Verifikationskrav vid valutaväxling

Sammanfattning

Hos banker upprättas normalt en enskild verifikation för varje valutaväxling. Några svårigheter för banken att begära legitimation vid valutaväxling och ange kundens namn torde inte föreligga.

Valutaväxlingsföretag uppfyller normalt de villkor som ställs för att få använda s.k. gemensam verifikation. I de fall växling kan antas vara en transaktion i kundens näringsverksamhet eller där växling uppgår till större belopp än vad som normalt förekommer för resevaluta bör enskild verifikation upprättas.

1. Bakgrund

Vid revision hos en bank har uppmärksammats, att det förekommer att banken växlar in utländsk valuta till stora belopp utan att banken noterar kundens namn på den upprättade verifikationen. Fråga har därför uppkommit om vilka krav som kan ställas på bankens verifikationer över sådana affärshändelser.

För varje köp banken gör av utländsk valuta upprättas en särskild växlingsnota med uppgift om vilken valuta som den gäller, belopp i svenska kronor och datum. Av notan framgår också bankens namn och adress. Dessutom finns en ruta för ”Kundens namn”. Varje sådan växlingsnota åsätts ett särskilt referensnummer i löpnummerordning och utgör en särskild verifikation i bankens bokföring.

Rutan för ”Kundens namn” är i de flesta fall inte ifylld. Kundens namn har angetts i vissa fall då kunden satt in betalningen på ett konto i banken. Det är dock vanligt att kunden vill ha betalning i kontanter. Det går då inte att i efterhand identifiera vem som varit bankens motpart i affären.

Fråga har också uppkommit om vilka regler som gäller för valutaväxlingsföretag typ Forex, där vanligen endast ett kassakvitto upprättas. En förfrågan om detta har därför ställts till Forex, som uppgett följande. Vid kontantaffärer kan kunden i princip vara ”anonym” om beloppet understiger den till finanspolisen rapporteringspliktiga gränsen 15 000 euro. Kunduppgifter finns dock alltid på separat upprättad handling och arkiveras om betalning sker med betal- eller kreditkort samt postväxel, eller om pengarna insätts på eller kommer från kundens bankkonto.

2. Fråga

Bryter banken mot god redovisningssed i de fall kundens namn inte framgår av växlingsnotan? I vilka fall kan krav ställas att ett valutaväxlingsföretag upprättar enskild verifikation?

3. Svar

Under frågans beredning har kontakt tagits med Finansinspektionen eftersom banker och valutaväxlingsföretag (de senare dock inte avseende redovisning) står under inspektionens tillsyn.

Grundläggande bokföringsregler finns i bokföringslagen (BFL). Enligt 8 kap. 1 § BFL ansvarar Finansinspektionen för utvecklandet av god redovisningssed för företag under dess tillsyn i den utsträckning detta är påkallat av dessa företags särart. Inspektionen kan utfärda föreskrifter för finansiella företag.

Enligt Finansinspektionen ska reglerna i 5 kap. 6-9 §§ BFL tillämpas av banker m.fl. Dessa föreskriver att verifikation bland annat ska innefatta uppgift om vilken motpart den berör (7 §). Uppgiften får utelämnas, ”om det är förenat med svårigheter att låta uppgiften ingå i verifikationen och ett utelämnande är förenligt med god redovisningssed” (8 §). Flera likartade affärshändelser får dessutom dokumenteras genom en gemensam verifikation. Vid försäljning av varor och tjänster mot kontant betalning får även inbetalningarna under en dags försäljning dokumenteras genom en gemensam verifikation, om det skulle vara förenat med svårigheter att upprätta verifikationer för de olika affärshändelserna. Den gemensamma verifikationen får då utgöras av uppgifter från en kassaapparat, kassarapport eller annan uppgift som anger summan av mottagna betalningar (6 §). Bokföringsnämnden (BFN) har under år 2000 utfärdat allmänna råd (BFNAR 2000:6) och vägledning om verifikationer. Sedan tidigare finns en rekommendation BFN R 2 om Gemensam verifikation.

Bestämmelserna i föregående stycke hade sin motsvarighet i 5 § i 1976 års BFL. Även om lagtexterna skiljer sig åt språkligt föreligger inte någon egentlig skillnad i nu aktuellt hänseende (jfr. prop. 1998/99:130, s. 248 och 250).

Utöver generella redovisningsregler finns en särskild lag (1999:162) om åtgärder mot penningtvätt. Enligt den lagen ska en generell identitetskontroll ske vid transaktioner över 110.000 kr. Viss begränsning av identitetskontrollen kan ske om motparten är ett företag inom EES. Som generell regel gäller enligt lagen att en bank ska kontrollera alla transaktioner som skäligen kan antas utgöra penningtvätt.

De ställa frågorna besvaras nedan utifrån BFL:s regler.

Hos banken upprättas en enskild (separat) verifikation vid varje valutaväxling. Verifikationen upptar ett flertal förtryckta uppgifter. En stor del av bankens service över disk sker efter uppvisande av legitimation. Begäran om legitimation ingår således i bankens normala rutiner och banken kan därför enligt referensgruppens mening knappast åberopa svårigheter att begära legitimation vid valutaväxling.

Forex och andra valutaväxlingsföretag lämnar vid valutaväxling normalt en verifikation av typ kassakvitto. Valutaväxlingsföretagen är vanligtvis lokaliserade till knutpunkter för resande (flyg, tåg, båt, etc.) och konkurrerar med bankerna vid köp och försäljning av resevaluta. Om olika krav kan ställas på verifikationers innehåll hos banker och valutaväxlingsföretag torde vara avhängigt dels av hur verksamheten bedrivs och dels av hur redovisningen läggs upp.

Enligt BFN R 2 punkt 14 ska samtliga nedanstående villkor vara uppfyllda för att gemensam verifikation ska få användas

Valutaväxlingsföretagen uppfyller vanligen samtliga villkor. I vissa fall kan dock omständigheterna tyda på att fråga är om en transaktion i kundens näringsverksamhet, jfr. punkt c) ovan. I sådant fall bör en enskild verifikation upprättas. Att sådana kan upprättas av företag som normalt använder gemensam verifikation framgår av punkten 23 i BFN R 2.

I andra fall kan de belopp som växlas hos valutaväxlingsföretagen uppgå till större belopp än vad som normalt förekommer för resevaluta, jfr. punkt d) ovan. Den rapporteringsgräns om 15 000 euro som Forex angett torde ligga betydligt över vad som normalt kommer ifråga som resevaluta. I BFL uttrycks beloppsgränser relaterade till det officiella prisbasbeloppet. Endast undantagsvis torde som resevaluta växlas belopp över ett prisbasbelopp. Även i sådana fall bör enskild verifikation upprättas.