På skatteverket.se använder vi kakor (cookies) för att webbplatsen ska fungera på ett bra sätt för dig. Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder kakor. Vad är kakor?

För närvarande kan det vara problem med att logga in på Mina sidor.

Logotyp, till startsidan

Teknisk beskrivning för arbetsgivardeklaration på individnivå

På den här sidan finns den första versionen av den tekniska beskrivningen (version 1.1) som riktar sig till dig som utvecklar tjänster för arbetsgivardeklaration.

Bilagor

XML-schema

XML-schema version 1.1.

Här hittar du XML-schema (version 1.1) för att testa arbetsgivardeklaration på individnivå.

1 Om den tekniska beskrivningen

Denna tekniska beskrivning gäller för arbetsgivardeklarationer på individnivå. Tidpunkterna för när de nya bestämmelserna träder i kraft hittar du under avsnitt 2.1 nedan.

Den tekniska beskrivningen innehåller information om hur en datafil med en eller flera arbetsgivardeklarationer på individnivå ska utformas, och hur du gör för att ladda upp och skicka in arbetsgivardeklarationerna till Skatteverket. Den tekniska beskrivningen vänder sig främst till programvaruföretag och uppgiftslämnare med egna system, som producerar filer med arbetsgivardeklarationer.

Det regelverk som vi beskriver här är det som gäller den 1 juni 2017, d.v.s. hur filen skulle se ut om reglerna om arbetsgivardeklaration på individnivå redan hade trätt i kraft.

2 Arbetsgivardeklaration på individnivå

Riksdagen har beslutat att uppgift om ersättning för arbete och gjorda skatteavdrag ska redovisas på individnivå i arbetsgivardeklarationen. Det här innebär ingen förändring av redovisning av utbetalda räntor, utdelningar och sålda värdepapper. Dessa utbetalningar och gjorda skatteavdrag ska även i fortsättningen redovisas med sammanlagda belopp för samtliga betalningsmottagare i arbetsgivardeklarationen och skyldigheten att lämna kontrolluppgifter finns kvar.

Detta innebär att arbetsgivare och andra utbetalare varje månad ska lämna redovisning på individnivå till Skatteverket för löner, förmåner och de flesta andra tjänsteinkomster. En arbetsgivardeklaration innehåller redovisning på arbetsgivarnivå (huvuduppgift) och redovisning per betalningsmottagare (individuppgift).

Förutom uppgifter om ersättningens och skatteavdragets storlek ska vissa andra uppgifter lämnas om betalningsmottagaren i arbetsgivardeklarationen, eftersom arbetsgivardeklarationens individuppgifter ersätter kontrolluppgiften i dessa fall.

Det finns undantag från skyldigheten att lämna uppgifter på individnivå i arbetsgivardeklarationen. Detta gäller exempelvis pension utbetald från försäkringsgivare eller tjänstepensionsinstitut. För dessa pensioner och gjorda skatteavdrag ska sammanlagda belopp, för alla betalningsmottagare, redovisas per redovisningsperiod i arbetsgivardeklarationen. Skyldigheten att lämna årlig kontrolluppgift för varje betalningsmottagare finns kvar.

2.1 Ikraftträdande

Reglerna om arbetsgivardeklaration på individnivå träder i kraft för alla som är registrerade som arbetsgivare från och med redovisningsperioden januari 2019. Observera att reglerna införs stegvis från och med redovisningsperioden juli 2018. De som berörs först är arbetsgivare inom de branscher som är skyldiga att föra personalliggare och har fler än 15 anställda. Du kan läsa mer i Skatteverkets ställningstagande, den 8 juni 2017, dnr 131 235519-17/111.

2.2 Kontrolluppgifter

2.2.1 Inkomstår 2018

För inkomståret 2018 ska kontrolluppgifter lämnas på samma sätt som tidigare. Detta innebär att kontrolluppgifter för inkomståret 2018 ska lämnas senast den 31 januari 2019.

De som omfattas av de nya reglerna redan från den 1 juli 2018 ska lämna kontrolluppgifter på samma sätt som tidigare. I kontrolluppgiften ska den sammanlagda ersättningen och gjorda skatteavdrag för hela inkomståret 2018 redovisas, det vill säga även den del som har redovisats på individnivå i arbetsgivardeklarationen.

