Svar på vanliga frågor
VisaValt område:
Innehållsförteckning
Anmälan av kassaregister
-
Kan jag lämna anmälan om kassaregister på blankett eller via mejl till Skatteverket?
Nej, anmälan av kassaregister ska lämnas av behörig person via e-tjänsten Anmäl, ändra, felanmäl och avanmäl kassaregister. Anmälan kan inte lämnas i brev eller mejl och någon blankett för anmälan finns inte.
-
Min försäljning sker från många adresser som jag inte känner till i förväg. På vilken adress ska jag anmäla mitt kassaregister?
Om ett kassaregister inte regelmässigt används på en viss försäljningsplats får företaget anmäla kassaregistret på företagets registreringsadress.
Lagens tillämpning m.m.
-
Kan försäljning av restaurang- och serveringstjänst för kunder sittande i restaurangen, där beställning och betalning görs online via kundens smart-telefon, utgöra försäljning genom distansavtal?
Nej, försäljning av restaurang- och serveringstjänster som sker via en app i kundens smart-telefon av kund som sitter i restaurangen, kan inte anses vara försäljning genom distansavtal. All sådan försäljning ska därför registreras i restaurangens kassaregister och kunden ska erbjudas kvitto från kassaregistret.BakgrundSkyldigheten att använda kassaregister gäller inte för den som säljer varor eller tjänster genom distansavtal eller hemförsäljningsavtal, 39 kap. 5 § punkt 4 skatteförfarandelagen (SFL) Med distansavtal menas: avtal som ingås inom ramen för ett av näringsidkarens organiserat system för att träffa avtal på distans, om kommunikationen uteslutande sker på distans, 39 kap. 2 § SFL.I Europaparlamentets distansavtalsdirektiv framgår att samtliga nedanstående förutsättningar måste vara uppfyllda för att ett distansavtal ska anses föreligga- ett avtal om köp av en vara eller en tjänst ska ha ingåtts
- avtalet ska ingås inom ramen för ett av näringsidkaren organiserat system för att träffa avtal på distans
- parterna får inte samtidigt vara fysiskt närvarande när avtalet ingås, och
- kommunikationen ska fram till och inbegripet den tidpunkt då avtalet ingås uteslutande ha skett med ett eller flera medel för distanskommunikation.
Det som karaktäriserar en restaurangverksamhet är att den består av ett varierande antal olika tjänster, varav flera sker innan ett eventuellt avtal ingås, så som tillhandahållande av lokal, möbler och porslin, bordsplacering, dukning, bortplockning, ordningshållande m.m. som har till ändamål att förhöja kundupplevelsen samt möjliggöra en omedelbar konsumtion på plats av beställd mat och dryck.
I en restaurangverksamhet utgör leveransen av maten endast en del och där övriga tjänster utgör den övervägande delen.
Med beaktande av vad en restaurang- och serveringstjänst innefattar för olika element och handlingar är det Skatteverkets uppfattning att sådana tjänster inte kan utgöra försäljning genom distansavtal.
-
Omfattas ett konkursbo av kravet på kassaregister?
Om ditt företag försätts i konkurs utser tingsrätten en konkursförvaltare. Förvaltarens uppgift är att avveckla konkursboet. Om du t.ex. har ett företag i detaljhandeln som försätts i konkurs, vill konkursförvaltaren ofta sälja ut resterande varor i den butik där ditt kassaregister används. Kassaregistret behöver då inte uppfylla bestämmelserna om kassaregister, eftersom konkursbon inte är skyldiga att betala inkomstskatt (RÅ 1955 ref. 21) och därför egentligen inte behöver ha något kassaregister.
-
Vad gäller för självständiga verksamhetsgrenar inom samma företag?
Avgörande för vilka regler som gäller för självständiga verksamhetsgrenar inom samma företag är dels vilken typ av verksamhet de utgör, dels var de bedrivs. Bedömningen ska göras separat för varje verksamhet som ingår i näringsverksamheten:- Om verksamheterna är av olika slag och organiserade som separata verksamheter ska de anses som självständiga även om de bedrivs i gemensamma lokaler.
- Om samma eller liknande verksamheter bedrivs inom olika lokaler och är organiserade som separata verksamheter ska de anses som självständiga.
- Om samma eller liknande verksamheter bedrivs inom samma eller anslutande lokaler ska de inte anses som självständiga.
-
Gäller kassaregisterkravet ambulerande företag?
