Arkiv för Rättslig vägledning

Bakgrund

En pub har en anläggning (öltapp) varifrån man väljer ölsort genom ett knappsystem. På kvällen tar man ut en rapport på hur många öl som tappats upp av varje sort. Efter det att en kontroll gjorts mot hur många öl som slagits in i kassaapparaten slängs rapporterna från öltappen.

Fråga

Kan man hävda att rapporterna från öltappen är räkenskapsmaterial eller andra handlingar för vilka arkiveringsskyldighet föreligger?

Svar

Enligt 2 § bokföringslagen (BFL) skall den bokföringsskyldige löpande bokföra uppkomna affärshändelser. Vad som menas med affärshändelse framgår av lagens 4 §. Av 5 § framgår att det till samtliga affärshändelser skall finnas en verifikation som uppfyller vissa angivna krav. Gemensam verifikation får användas för inbetalningar under en dag vid kontant försäljning, om försäljningen sker under sådana förhållanden att enskild verifikation ej kan upprättas utan svårighet. I sådant fall får en gemensam verifikation utgöras av kontrollremsa från kassaapparat, kassarapport eller annan handling som anger summan av erhållna betalningar.

Bokföringsnämnden har i rekommendation BFN R 2, Gemensam verifikation, klargjort under vilka förutsättningar gemensam verifikation får användas och vilken form en sådan verifikation skall ha. Av avsnittet "Gemensam verifikation vid kontantförsäljning" framgår att i mindre företag, som använder endast en eller ett fåtal kassaapparater, skall den gemensamma verifikationen bestå av kontrollremsor jämte tömningskvitton från kassaapparaterna.

Enligt Referensgruppens uppfattning kan ifrågavarande öltappsrapporter inte betraktas som verifikationer eller kompletterande verifikationsmaterial, om företaget följer rekommendationerna i BFN R 2.

Det är endast i de fall när själva verifikationen ger en ofullständig information om vad affärshändelsen avser, som den bör komplementeras med bakomliggande dokument, exempelvis arbetsorder, följesedel eller beställningsanteckningar. Dessa dokument blir då också arkiveringspliktigt räkenskapsmaterial. Detta kan utläsa av BFN R 3, Räkenskapsmaterial och dess arkivering, samt i några cirkulärsvar från Bokföringsnämnden; C 18/5 (Taxicentralers beställningsböcker), C 18/6 (Akupunktörers tidsbeställningslistor), C 19/3 (Tidsbeställningsanteckningar i fysiatrikklinik) och C 22/2 (Fiskeloggbok).

Enligt 2 § BFL innefattas också i bokföringsskyldigheten att arkivera verifikationer, bokföringsböcker och annat räkenskapsmaterial. Av 22 § BFL framgår att arkiveringsskyldigheten även omfattar avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa rörelsens ekonomiska förhållanden.
Frågan är då om öltappsrapporterna kan inkluderas i begreppen annat räkenskapsmaterial eller handlingar av särskild betydelse.

Handlingar av särskild betydelse exemplifieras i prop. 1975:104 med viktigare korrespondens, beslutsprotokoll, skriftliga avtal, tillståndsbevis o.dyl., dvs handlingar som ger en ram för rörelsens verksamhet.

Enligt Referensgruppens uppfattning är ifrågavarande öltappsrapporter främst upprättade för internt kontrolländamål och kan inte anses ha en sådan dignitet att de kan rubriceras som handlingar av särskild betydelse, för vilka arkiveringsskyldighet föreligger enligt 22 § BFL.
Referensgruppen kan inte heller finna att rapporterna skulle kunna betraktas som annat räkenskapsmaterial enligt 2 § BFL.