2.2.2 Inkomstår 2019 och framåt

Kontrolluppgift ska inte lämnas för de inkomster och gjorda skatteavdrag som redovisats på individnivå i arbetsgivardeklarationen.

3 Inlämning

3.1 Tidpunkter för inlämning av arbetsgivardeklarationer

Arbetsgivardeklaration på individnivå ska lämnas månadsvis vid samma tidpunkter som nu. Information om när arbetsgivardeklarationerna ska skickas in finns på Skatteverkets webbplats. Man kan lämna arbetsgivardeklaration på individnivå både elektroniskt och på papper.

3.2 Elektronisk inlämning

Arbetsgivardeklaration på individnivå kan lämnas elektroniskt via Skatteverkets e-tjänst, Arbetsgivardeklaration. En förutsättning för att kunna logga in i e-tjänsten är att du har svensk e-legitimation. Vilka funktioner du kommer åt beror på vilken behörighet du har, se vidare avsnitt 5. 

I e-tjänsten kan du läsa in uppgifter genom att antingen ladda upp en fil eller registrera uppgifterna direkt i e-tjänsten.

En behörig företrädare måste signera arbetsgivardeklarationen för att kunna skicka in den elektroniskt och kan använda alla e-tjänstens funktioner. Någon annan än den behöriga företrädaren kan förbereda deklarationen genom att ladda upp en fil med uppgifter eller genom att registrera och spara uppgifter i e-tjänsten.

Uppgifter som man laddar upp eller registrerar utan att skicka in, lagras i en databas som Skatteverket tillhandahåller. Skatteverket kan inte se det som sparats i det s.k. egna utrymmet, utan kan se uppgifterna först när arbetsgivardeklarationen är signerad och inskickad.

Rättelser och begäran om omprövning görs på samma sätt som när den första deklarationen lämnas, se vidare i avsnitt 8.

3.2.1 Ladda upp filer i e-tjänsten

Framställda filer kan laddas upp i Skatteverkets e-tjänst Arbetsgivardeklaration. Om du är behörig företrädare och den fil du har laddat upp innehåller alla uppgifter som ska finnas med i arbetsgivardeklarationen, och inte innehåller några fel, kan du direkt signera och skicka in den till Skatteverket. Du kan också välja att spara uppgifterna i e-tjänsten för att du, eller någon annan som har behörighet, ska kunna komplettera eller skicka in arbetsgivardeklarationen vid ett senare tillfälle.

Du kan välja att ladda upp flera filer med de uppgifter som ska ingå i arbetsgivardeklarationen, exempelvis genom att ladda upp en fil med en huvuduppgift och en eller flera filer med individuppgifter, innan du skickar in arbetsgivardeklarationen. Du behöver inte ladda upp filerna vid samma tillfälle.

Om filen du laddar upp bara innehåller individuppgifter kan du i e-tjänsten få hjälp med beräkning av arbetsgivaravgifter och summering av avdragen skatt, så att arbetsgivardeklarationen blir komplett.

3.2.2 Registrera i e-tjänsten

I Skatteverkets e-tjänst Arbetsgivardeklaration kan du registrera arbetsgivardeklarationsuppgifter i formulär med inmatningsstöd. Du kan välja att signera och skicka in arbetsgivardeklarationen direkt om du är behörig företrädare och arbetsgivardeklarationen inte innehåller några fel. Även när du använder formuläret kan du spara uppgifterna i e-tjänsten i stället för att skicka in arbetsgivardeklarationen direkt.

Du kan också ändra, eller ta bort, uppgifter som du tidigare har sparat i e-tjänsten, oavsett om du sparade dem genom att registrera uppgifter eller genom att ladda upp en fil. Om du exempelvis har sparat uppgifterna genom att ladda upp en fil kan du justera en eller flera uppgifter från filen. Du kan läsa mer om rättelser och borttag under avsnitt 8.