Ja, även ambulerande företag omfattas av reglerna om kassaregister. Men om du bedömer att du inte kan ha med dig ett kassaregister som uppfyller kraven vid försäljningen, kan du i stället skriva en kontantfaktura till varje kund.Ambulerande företag bedriver du som har en verksamhet där du åker ut till kunden för att sälja varor eller tjänster. Exempelvis veterinärer och massörer.
-
Vad menas med "fakturerad försäljning" och "kontantfaktura"?
Fakturerad försäljning behöver inte registreras i ett kassaregister. Vad som kännetecknar fakturerad försäljning är att säljaren lämnar kredit till en köpare för senare betalning. Om ett företag upprättar en faktura och samtidigt tar kontant betalt vid försäljningstillfället brukar denna benämnas "kontantfaktura". Försäljning som dokumenteras genom en kontantfaktura behöver inte registreras i ett kassaregister om kontantfakturan uppfyller bokföringslagens krav på vad en verifikation ska innehålla.Det innebär bland annat att den ska innehålla uppgift om när den tagits fram, vad försäljningen avser, vilket belopp den avser och vem som är köpare. Köparen ska kunna identifieras, vilket normalt innebär att kontantfakturan ska innehålla uppgift om namn och adress. Skatteverket anser att det ska vara löpnummer på kontantfakturor och att nummerserien ska vara obruten under hela räkenskapsåret. Nummerserien bör vara tryckt på fakturorna i förväg eller tas fram av redovisningssystemet.En kontantfaktura ska bokföras enligt reglerna för bokföring av fakturor. Övergripande innebär det att god redovisningssed ska iakttas. Varje faktura utgör en verifikation som ska bevaras i ursprungligt skick enligt bokföringslagens regler.
Krav på kassaregister
-
Vilka uppgifter ska lämnas i en tillverkardeklaration vid versionsuppdatering?
Av 8 kap 1 § SKVFS 2014:9 framgår att för varje version av en kassaregistermodell eller ett kassaregisterprogram ska det finnas en tillverkardeklaration. Vid versionsuppdatering av ett kassaregister måste alltså en tillverkare lämna in en ny tillverkardeklaration till Skatteverket. En sådan tillverkardeklaration kan begränsas till vilka förändringar som skett jämfört med tidigare version samt med lämpliga förklaringar till ändringarna. Någon särskild blankett för tillverkardeklaration av nya versioner har Skatteverket inte tagit fram och tills vidare kan blanketten SKV 1509 användas.
-
Hur ska tillverkningsnummer anges för kassaregister?
Vårt företag tillverkar kassaregisterprogram som är avsett att installeras på en server och betjäna flera kassaregister. Vi har läst i Skatteverkets föreskrifter att varje kassaregister ska ha ett unikt tillverkningsnummer. Vi har inget tillverkningsnummer för vårt kassaregisterprogram. Hur ska vi och våra kunder göra för att uppfylla kraven i Skatteverkets föreskrifter att varje kassaregister ska ha ett tillverkningsnummer?Enligt 9 § SKVFS 2009:1 ska ett kassaregister vara försett med ett unikt tillverkningsnummer som identifierar kassaregistret och tillverkaren av kassaregistret. Av 13 § samma föreskrifter framgår att varje registreringsenhet för kontant betalning utgör ett separat kassaregister. Enligt 11 § kassaregisterlagen ska företag anmäla de kassaregister som finns i verksamheten. En sådan anmälan kommer att kunna göras på Skatteverkets webbplats. Vid den anmälan ska företaget bl.a. uppge kassaregistrets tillverkningsnummer.
För s.k. ROM-baserade kassaregister utgör kravet på uppgift om unikt tillverkningsnummer inget problem och detsamma gäller för många modeller av pc-baserade kassaregister. På marknaden finns dock pc-baserade kassaregisterprogram som är framtagna för att kunna betjäna flera separata registreringsenheter, viket innebär att flera kassaregister kan använda ett gemensamt kassaregisterprogram. Eftersom ett sådant kassaregisterprogram är gemensamt för olika registreringsenheter (separata kassaregister) är det vid den anmälan som ska göras till Skatteverket inte tillräckligt att uppge det tillverkningsnummer som tillverkaren anger för kassaregisterprogrammet.
