Myndigheter och lärosäten begär samordningsnummer
Myndigheter och lärosäten begär samordningsnummer när de har ett behov av det i sin verksamhet. Det kan till exempel vara för att kunna betala ut ersättningar eller registrera personer i olika interna it-system.
Statliga myndigheter och lärosäten med examenstillstånd (oftast universitet och högskolor) begär tilldelning eller ansöker om förnyelse av samordningsnummer hos Skatteverket när det finns ett behov inom den egna verksamheten. Migrationsverket, Försvarsmakten och Regeringskansliet får också begära att samordningsnummer tilldelas under vissa förutsättningar, även om myndigheten inte behöver samordningsnumret i sin verksamhet.
Myndigheten eller lärosätet ska bedöma behovet
Det är den myndighet eller det lärosäte som begär tilldelning som ska bedöma om de har ett behov av ett samordningsnummer. Myndigheten eller lärosätet ska bara begära ett samordningsnummer när det behövs för att handlägga ett specifikt ärende. Du som är handläggare på myndigheten eller lärosätet ska alltså inte göra begäran i förväg, till exempel inför en planerad ansökan som ännu inte är aktuell.
Exempel på situationer där samordningsnummer behövs
Socialstyrelsen
För Socialstyrelsen kan ett samordningsnummer behövas för personer som söker svensk yrkeslegitimation eller som deltar i studier inom hälso- och sjukvårdssystemet trots att de inte är folkbokförda.
Utbetalande myndigheter
Utbetalande myndigheter som Försäkringskassan, Centrala studiestödsnämnden (CSN) eller Pensionsmyndigheten kan behöva samordningsnummer. Det kan till exempel vara för att kunna identifiera, hantera och kontrollera utbetalningar av bidrag eller andra förmåner till personer som inte är eller har varit folkbokförda i Sverige och som därför saknar personnummer.
Andra myndigheter
Myndigheter som Transportstyrelsen och Bolagsverket kan behöva samordningsnummer för att identifiera personer som inte är folkbokförda i Sverige men som ändå ska registreras i deras system. Det kan vara till exempel fordonsägare, personer i körkortsärenden eller styrelseledamöter och andra företagsföreträdare.
Så här begär du tilldelning av samordningsnummer
När du som handläggare på en myndighet eller ett lärosäte begär tilldelning av ett samordningsnummer ska du lämna de uppgifter som du har om personen. Det här ska du fylla i:
- Personens namn, födelsetid, medborgarskap, kön, födelseort, födelseland samt en kontaktadress. En kontaktadress är en adress som personen kan ta emot post på. Personen behöver inte bo på adressen.
- Vilket behov din verksamhet har av samordningsnumret.
- Om personen vistas i Sverige, och i så fall under vilken period.
Tillsammans med begäran ska du bifoga kopior av de dokument som Skatteverket ska använda vid identifieringen.
I de fall när samordningsnummer får tilldelas trots att personens identitet är osäker, ska du fylla i de uppgifter om personen som anges ovan som är tillgängliga för dig.
Begär tilldelning av samordningsnummer med Skatteverkets API
Om du arbetar för en statlig myndighet eller ett lärosäte som har tecknat avtal med oss och därmed har tillgång till vårt API (Application Program Interface) kan du begära tilldelning av ett nytt samordningsnummer med hjälp av detta.
Så här använder du Skatteverkets API för tilldelning av samordningsnummer
Få tillgång till vårt API
För att kunna använda API:et behöver den myndighet som du företräder först bygga ett eget gränssnitt. Ett avtal upprättas mellan Skatteverket och myndigheten. I avtalet finns bland annat information om kommunikationssätt, vad som gäller vid förändringar av API:et, ansvar och giltighet.
Så här fungerar det
Med hjälp av API:et kan du som arbetar för en ansluten myndighet skicka en begäran om tilldelning och bifoga kopior på dokument till Skatteverket.
Du får direkt ett kvitto på att Skatteverket har tagit emot din begäran. När Skatteverket tilldelar ett samordningsnummer skickas en underrättelse om samordningsnummer elektroniskt tillbaka till myndigheten. Personen får också en beslutsunderrättelse om att hen har tilldelats ett samordningsnummer.
- All kommunikation sker med filöverföring via e-transport eller SHS (spridnings- och hämtningssystem).
- Teknisk beskrivning finns att beställa. Använd vårt kontaktformulär.
- Skatteverket har en testmiljö att testa mot.
- API:et är kostnadsfritt att använda.
Kontakta oss om du har frågor om API:et
Har du frågor om API:et kan du mejla oss via vårt kontaktformulär på sidan Ställ en fråga eller lämna ett svar. Skriv "API för samordningsnummer" överst i meddelandet.