4 Inför inlämning av arbetsgivardeklarationer

4.1 Rätt uppgift för rätt person

Det är viktigt att uppgifterna på individnivå innehåller rätt identitet och rätt belopp eftersom uppgifterna används för förtryck i inkomstdeklarationerna. Inkomsttagarna tillgodoräknas också avdragen skatt utifrån det som har redovisats på individuppgifterna.

4.2 Information till betalningsmottagaren

När individuppgifterna lämnas till Skatteverket ska motsvarande information lämnas till den som uppgiften avser. Det finns däremot inte något krav i skattelagstiftningen att summerade årsuppgifter ska lämnas till den som uppgifterna gäller.

4.3 Ersättningar som inte är underlag för arbetsgivaravgifter eller skatteavdrag

Den som är skyldig att lämna arbetsgivardeklaration kan välja att även redovisa ersättningar som inte utgör underlag för arbetsgivaravgifter eller skatteavdrag på individnivå, istället för att redovisa dessa ersättningar i en kontrolluppgift. Detta gäller exempelvis kontant ersättning, och eventuella förmåner, som totalt under året inte uppgår till 1 000 kr per betalningsmottagare. Ett annat exempel är ersättning som understiger ett halvt prisbasbelopp från idrottsförening till idrottsutövare. Om man valt att redovisa i en arbetsgivardeklaration på individnivå ska uppgiften inte redovisas på kontrolluppgift. Redovisning av denna typ av ersättning i arbetsgivardeklarationen ska göras i fält avsedda för ersättning som inte är underlag för arbetsgivaravgifter, exempelvis KontantErsattningEjUlagSA (FK131), SkatteplOvrigaFormanerEjUlagSA (FK132), SkatteplBilformanEjUlagSA (FK133) m.fl.

Om beloppsgränserna nås under året, ska arbetsgivaravgifter betalas från första kronan. Rättelse av tidigare lämnad arbetsgivardeklaration måste göras genom att tidigare redovisad ersättning sänks till noll på respektive period. Den sammanlagda ersättningen redovisas därefter som underlag för arbetsgivaravgifter i den redovisningsperiod då beloppsgränsen nås.

4.4 Utsändning

Sverige har ingått ett antal konventioner om social trygghet med andra länder och territorier. Konventionerna med Kanada, USA, Indien, Sydkorea och Quebec skiljer sig från övriga då de bara reglerar delar av socialförsäkringen. Den som sänder ut en anställd till eller från något av dessa länder ska redovisa detta i fält KonventionMed (FK305). I bilagan Fältlista, fliken Konventioner finns en tabell där du kan se vilken kod som ska användas för respektive land.

5 Behörigheter

I det här avsnittet beskrivs i vilka fall användaren behöver ha särskild behörighet för att använda e-tjänsterna Testa arbetsgivardeklaration och Arbetsgivardeklaration. Om det behövs särskild behörighet kan en behörig firmatecknare eller vd anmäla detta till Skatteverket via e-tjänsten Ombud och behörigheter eller på en pappersblankett. Följande behörighetsroller finns:

  • Läsombud 
  • Registreringsombud 
  • Deklarationsombud

5.1 Testtjänsten

För att testa en fil i Skatteverkets testtjänst Testa arbetsgivardeklaration behöver du varken ha registrerad behörighet eller e-legitimation.

5.2 Fillämnare

För att ladda upp och spara en fil i e-tjänsten måste du kunna identifiera dig med e-legitimation, men du behöver inte ha någon registrerad behörighet hos Skatteverket.

5.3 Läsombud

Behörigheten Läsombud ger dig möjlighet att se de arbetsgivardeklarationer som är inskickade till Skatteverket. Denna behörighet ger inte möjlighet att se uppgifter som är sparade i e-tjänsten utan att ha skickats in. Som läsombud kan du inte heller ändra uppgifter eller signera och skicka in en arbetsgivardeklaration till Skatteverket.

5.4 Registreringsombud

Registreringsombud är en ny behörighetsroll, som kan anmälas av behörig firmatecknare eller vd i e-tjänsten Ombud och behörigheter eller via pappersblankett. Det går att anmäla Registreringsombud från och med sommaren 2018.