En tillverkare kan endast ange ett tillverkningsnummer för ett kassaregisterprogram som är avsett att installeras i nätverk med flera separata kassaregister. För att kravet på unikt nummer ska vara uppfyllt enligt 9 § SKVFS 2009:1 kan företaget vid den anmälan som ska ske till Skatteverket utöver uppgift om tillverkningsnumret för kassaregisterprogrammet även uppge ett unikt tilläggsnummer för den registreringsenhet som anmäls. Tilläggsnumret kan vara det nummer som tas fram vid den konfigurering som sker när registreringsenhet installeras i nätverket eller ett annat lämplig nummer som identifierar registreringsenheten. Det unika numret kan konstrueras med tillverkarens organisationsnummer åtföljt av beteckning för programvaran och löpnummer för det separata kassaregistret (registreringsenheten). Exempelvis ger organisationsnummer 555555-5555, program 1, och kassaregister nr 34 följande unika tillverkningsnummer 5555555555134.
-
Vilka krav ställs på kassaregister för att de ska vara godkända att använda?
Lagen anger att kassaregister som används från den 1 januari 2010 ska vara certifierade. Skatteverket har fått möjlighet att bestämma vilka krav som ska ställas på kassaregister. Skatteverket har gett ut föreskrifter om detta — SKVFS 2014:9 och SKVFS 2009:2.
Ett kassaregister som har en tillverkardeklaration och som är anslutet till en certifierad kontrollenhet enligt SKVFS 2009:2 uppfyller lagstiftarens krav på certifierat kassaregister. Kombinationen av tillverkardeklarerat kassaregister och certifierad kontrollenhet benämns vardagligt ibland som "certifierat kassaregister". Några certifierade kassaregister i egentlig mening finns emellertid inte.
Av tillverkardeklarationen ska framgå att kassaregistret överensstämmer med de krav som ställs i SKVFS 2014:9.
Kontrollenhet till kassaregister
-
Vilka tecken är tillåtna i tillverkningsnummer för kontrollenhet ?
I 2 kap. 11 § Skatteverkets föreskrifter (SKVFS 2009:2) om kontrollenhet till kassaregister är reglerat att tillverkningsnumret för en kontrollenhet ska vara ett unikt nummer på 17 alfanumeriska tecken som identifierar en kontrollenhet och tillverkaren. Vad som närmare avses med alfanumeriska tecken har Skatteverket inte reglerat i föreskrifterna. För underlätta en enhetlig tillämpning av bestämmelsen har Skatteverket för avsikt att ändra föreskrifterna så att endast a-z, A-Z, 0-9, mellanslag och bindestreck ska vara godkända tecken för tillverkningsnummer. För mellanslag och bindestreck kan det bli aktuellt med vissa begränsningar. Denna ändring gäller enbart för nya kontrollenhetsmodeller.
-
Hur ska moms på returkvitton hanteras av en kontrollenhet?
Ett kassaregister ska till sin kontrollenhet skicka kvittodata per kvitto och kontrollenheten ska tolka och behandla kvittodatan för att ta fram kvittokontrolldata. Vilka data som kvittokontrolldatan ska utgöras av per kvitto framgår av en tabell som finns i 6 kap. 4 § SKVFS 2009:2.
I tabellen anges att "returbelopp" ska utgöras av absolutvärdet för summerat belopp returposter på ett kvitto. Skatteverket har i ett ställningstagande 2009-11-03 (dnr. 131 808278-09/111) angett att returbelopp avser ett sådant returkvitto som enligt 2 § SKVFS 2009:1 utvisar att tidigare uttaget kassakvitto innehåller felaktiga uppgifter eller uppgifter om återbetalning för returnerade eller prisnedsatta varor eller tjänster. En retur måste registreras på ett eget kvitto (returkvitto) och det innebär att en retur inte får ingå som en delpost i ett kassakvitto.
Med anledning av ovan nämnda ställningstagande har fråga uppkommit hur en kontrollenhet ska hantera moms som belöper på returkvitton. Frågan är om tabellen i 6 kap. 4 § SKVFS 2009:2 innebär att moms på returkvitton ska ingå i kvittokontrolldatan. Anledningen till frågan är att det av ovan nämnda ställningstagande framgår att en kontrollenhet i sina räknare (A-H) inte ska beräkna moms som belöper på ett returkvitto. Skatteverket anser att i kvittokontrolldatan enligt tabellen i 6 kap. 4 § SKVFS 2009:2 ska ingå moms på returkvitton. Skatteverket anser också att denna moms på returkvitton ska anges med ett minustecken.
En kontrollenhet ska enligt 10 kap. SKVFS 2009:2 generera olika loggfiler och bl.a. ska ingå krypterad kontrolldatapost per kvitto. Dessa krypterade kontrolldataposter baseras på kvittokontrolldatan enligt tabellen i 6 kap. 4 §, vilket innebär att Skatteverket vid utläsning av data från en kontrollenhet kommer att få fram uppgifter om bl.a. moms som belöper på ett returkvitto.
