Arkiv för Rättslig vägledning

Fråga om arkiveringsskyldighet för fastighetsmäklares uppdragsjournal

I en kartläggningspromemoria från 1987 om fastighetsmäklare anges bl.a. (avsnitt 2.4) att om säljare och mäklare blir överens om villkoren upprättas vanligen ett skriftligt uppdragsavtal. När mäklaren erhållit ett uppdrag gör han vanligen en notering i en uppdragsjournal - ofta en bunden bok. Uppdragen löpnumreras då vanligen. Journalen kan innehålla uppgifter om fastighetsbeteckning, säljare, adress och avtalat pris.

Utgör fastighetsmäklares uppdragsjournal räkenskapsmaterial eller sådan annan handling som skall arkiveras enligt 22 § 1 st. bokföringslagen (BFL, 1976:125).

Bokföringsnämnden (BFN) har vid tre olika tillfällen uttalat sig om arkiveringsbestämmelserna enligt 22 § BFL. I ett fall var det fråga om arkiveringsskyldighet föreligger för akupunktörers tidsbeställningslistor, Cirkulär 18 sid 6 (C 18/6). BFN ansåg här att tidsbeställningslistorna utgör underlag för debitering på kund vilket talar för att de är att anse som räkenskapsmaterial och faller under arkiveringsbestämmelserna i 22 § BFL.

I ett annat fall var fråga om arkiveringsskyldighet föreligger för tidsbeställningsanteckningar i fysiatrikklinik (C 19/3). BFN ansåg att om patienten erhåller kvitto på betalning utgör kvittokopian verifikation. Om enda notering om betalning görs på patientkorten måste sistnämnda anses vara verifikationer. De måste då vara ordnade i verifikationsnummerordning för att sambandet mellan dem och bokföringsposterna skall kunna fastställas utan svårighet. I annat fall anser BFN att tidsbeställningslistorna utgör hänvisningsverifikationer mellan patientkorten och de bokförda beloppen. Tidsbeställningslistorna skall då arkiveras enligt 22 § BFL.

I ett tredje fall var det frågan om taxicentralers beställningsböcker faller under arkiveringsbestämmelserna i 22 § BFL (C 18/5). Av BFN svar framgår bl.a. följande.

Av 2 § BFL framgår bl.a. att bokföringsskyldigheten innefattar att bokföra uppkomna affärshändelser, att se till att det finns verifikationer, bokföringsböcker och annat räkenskapsmaterial.

Av 22 § BFL framgår att arkiveringsskyldigheten även omfattar avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa rörelsens ekonomiska förhållanden. Andra handlingar exemplifieras i prop. 1975:104 med viktigare korrespondens, beslutsprotokoll, skriftliga avtal, tillståndsbevis o.dyl., dvs. handlingar som ger en ram för rörelsens verksamhet.

BFN uttalar härefter att det inte kan ha varit lagstiftarens mening att i begreppet andra handlingar inkludera noteringar av lägre dignitet. BFN uttalar som sin uppfattning att ifrågavarande beställningsböcker inte kan rubriceras som andra väsentliga handlingar, för vilka arkiveringsskyl-dighet föreligger enligt 22 § BFL.

Om fastighetsmäklares uppdragsjournal inte innehåller andra uppgifter än som angivits i frågan kan den inte anses vara sådan handling som är av särskild betydelse för att belysa rörelsens ekonomiska förhållanden. Syftet med journalen torde i huvudsak vara att för mäklaren hålla reda på pågående/avslutade uppdrag, dvs. ungefär samma syfte som för taxicentralers beställningsböcker. Arkiveringsskyldighet bör därför inte anses föreligga enligt BFN C 18/5.

En annan sak är att det kan vara av betydelse såväl för intern kontroll som för taxeringskontroll att beställningsnoteringarna bevaras. Jämför i denna del 4 kap. 1 § lagen om självdeklaration och kontrolluppgifter.