Du som har tilldelats behörigheten Registreringsombud kan, utöver att ladda upp filer och spara uppgifterna i e-tjänsten, registrera och ändra sparade uppgifter. Som registreringsombud har du inte behörighet att signera och skicka in arbetsgivardeklarationen till Skatteverket.

5.5 Behörig företrädare

En person som är behörig firmatecknare eller deklarationsombud har full behörighet och kan, utöver att ladda upp filer och spara uppgifterna i e-tjänsten:

  • läsa, registrera och ändra sparade uppgifter i e-tjänsten
  • läsa uppgifter som är inskickade till Skatteverket
  • skicka in arbetsgivardeklarationer till Skatteverket.

6 Kontrollresultat, rapport och kvittens

Uppgifter som laddas upp via fil eller registreras i e-tjänsten genomgår ett antal kontroller per arbetsgivarregistrerad och redovisningsperiod. Vi kontrollerar uppgifterna både i testtjänsten och i e-tjänsten. Dessa kontroller kan resultera i två olika feltyper:

  • Avvisande fel
    Uppgifter som innehåller avvisande fel, exempelvis schemavalideringsfel, kan vi inte ta emot. Det går inte att ladda upp en fil med avvisande fel och uppgifterna i filen kan inte heller sparas i e-tjänsten.
  • Stoppande fel
    Uppgifter som innehåller stoppande fel, exempelvis motstridiga eller saknade uppgifter, går att spara i e-tjänsten. Felen måste rättas innan det går att skicka in arbetsgivardeklarationen till Skatteverket.

Uppgifterna genomgår även en så kallad rimlighetskontroll. Kontrollen slår ut om exempelvis ett eller flera belopp är orimligt höga. Detta behöver inte betyda att uppgifterna är felaktiga, men de bör kontrolleras innan arbetsgivardeklarationen skickas in. Det går i dessa fall att skicka in arbetsgivardeklarationen utan att uppgifterna har ändrats.

Mer information om kontroller finns i avsnitt 11.6 och bilagan Kontroller.

6.1 Testtjänst Testa arbetsgivardeklaration

I Skatteverkets testtjänst Testa arbetsgivardeklaration kan du testa om din fil är framställd enligt anvisningarna i den här beskrivningen. Det är bara innehållet i filen som kontrolleras. Om du testar en fil som bara innehåller individuppgifter kan inga summeringar eller sambandskontroller mellan formulär utföras, eftersom dessa kontroller kräver att filen innehåller uppgifter på både arbetsgivar- och individnivå.

När du testar en fil får du en rapport om resultatet av testet. Av rapporten framgår om filen är godkänd eller om några fel påträffats och vilka fel den i så fall innehåller. Du kan spara och skriva ut rapporten. Om filen har fel format eller är för stor för att kunna testas får du ett felmeddelande om detta.

6.2 Elektronisk inlämning

I Skatteverkets e-tjänst Arbetsgivardeklaration kan du ladda upp filer, registrera uppgifter samt signera och skicka in arbetsgivardeklarationer. Om uppgifterna innehåller fel får du en rapport som innehåller detaljerad information om felen. Det går också att spara uppgifter i e-tjänsten innan du skickar in arbetsgivardeklarationen om du, eller någon annan, vill komplettera eller ändra underlaget vid ett senare tillfälle. Du kan läsa mer om detta i avsnitt 3.

När du har signerat och skickat in en arbetsgivardeklaration till Skatteverket bekräftar vi att vi har tagit emot den med en elektronisk kvittens. Kvittensen intygar att Skatteverket har tagit emot arbetsgivardeklarationen.

7 Filens innehåll

En arbetsgivardeklaration består av en huvuduppgift som innehåller uppgifter på arbetsgivarnivå, och en eller flera individuppgifter som innehåller uppgifter om betalningsmottagaren. Samtliga belopp ska redovisas i heltal, se Skatteverkets ställningstagande publicerat den 8 juni 2017, dnr 131 238881-17/111.

När man laddar upp fil i e-tjänsten kan den bestå av underlag både på arbetsgivar- och på individnivå, men den kan även innehålla uppgifter på bara en av dessa nivåer. Filen kan exempelvis bestå av enbart individuppgifter, enbart huvuduppgifter eller en huvuduppgift och några av individuppgifterna, för senare komplettering.