-
Hur länge ska kontrollenheten bevaras, hur mycket bevaras och vem tömmer den?
Av 1 och 2 §§, SKVFS 2014:10, framgår att en kontrollenhet ska bevaras i Sverige i minst 12 månader efter avyttring eller skrotning av kassaregistret eller att kontrollenheten bytts ut. Även om kravet på en kontrollenhet är att minnet som lagrar kontrolldata ska ha sådan kapacitet att det kan hantera lagring av minst fem års kontrolldata, kan det inträffa att den blir full före denna periods utgång. Den ska då betraktas som om den vore sönder, vilket innebär att man får köpa en ny kontrollenhet, se 12 kap. 14 §, SKVFS 2009:2. Observera dock bevarandekravet av den "söndriga kontrollenheten" på 12 månader efter bytet. Ovanstående innebär att en kontrollenhet inte töms.
-
Vem ska ta hand om kontrollenheten om verksamheten upphör?
En kontrollenhet du sålt eller inte använder längre ska du alltid spara i Sverige i 12 månader utan att tömma minnet (1 och 2 §§ i SKVFS 2014:10) Det gäller även när verksamheten har upphört. Du måste också anmäla de ändrade förhållandena till Skatteverket (7 kap 4 § skatteförfarandelagen).Vem som har ansvaret för att spara kontrollenheten beror på vilken typ av näringsverksamhet den användes i. Om du som enskild näringsidkare upphör med din verksamhet är det du som ansvarar för att spara kontrollenheten på ett betryggande sätt under 12 månader.Om en juridisk person upphör med sin verksamhet gäller följande:- Likvidatorn ansvarar för räkenskapsinformation om en juridisk person som likviderats under medverkan av en likvidator.
- Bolagsmännen ansvarar för räkenskapsinformation om ett handelsbolag som likviderats utan likvidator.
- Konkursgäldenären ansvarar för räkenskapsformation om tiden före konkursen (jfr 7 kap. 22 § konkurslagen). Om det inte är möjligt att lämna denna information till konkursgäldenären är det konkursförvaltaren eller tillsynsmyndigheten som har ansvaret för att spara kontrollenheten (jfr 7 kap. 22 § konkurslagen).
- Konkursförvaltaren ansvarar för räkenskapsinformation om konkursen (jfr 7 kap. 19 § andra stycket konkurslagen).
- Det övertagande företaget ansvarar för räkenskapsinformation om bolag som upphört efter att ha tagits över av det nya företaget genom fusion (jfr BFNAR 1999:1 punkten 25).
-
Om kassaregistret avyttras, vem ska ta hand om kontrollenheten?
Vid avyttring eller skrotning av ett kassaregister ska dess kontrollenhet bevaras i minst 12 månader på ett betryggande sätt i Sverige, 6 kap. 1 och 2 §§ SKVFS 2014:10. Enligt 7 kap 4 § skatteförfarandelagen ska anmälan göras till Skatteverket vid ändrade förhållanden. Om kassaregistret avyttras, ska kontrollenheten bevaras på ett betryggande sätt av:- Enskild firma — av den person som ägde den enskilda firman.
- Juridisk person — av den juridiska personen.
Användning av kassaregister
-
Om jag har en kontrollenhet, måste jag då också spara kontrollremsan eller de löpande noteringarna från kassaregistrets journalminne?
Ja. Bestämmelserna om kassaregister ersätter inte bokföringslagens bestämmelser om vad som ska sparas. Kontrollremsor och journalminne är räkenskapsinformation enligt bokföringslagen och du ska spara kontrollremsa/journalminne till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (jfr 7 kap. 2 § första stycket bokföringslagen).
-
Måste jag dela in mina varor i artiklar eller räcker det med varugrupper på kvittot?
Det är inte möjligt att precisera hur indelningen ska göras. Företaget bör använda den indelning som är ändamålsenlig och som följer "god branschstandard".
-
Kan flera företag använda samma kassaregister?
Ja, om samtliga av följande förutsättning är uppfyllda:- Kassaregistret är konstruerat så att det säkert kan hantera varje företags registreringar (3 kap. 12 § SKVFS 2014:10).
- De enskilda företagens registreringar hålls åtskilda (3 kap. 12 § SKVFS 2014:10).
- Kassaregistret har en funktion som visar vilka företag det hanterar (5 kap. 3 § SKVFS 2014:9.
