Betala ut lön
När du ska betala ut lön behöver du veta vilka ersättningar som du ska göra skatteavdrag på och hur du räknar ut vilken arbetsgivaravgift du ska betala. För att det ska bli rätt är det viktigt att du går igenom ett antal steg vid varje löneutbetalning.
Delta på våra webbseminarier
Vill du veta mer? Säkra din plats på våra kostnadsfria webbseminarier. Få information, vägledning och chansen att ställa dina frågor direkt i vår chatt.
Gör så här när du ska betala ut lön
- Räkna ut din anställdas bruttolön och eventuella skattepliktiga förmåners värde.
Bruttolön
Förmåner - Beräkna vilket skatteavdrag du ska göra på summan av bruttolönen och skattepliktiga förmåner.
Skatteavdrag - Beräkna arbetsgivaravgifter på summan av bruttolön samt skattepliktiga förmåner.
Arbetsgivaravgifter - Gör skatteavdraget på bruttolönen.
- Lägg till skattefria kostnadsersättningar till nettolönen och betala ut lönen till din anställda. Lämna en uppgift om skatteavdragets storlek, lön och andra ersättningar i till exempel en lönespecifikation vid utbetalningen.
Nettolön
Lönespecifikation - Lämna arbetsgivardeklaration med uppgifter om bruttolön, skatteavdrag och förmåner till varje anställd.
- Betala in skatt och arbetsgivaravgifter till Skatteverket.
Flera steg i listan kan ske automatiskt om du använder dig av ett löneprogram eller tjänsten Arbetsgivardeklaration på Mina sidor.
Det finns vissa steg du behöver göra redan vid anställning för att den första löneutbetalningen ska bli rätt.
Bruttolön
Bruttolön står för ersättning för arbete före skatteavdrag. I bruttolönen ingår alla kontanta löneersättningar som du ska betala ut till dina anställda, till exempel månadslön, timlön, sjuklön, semesterlön, övertidsersättning och skattepliktiga kostnadsersättningar.
I bruttolönen ska du även räkna med den del av bilersättning och traktamente som överstiger den skattefria delen – det så kallade schablonbeloppet.
Bruttolönen är det underlag du ska utgå ifrån för att beräkna arbetsgivaravgifter och göra skatteavdrag för din anställda.
Vill du se hur mycket en anställd kostar kan du använda en beräkningsmodell hos Verksamt.se
Förmåner
Förmåner är en skattepliktig ersättning som inte är kontanter och du ska som arbetsgivare göra skatteavdrag och beräkna arbetsgivaravgifter på förmånens värde. Vissa förmåner är dock undantagna från beskattning.
Skatteavdrag
Den som betalar ut kontant ersättning för arbete ska göra skatteavdrag.
Beroende på om du ska betala ut ersättning för tillfälligt arbete eller som huvudsaklig inkomst gäller olika regler. För ersättning som avser huvudsaklig inkomst behöver du mottagarens A-skattsedel, den visar vilken skattetabell du ska använda dig av för att ta reda på skatteavdragets storlek. För ersättning vid tillfälligt arbete ska du göra ett skatteavdrag på 30 procent.
Arbetsgivaravgifter
Du som betalar ut ersättning för arbete ska även betala arbetsgivaravgifter. Tjänsten Arbetsgivardeklaration på Mina sidor räknar ut totala arbetsgivaravgifter och skatteavdrag åt dig utifrån de uppgifter du redovisar i arbetsgivardeklarationen.
Du som lämnar arbetsgivardeklaration på blankett ska däremot själv räkna ihop totalsumman av arbetsgivaravgifter och skatteavdrag.
Skattefria kostnadsersättningar
En skattefri kostnadsersättning är en särskild ersättning vid sidan av lönen för vissa kostnader som den anställda har haft i arbetet. Den ska du inte räkna med i underlaget för skatteavdrag och arbetsgivaravgifter.
Nettolön
Nettolön är den kontanta ersättning du betalar ut till din anställda efter att du gjort skatteavdraget från bruttolönen. Lägg till skattefria kostnadsersättningar såsom traktamente och bilersättning till nettolönen vid utbetalningen till din anställda. Lämna en lönespecifikation vid utbetalningen.
Lönespecifikation till de anställda
Du som är arbetsgivare ska vid varje löneutbetalning lämna uppgift till dina anställda om vad du redovisat i arbetsgivardeklarationen för deras räkning.
Vanligast är att du lämnar en lönespecifikation till dina anställda där uppgifter om exempelvis bruttolön, avdragen skatt, förmåner, traktamente och andra kostnadsersättningar framgår.
Lönespecifikationen fungerar som ett bevis på att du har betalat ut ersättning för arbete och dragit av skatt. Det är viktigt, då din anställda ska kunna stämma av sina lönespecifikationer mot sin inkomstdeklaration.
En lönespecifikation bör också innehålla följande uppgifter
- Namn, adress och organisationsnummer till arbetsgivaren
- Namn, adress och personnummer på den anställda
- Utbetald nettolön, utbetalningsdatum
- Övertid, frånvaro, semesteruppgifter
Det här ska du redovisa till Skatteverket
Vid en löneutbetalning ska du lämna en arbetsgivardeklaration. Arbetsgivardeklarationen består av två delar, en del där du redovisar uppgifter om dig som arbetsgivare och en del där du redovisar ersättningar och gjorda skatteavdrag för respektive betalningsmottagare.