7.1 Obligatoriska fält

Arbetsgivardeklarationen består av ett antal fält där uppgifter ska redovisas. Några av dessa fält är obligatoriska och måste vara ifyllda för att man ska kunna ladda upp filen. Mer information finns i bilagan Struktur, XML-dokument.

7.1.1 Redovisningsperiod

RedovisningsPeriod (FK006) måste alltid vara ifyllt på alla huvud- och individuppgifter.

7.1.2 Arbetsgivarregistrerad

Den arbetsgivarregistrerades person-, samordnings- eller organisationsnummer, AgRegistreradId (FK201), måste vara ifyllt på alla huvud- och individuppgifter.

7.1.3 Specifikationsnummer

Specifikationsnummer (FK570) måste alltid vara ifyllt på individuppgiften, även om du bara lämnar en individuppgift per betalningsmottagare. Det får inte finnas flera individuppgifter med samma specifikationsnummer för en och samma betalningsmottagare, redovisningsperiod och arbetsgivarregistrerad.

Vid rättelser eller borttag ska individuppgiften ha samma specifikationsnummer som den ursprungliga, annars läggs den till som en ytterligare individuppgift för betalningsmottagaren. Om du lämnar en individuppgift med samma specifikationsnummer för en och samma betalningsmottagare, redovisningsperiod och arbetsgivarregistrerad ersätter den lämnade uppgiften däremot en tidigare lämnad uppgift med samma identifikatorer om det finns en sådan uppgift. Rättelser och borttag beskrivs ytterligare i avsnitt 8.

7.2 Huvuduppgift

I huvuduppgiften redovisas uppgifter på arbetsgivarnivå, till exempel summa arbetsgivaravgifter och särskild löneskatt på förvärvsinkomster, och summa skatteavdrag. Här redovisas också underlag och särskild löneskatt på förvärvsinkomster på avsättning till vinstandelsstiftelse samt underlag och avdrag för såväl regionalt stöd som forskning och utveckling.

Mer information om hur Skatteverket beräknar summa arbetsgivaravgifter och särskild löneskatt på förvärvsinkomster samt summa avdragen skatt, finns i avsnitt 11.7, bilagan Summering och beräkningsregler samt i Skatteverkets ställningstagande den 8 juni 2017, dnr 131 238881-17/111.

Utbetald pension från försäkringsgivare eller tjänstepensionsinstitut ska redovisas i en årlig kontrolluppgift. Det sammanlagda underlaget för skatteavdrag och det sammanlagda skatteavdraget för samtliga betalningsmottagare ska redovisas i arbetsgivardeklarationens huvuduppgift. Någon redovisning per betalningsmottagare ska inte ske i arbetsgivardeklarationen. Detsamma gäller för underlag för skatteavdrag och gjorda skatteavdrag avseende ränta och utdelning.

Uppgift om sammanlagd sjuklönekostnad ska också fyllas i på huvuduppgiften. I de fall det arbetsgivarregistrerade företaget saknar fast driftställe i Sverige ska även uppgift om detta fyllas i på huvuduppgiften.

7.3 Individuppgift

Arbetsgivardeklarationens individuppgift ska innehålla uppgifter för respektive betalningsmottagare. Här redovisas bland annat löner, förmåner och andra ersättningar samt, skatteavdrag. Vissa uppgifter som idag lämnas i kontrolluppgift ska fyllas i på individuppgiften, exempelvis kostnadsersättningar samt uppgifter som hör till sjöinkomst eftersom kontrolluppgift för dessa inkomster inte längre ska lämnas.

7.3.1 Identitet

För att en fil med individuppgifter ska kunna laddas upp krävs att betalningsmottagarens identitet redovisats i något av fälten BetalningsmottagarId (FK215), Fodelsetid (FK222) eller AnnatId (FK224). Om inget av dessa fält är ifyllt kommer filen varken kunna laddas upp eller skickas in till Skatteverket.

BetalningsmottagarId (FK215) ska fyllas i med person- eller samordningsnummer för fysiska personer och organisationsnummer för juridiska personer.

