1. Bakgrund

För de anställda i ett verkstadsföretag upprättas arbetstidskort som underlag för löneredovisningen. Av lönebeskedet framgår hur många timmar den anställde arbetat specificerat på vanlig timlön, övertidersättning vardag samt helglön. Av lönebeskedet framgår således antal timmar under månaden som den anställde arbetat dock inte vilka dagar övertidslönen/helglönen avser. Det sistnämnda framgår enbart av arbetstidskortet.

2. Fråga

Är arbetstidskorten med hänsyn till ovan beskrivna förhållanden att anse som räkenskapsinformation enligt bokföringslagens (1999:1078, BFL) bestämmelser, dvs. ska arbetstidskorten arkiveras under 10 år?

3. Svar

Av bokföringsnämndens (BFN) vägledning och allmänna råd (BFNAR 2000:5), ”Räkenskapsinformation och dess arkivering”, framgår att en handling som utgör underlag för utbetalning av lön eller ersättning till arbetstagare utgör räkenskapsinformation endast om den innehåller obligatoriska uppgifter för en verifikation och dessa inte ersätts av en fullständig sammanställning som innehåller dessa uppgifter. Bestämmelsen ska förstås så att de handlingar som utgör underlag för en viss verifikation blir räkenskapsinformation endast i de fall någon eller några av de uppräknade obligatoriska uppgifterna inte tas in i verifikationen. Den omständigheten att företaget underlåter att ta in andra icke-obligatoriska uppgifter i verifikationerna medför däremot inte att handlingarna blir räkenskapsinformation.

I detta fall utgörs verifikationen av ett lönebesked och frågan är om det från arbetstidskortet överförts alla de obligatoriska uppgifter som behövs för att lönebeskedet ska uppfylla kravet på verifikation.

Vad en verifikation ska innehålla i form av obligatoriska uppgifter har BFN närmare utvecklat i sin vägledning och allmänna råd (BFNAR 2000:6), Verifikationer. Rent allmänt ska en verifikation alltid innehålla uppgifter om när den sammanställts, när affärshändelsen inträffat, vad den avser, vilket belopp som gäller, vilken motpart den berör och i förekommande fall även innefatta upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för affärshändelsen samt var dessa finns tillgängliga. Kraven gäller både för mottagna och egenupprättade verifikationer.

I bakgrunden ovan har beskrivits vilka uppgifter som förts över till lönebeskedet respektive inte förts över till lönebeskedet från arbetstidskortet. De enda uppgifter som inte förts över till lönebeskedet är uppgifter om vilka dagar övertidslönen/helglönen avser. Sistnämnda uppgift får i detta fall anses vara sådana icke-obligatoriska uppgifter som inte behövs för att lönebeskedet ska uppfylla kravet på verifikation. Arbetstidskorten är därför inte att anses som räkenskapsinformation i BFL:s mening. Det finns i detta fall inte heller något krav på bevarande av det skälet att uppgifterna behövs för kontrolländamål. Det bör dock understrykas att i de fall uppgifterna behövs för att kunna kontrollera underlag för utbetalning av traktamente och andra ersättningar kan det finnas skäl att bevara arbetstidskorten.