- De enskilda företagen håller sina betalningsmedel (kontanter, kortslipar, presentkort, kuponger och liknande) åtskilda från de andra företagens betalningsmedel (3 kap. 14 § SKVFS 2014:10).
-
Kan en eller flera företagare låta registrera sitt kassaregister i ett enkelt bolag för att slippa ha med sitt personnummer på kvittot som framställs i registret?
Nej. I stället ska varje delägare i ett enkelt bolag ha ett eget eller ett gemensamt kassaregister enligt Skatteverkets föreskrifter (3 kap.12 § SKVFS 2014:10). Ett kassaregister ska alltid producera ett kvitto som ska innehålla bl.a. ett person- eller organisationsnummer för den eller dem som driver näringsverksamheten. Ett enkelt bolag är dock varken en fysisk eller juridisk person och kan därför inte driva näringsverksamhet i kassaregisterlagens mening. Det går därför inte att ange det enkla bolagets registreringsnummer på kvittot.
-
Hur länge måste jag spara kontrollenheten och informationen, och vem tömmer enheten?
Du måste spara kontrollenheten (och informationen i den) i Sverige i minst 12 månader efter att du bytt den eller sålt eller skrotat kassaregistret (6 kap. 1 § och 2 § SKVFS 2014:10).En godkänd kontrollenhet ska kunna lagra minst fem års kontrolldata. Trots det kan det hända att minnet fylls innan dess. Betrakta då kontrollenheten som trasig och byt ut den (12 kap. 14 §, SKVFS 2009:2). Spara sedan den gamla kontrollenheten i minst 12 månader utan att tömma minnet.- Skatteverkets föreskrifter om kontrollenhet till kassaregister (SKVFS 2009:2)
- Skatteverkets föreskrifter om användning av kassaregister (SKVFS 2014:10)
-
Hur anger jag kassabeteckning vid gemensamma kassaregister?
Varje kassaregister i din verksamhet ska ha en unik kassabeteckning (3 kap. 9 § SKVFS 2014:10). Beteckningen ska finnas på kvitton, X-dagrapporter och Z-dagrapporter. Ditt företag får ha ett kassaregister gemensamt med ett annat företag om kassaregistret på ett säkert sätt kan hantera mer än ett företags registreringar (3 kap. 12 § SKVFS 2014:10). De olika företagens registreringar ska hållas åtskilda i det gemensamma kassaregistret.Ett kassaregister som används gemensamt av två eller flera företag räknas som ett enda fysiskt kassaregister. Samtidigt räknas det gemensamma kassaregistret som ett kassaregister för varje företag som använder det. Det innebär att vart och ett av de företag som använder det gemensamma kassaregistret måste ange en unik kassabeteckning, trots att kassaregistret är ett enda fysiskt kassaregister. Detta för att kontrollenheten ska kunna hantera information från olika företag korrekt trots att kassaregistret är gemensamt.
Skatteverkets tillsyn och kontroll av kassaregister
-
Hur går en tillsyn eller ett kontrollbesök till?
Tillsyn Skatteverket kan göra tillsynsbesök avseende ditt företag utan att anmäla detta i förväg. Syftet med besöket är att kontrollera att du som näringsidkare har ett kassaregister och att kassaregistret uppfyller föreskrivna krav.Vid ett tillsynsbesök måste du kunna lämna de upplysningar som Skatteverket kan behöva. Upplysningar som kan vara aktuella vid en tillsyn är bland annat:- uppgifter om befintliga kassaregister/kontrollenheter i verksamhetslokalen
- modellbeteckningar och
- tillverkningsnummer med mera.
- räkna kunder
- göra kontrollköp
- göra kvittokontroller och
- göra kassainventering.
I samband med att Skatteverkets personal presenterar sig legitimerar de sig med sina tjänstelegitimationer för dig eller annan ansvarig person i verksamheten. Vid tillsynsbesök och kassainventering sker detta när kontrollen inleds, medan det vid kundräkning, kontrollköp och kvittokontroll sker när/om Skatteverkets personal ger sig till känna. Besökets avslut:
Besöket avslutas med ett beslut om tillsyn/kontrollbesök överlämnas till dig. Av detta framgår skattetjänstemännens namn och telefonnummer. Om du som näringsidkare inte är på plats, skickas beslutet hem till dig.
Om du är på plats får du normalt direkt feedback på vad som framkommit vid besöket. Har det exempelvis upptäckts brister kommer dessa att nämnas då. Det kommer dock vara vanligt att kontrollkoden dekrypteras i Skatteverkets lokaler, så information om brister i kontrollkoden kommer ofta att kunna lämnas först i efterhand.