldelning av samordningsnummer.
Myndigheter och lärosäten begär samordningsnummer
En person som har anknytning till Sverige och ett eget behov av samordningsnummer kan själv ansöka om det i vår e-tjänst för privatpersoner.
Skatteverket kallar personer till identitetskontroll när vi tilldelar samordningsnummer
När ett samordningsnummer ska tilldelas kallar Skatteverket personen till en identitetskontroll. Kallelsen skickas till den kontaktadress som den begärande myndigheten har angett. Vid identitetskontrollen besöker personen ett servicekontor och visar sina identitetshandlingar, till exempel pass eller id-kort. Servicehandläggaren kontrollerar och kopierar handlingarna. Originalen lämnas tillbaka direkt.
Skatteverket bedömer därefter om underlaget styrker personens identitet. När samordningsnumret har tilldelats aviseras det i samhället tillsammans med information om registrerade uppgifter och identitetsnivå.
Underrätta Skatteverket om du upptäcker fel
Alla statliga myndigheter, kommuner och regioner som tror att Skatteverket har en felaktig eller ofullständig uppgift registrerad om en person med samordningsnummer, är skyldiga att underrätta Skatteverket om det. Skyldigheten gäller också om myndigheten antar att en person har tilldelats mer än en identitetsbeteckning.
Skyldigheten gäller inte Skatteverkets brottsbekämpande verksamhet eller när uppgifter omfattas av sekretess enligt 24 kap. 8 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).
I e-tjänsten Underrätta om felaktig folkbokföringsadress och samordningsnummer kan du som arbetar för en myndighet lämna de uppgifter som ingår i underrättelseskyldigheten till Skatteverket.