Om den som individuppgiften gäller är en fysisk person och personnummer eller samordningsnummer saknas måste följande uppgifter vara ifyllda:

  • Fodelsetid (FK222)
  • Fornamn (FK216)
  • Efternamn (FK217)
  • Gatuadress (FK218), Gatuadress2 (FK228), Postnummer (FK219) och Postort (FK220) eller
  • FriAdress (FK230) och LandskodPostort (FK221)

Fodelsetid (FK222) ska vara konstruerat så att det börjar med personens födelsedatum följt av 3 valfria siffror (ÅÅÅÅMMDDnnn). För exempelvis en person som är född 4 juni 1989 och som saknar person- och samordningsnummer, kan du fylla i 19890604001. De tre valfria siffrorna kan man t.ex. använda för att hålla isär personer som saknar personnummer som man lämnar individuppgift för och som är födda samma datum.

Återanvänd uppgifterna i fältet Fodelsetid (FK222) på alla individuppgifter som den som är arbetsgivarregistrerad lämnar för den personen, så länge det saknas personnummer eller samordningsnummer.

För adresser som inte passar in i strukturen med gata, postnummer och postort kan fältet FriAdress (FK230) användas. LandskodPostort (FK221) måste alltid fyllas i tillsammans med fri adress. Fälten Gatuadress (FK218), Postnummer (FK219), Postort (FK220) kan fyllas i tillsammans med FriAdress (FK230).

Om uppgift om födelsetid saknas ska man använda fältet AnnatId (FK224), kombinerat med namn och adressuppgifter enligt ovan.

Om man lämnar en individuppgift för en utländsk juridisk person, som varken har ett svenskt organisations- eller registreringsnummer, ska man fylla i AnnatId (FK224) i stället för Fodelsetid (FK222). Fältet kan lämpligen innehålla den juridiska personens utländska organisationsnummer.

Om AnnatId (FK224) anges för en juridisk person måste man även fylla i följande uppgifter:

  • OrgNamn (FK226)
  • Gatuadress (FK218), Gatuadress2 (FK228), Postnummer (FK219) och Postort (FK220) eller
  • FriAdress (FK230) och LandskodPostort (FK221)

7.3.2 Skattefälten

Ett av de sju skattefälten måste fyllas i på varje individuppgift. Vilket skattefält som man ska använda beror på om man har dragit av skatt eller inte, vilken typ av skatt som man i så fall har dragit av eller anledningen till att man inte har gjort skatteavdrag. De skattefält som finns är:

  • AvdrPrelSkatt (FK001) 
  • AvdrSkattSINK (FK274)
  • AvdrSkattASINK (FK275) 
  • SkattebefrEnlAvtal (FK114) 
  • EjskatteavdragEjbeskattningSv (FK276) 
  • Lokalanstalld (FK253)
  • AmbassadanstISvMAvtal (FK094)

Beskrivning av respektive fält finns i bilagan Fältlista.

Utländska företag utan fast driftställe i Sverige ska inte göra skatteavdrag och ska därför inte fylla i något av skattefälten.

Om en betalningsmottagare har fått inkomster som omfattas av olika regler för skatteavdrag under en och samma redovisningsperiod ska man lämna en individuppgift per skattefält. Detta kan exempelvis bli aktuellt vid inkomst där man har gjort skatteavdrag för en del av redovisningsperioden men resterande del omfattas av beslut om att man inte ska göra skatteavdrag. För att individuppgifterna inte ska ersätta varandra är det viktigt att de har olika specifikationsnummer.

7.4 Kontaktuppgifter för uppgiftslämnare

I den del av filen som heter Blankettgemensamt ska du lämna uppgifter om kontaktperson för den eller de arbetsgivarregistrerade som filen innehåller. I större organisationer kan det finnas olika kontaktpersoner för olika delar av verksamheten och därför kan du lämna kontaktuppgifter till flera personer för varje arbetsgivarregistrerad. Det finns även möjlighet att specificera sakområde för respektive kontaktperson. Det ska alltid finnas minst en kontaktperson för varje arbetsgivarregistrerad i filen.

