Viktiga sekretessregler

Tanken med detta avsnitt är att uppmärksamma dig på några viktiga paragrafer i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL som gäller för dem med skyddad folkbokföring eller sekretessmarkering.

Du behöver känna till att bestämmelserna finns och hur du ska tolka dem för att du ska kunna göra en sekretessprövning när någon begär ut handlingar eller uppgifter från din verksamhet. Längst ner på sidan finns länkar för dig som vill läsa hela lagtexten på riksdagens webbplats.

Du ska alltid följa din verksamhets riktlinjer och regler för vem som ska hantera en begäran om utlämnande, och hur det ska göras. Tänk också på att det kan finnas andra sekretessregler som gäller för just din verksamhet. När sådana regler finns ska de användas, om de ger ett starkare skydd för uppgifterna.

Folkbokföring och annan liknande registrering - 22 kap. 1 § OSL

Hos Skatteverket är uppgifterna i folkbokföringen oftast offentliga, men under vissa förutsättningar gäller sekretess trots allt.

För att sekretess ska gälla för en uppgift ska det finnas en särskild anledning som gör att du kan anta att personen, eller anhöriga till hen, kan lida men om uppgiften lämnas ut.

Ett exempel på när det finns en särskild anledning är när det finns skyddad folkbokföring eller sekretessmarkering registrerad. Då har Skatteverket utrett att det finns en särskild anledning att anta att personen kan komma att lida men om uppgifter lämnas ut.

Men även om en person har en sekretessmarkering registrerad, går det inte att avgöra i förväg vilka uppgifter i folkbokföringen som kommer att omfattas av sekretessen, den prövningen ska du göra först när någon begär ut uppgifter. Du måste därför göra en noggrann sekretessprövning av vilka uppgifter som kan lämnas ut i varje enskilt fall. Det kan vara så att vissa uppgifter kan lämnas ut, trots att personen har skyddad folkbokföring eller sekretessmarkering.

Det finns vissa ömtåliga uppgifter där det nästan alltid finns anledning att anta att personen kan komma att lida men om uppgiften lämnas ut. När det gäller en begäran om sådana uppgifter kan du utgå från att sekretess gäller i förhållande till andra än personen själv. Exempel på sådana ömtåliga uppgifter är uppgift om ändrad könstillhörighet eller adoptionsförhållanden.

Skyddad folkbokföring 22 kap. 2 § OSL

Sekretessen gäller för uppgifter som finns i ärendet om skyddad folkbokföring hos Skatteverket. Det gäller till exempel

anledningen till att personen har ansökt om skyddad folkbokföring
uppgifter om var personen med skyddad folkbokföring befinner sig
uppgifter om den som hotar eller andra personer
uppgifter och handlingar från andra myndigheter.

Om en myndighet får uppgifter från ett ärende om skyddad folkbokföring från Skatteverket, gäller sekretessen också hos den myndighet som tar emot uppgiften. Sekretessen följer alltså med från Skatteverket till andra myndigheter. Det står i 22 kap. 3 § OSL.

Sekretessen gäller bara sådana uppgifter som finns i ärendet, och inte sådana uppgifter som finns registrerade i folkbokföringen. Några exempel på uppgifter som finns registrerade i folkbokföringen är

namn
relationer
civilstånd.

Även om sådana uppgifter inte omfattas av sekretess enligt denna paragraf, kan de fortfarande ha sekretess enligt 22 kap. 1 § OSL.

Förföljda personer - 21 kap. 3 § OSL

Den här paragrafen gäller inom hela den offentliga förvaltningen och den gäller alla personer oavsett om de har skydd av personuppgifter eller inte.

Sekretess enligt den här paragrafen gäller om det finns särskild anledning att anta att en person eller hens anhöriga kan utsättas för till exempel hot eller våld eller lida annat allvarligt men om uppgiften röjs. Att en person har sekretessmarkering eller skyddad folkbokföring kan vara en sådan särskild anledning.

