Arkiv för Rättslig vägledning

Arkivering av räkenskaper

Fråga:
Inlägg i konferensen kp-red angående i vilken/vilka kommun(-er) som ett aktiebolag med säte i viss kommun får arkivera bolagets räkenskaper. Även fråga om rätt arkiveringsort för bolag med verksamhet i flera orter, respektive om verksamheten bedrivs på annan ort än den där styrelsen har sitt säte.

Svar:
Några regler om i vilken kommun, som ett företags räkenskaper skall finnas arkiverade finns inte. Den allmänna regeln är att arkivering skall ske inom landet.

Det kan här nämnas att det finns företag på marknaden vars affärsidé består av att arkivera andra företags räkenskaper. Dessa finns då ofta på adb-medium. Var dessa "arkiveringsföretag" har sina arkiv fysiskt belägna önskar man av säkerhetsskäl inte uppge för utomstående.

Det i sammanhanget väsentliga och avgörande för arkiveringen torde förutom säkerheten vara att räkenskapsmaterialet kan företes vid anfordran, exempelvis i samband med en skatterevision. Detta måste kunna ske inom rimlig tid, vilket i praktiken torde omöjliggöra en alltför perifer eller i andra avseenden osmidig arkiverings- metod/arkiveringsplats.