Begär tilldelning med blankett
Om myndigheten inte har tillgång till API:et använder du istället blanketten Samordningsnummer, begäran (SKV 7824) för att begära ett nytt samordningsnummer.
Skicka blanketten till den adress som står på blanketten.
Samordningsnummer, begäran (SKV 7824)
Ansök om förnyelse av samordningsnummer
Om du arbetar för en statlig myndighet eller ett lärosäte ansöker du om förnyelse av ett samordningsnummer med blanketten Samordningsnummer, ansökan om förnyelse myndighet (SKV 7547).
Skicka blanketten till den adress som står på blanketten.
Samordningsnummer, ansökan om förnyelse myndighet (SKV 7547)
När du ansöker om förnyelse av ett samordningsnummer ska du lämna de uppgifter som du har om personen. Det här ska du fylla i:
- Personens namn, födelsetid, medborgarskap, kön, födelseort, födelseland samt en kontaktadress. En kontaktadress är en adress som personen kan ta emot post på. Personen behöver inte bo på adressen.
- Vilket behov din verksamhet har av samordningsnumret.
- Om personen vistas i Sverige, och i så fall under vilken period.
Bifoga kopior av de dokument som Skatteverket ska använda vid identifieringen.
Vi kallar personen till identitetskontroll
När ni begär att en person ska få ett samordningsnummer skickar Skatteverket normalt en kallelse till identitetskontroll. Syftet är att så många som möjligt ska inställa sig personligen för att styrka sin identitet. Det gör det möjligt för Skatteverket att kontrollera personens identitet och minskar risken för att samordningsnummer missbrukas. Kallelsen skickas till den kontaktadress som ni har angett i er begäran. Det är därför viktigt att adressen är korrekt, aktuell och fungerar.
Vid identitetskontrollen
Personen ska komma till ett servicekontor. I vissa fall kan identitetskontrollen göras vid en svensk, fullvärdig passmyndighet i ett annat land.
Vid besöket ska personen visa
- pass, id kort eller andra identitetshandlingar
- uppehållstillståndskort, om personen har ett sådant.
En servicehandläggare kontrollerar personens identitet, granskar handlingarna och tar kopior. Originalhandlingarna lämnas tillbaka direkt till personen.
Efter besöket
Underlaget från servicekontoret skickas till Skatteverket. Skatteverket gör sedan en samlad bedömning av om uppgifterna räcker för att styrka personens identitet. När samordningsnumret har tilldelats aviseras det i samhället tillsammans med information om vilka uppgifter och vilken identitetsnivå som har registrerats.
Skatteverket tilldelar samordningsnummer på tre identitetsnivåer
Om en passmyndighet har begärt tilldelningen
När en svensk passmyndighet begär tilldelning av samordningsnummer i samband med ansökan om pass är det passmyndigheten som ska bedöma om identiteten är styrkt.
Alla myndigheter måste underrätta Skatteverket om felaktigheter
Alla myndigheter (statliga myndigheter, kommuner och regioner) som tror att Skatteverket har en felaktig eller en ofullständig uppgift registrerad om en person med samordningsnummer, är skyldiga att underrätta Skatteverket om det. Skyldigheten gäller också om myndigheten antar att en person har tilldelats mer än ett samordningsnummer.
Skyldigheten gäller inte Skatteverkets brottsbekämpande verksamhet eller när uppgifter omfattas av sekretess enligt 24 kap. 8 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).
I e-tjänsten Underrätta om felaktig folkbokföringsadress och samordningsnummer kan du som arbetar för en myndighet lämna de uppgifter som ingår i underrättelseskyldigheten till Skatteverket
Hur lång tid tar handläggningen?
Samordningsnummer, begäran om tilldelning från myndighet – 2 veckor
Om en myndighet begär tilldelning av samordningsnummer tar det cirka 2 veckor innan ärendet får en handläggare. Därefter kan det ta ytterligare 6 veckor innan du får besked.
Samordningsnummer, begäran om tilldelning från ambassad, konsulat eller passmyndighet i Sverige (passändamål) – 4 veckor
Om en ambassad, ett konsulat eller en passmyndighet i Sverige begär tilldelning av samordningsnummer för passändamål tar det cirka 4 veckor innan ärendet får en handläggare.
Samordningsnummer, ansökan om förnyelse från myndighet – 2 veckor
Om en myndighet ansöker om förnyelse av samordningsnummer kan det ta upp till 2 veckor innan ärendet får en handläggare. Därefter kan det ta ytterligare 5 veckor innan du får besked.