Sekretessen gäller för uppgifter som kan röja var personen eller anhöriga bor eller befinner sig tillfälligt. Personen skulle till exempel kunna befinna sig tillfälligt i en sommarstuga eller på ett hotell. Sekretessen gäller också uppgifter som gör att personen eller anhöriga kan kontaktas, till exempel via telefonnummer, mejladress eller andra jämförbara uppgifter. Jämförbara uppgifter skulle kunna vara ett faxnummer eller information om var personen är anställd. Det spelar ingen roll var uppgifterna kommer ifrån. De kan till exempel ha lämnats av personen själv, hämtats från Skatteverket eller skapats i din verksamhet.

Personer med skyddad folkbokföring - 21 kap. 3 a § OSL

Den bestämmelsen gäller i mål och ärenden i all offentlig verksamhet där en part har skyddad folkbokföring. Syftet med bestämmelsen är att skydda uppgifter som direkt kan röja var personen bor eller befinner sig tillfälligt, till exempel en bostadsadress. Sekretessen gäller också uppgifter i ärendet som inte röjer var personen bor, men som indirekt eller tillsammans med andra uppgifter i ärendet kan röja var personen befinner sig. Exempel på sådana uppgifter skulle kunna vara

uppgifter om arbetsgivare
skola och vårdgivare
var i en myndighets verksamhet ett ärende om personen har handlagts
uppgifter om anhöriga.

Sekretessen i den här bestämmelsen gäller inte allmän information som finns tillgänglig i din verksamhet. Om till exempel en adress eller ett telefonnummer redan finns i din verksamhet och inte har någon koppling till ärendet, gäller inte sekretessen för de uppgifterna. Däremot kan sekretessen enligt 21 kap. 3 § OSL gälla för sådana uppgifter.

Sekretess i förhållande till vårdnadshavare - 12 kap. 3 § OSL

När ett barns uppgifter ska sekretessprövas finns det ibland två intressen som står mot varandra. Å ena sidan har en vårdnadshavare rätt att ta del av information i ärenden som gäller barnet. Å andra sidan kan en vårdnadshavare utgöra ett hot mot barnet och då kan uppgifter om barnet behöva skyddas också mot vårdnadshavaren. Bestämmelsen säger att sekretessen som gäller uppgifterna för barnet också gäller mot barnets vårdnadshavare, om barnet kan antas lida betydande men av att uppgiften lämnas ut. Det gäller alltså trots att en vårdnadshavare har rätt och skyldighet att bestämma i frågor som gäller barnet.

Vad är antagligt?

I många av lagparagraferna som vi skriver om här står det att "Sekretess gäller om det kan antas...". Det är svårt att ge en exakt förklaring av när något är antagligt eller kan antas, men vi kan sätta det i relation till andra beviskrav för att visa var på skalan "antagligt" befinner sig. Som du kan se i bilden är "antagligt" andra steget i skalan. I första steget är det lika troligt att personen lider men som att hen inte lider men.

Bildens innehåll i text

Bilden beskriver sannolikhetsstegen som består av följande steg:

Helt bevisat att rättsfaktum existerar
Uppenbart
Mycket sannolikt
Sannolikt
Antagligen
Lika troligt att rättsfaktum existerar som att det inte existerar

Om vi tar 22 kap. 1 § OSL som exempel så står det där att:

"För att sekretess ska gälla för en uppgift ska det finnas en särskild anledning som gör att du kan anta att personen, eller anhöriga till hen, kan lida men om uppgiften lämnas ut."

Rättsfaktum i det här exemplet är att personen kommer att lida men om uppgiften lämnas ut. Men det behöver alltså inte vara helt bevisat att personen kommer att lida men för att sekretess ska gälla. Det behöver heller inte vara uppenbart, mycket sannolikt eller ens sannolikt, utan det räcker att det finns en särskild anledning som gör att du kan anta att personen kommer att lida men. Det är alltså ett lågt ställt beviskrav.