8 Rättelser och borttag

Om du behöver rätta eller ta bort uppgifter ska du göra det så snart du har möjlighet. Du kan göra ändringar på både arbetsgivar- och individnivå, eller bara på en av dessa beroende på vad ändringen gäller. Exempelvis kan det bli aktuellt att ändra enbart på arbetsgivarnivå om man upptäcker fel i underlag och avdrag för regionalt stöd. Se även Skatteverkets ställningstagande den 8 juni 2017, dnr 131 235562-17/111 om rättelser.

Om en ändring eller ett borttag innebär att de totala skatter och arbetsgivaravgifter som du ska betala ändras kommer Skatteverket att fatta ett omprövningsbeslut.

8.1 Rättelse av individuppgift

Om du behöver rätta en individuppgift kan du exempelvis göra detta genom att ladda upp en fil med rättade individuppgifter och skicka in en ny arbetsgivardeklaration till Skatteverket. Det är viktigt att den nya rättade individuppgiften har samma Specifikationsnummer (FK570), RedovisningsPeriod (FK006) och BetalningsmottagarId (FK215)/Fodelsetid (FK222)/AnnatId (FK224), som den ursprungliga felaktiga uppgiften. Den nya individuppgiften kommer då att ersätta den ursprungliga uppgiften, vilket innebär att du inte behöver skicka in någon borttagsuppgift.

Om du har lämnat en individuppgift för fel person måste du ta bort den felaktiga individuppgiften, se avsnitt 8.2, och skicka in en helt ny individuppgift med rätt BetalningsmottagarId (FK215)/Fodelsetid (FK222)/AnnatId (FK224).

8.2 Ta bort en inlämnad individuppgift

Om du vill ta bort en tidigare inskickad individuppgift, utan att ersätta den med en ny för samma period, måste du lämna en borttagsuppgift. I borttagsuppgiften ska du enbart fylla i följande fält:

  • Borttag (FK205)
  • AgRegistreradId (FK201)
  • RedovisningsPeriod (FK006)
  • Specifikationsnummer (FK570)
  • BetalningsmottagarId (FK215)/Fodelsetid (FK222)/AnnatId (FK224)

Observera att dessa uppgifter måste stämma överens med de uppgifter som lämnats på den individuppgift som ska tas bort.

Om flera individuppgifter innehåller felaktiga uppgifter kan den bästa åtgärden vara att ta bort alla felaktiga uppgifter från den inskickade filen. Du gör det genom att skapa en borttagsfil, d.v.s. en fil där enbart identifikatorerna från de ursprungliga individuppgifterna och Borttag (FK205) finns med. När du skickar in de här uppgifterna blir alla individuppgifter från den tidigare inskickade filen inaktuella. Därefter laddar du upp en ny fil, där alla individuppgifter som ska gälla finns med, och skickar in en ny arbetsgivardeklaration till Skatteverket.

9 Tekniska förutsättningar och test av XML-filer

Detta avsnitt beskriver innehåll, uppbyggnad och struktur för godkända XML-filer med arbetsgivardeklarationer på individnivå.

Följande begrepp används i avsnittet:

  • XML = eXtensible Markup Language. En standard för strukturerad textbaserad representation av information.
  • XML-Schema (schema) = Samling med regler som beskriver tillåten syntax och grammatik i ett XML-dokument. En schemafil har filändelsen .xsd.
  • Encoding, UTF-8 = Teckenkodning är ett sätt att representera en vald uppsättning tecken som används när man vill lagra eller överföra text tekniskt. UTF-8 är en standard som låter datorer hantera text som är skriven i världens alla skriftsystem.

9.1 Validering mot XML-schema

XML-filer valideras mot ett XML-schema som finns publicerat på Skatteverkets schemalager. Schemats filstruktur är uppbyggt enligt nedanstående struktur (där 9.9 markerar den aktuella schemaversionen):

  • Arbetsgivardeklaration
    • arbetsgivardeklaration_9.9.xsd
    • arbetsgivardeklaration_component_9.9.xsd

Efter att schemavalideringen är godkänd kontrolleras XML-filen ytterligare mot de verksamhetsregler som redovisas i bilagan Kontroller.

9.2 Maxstorlek på filer

Maxstorlek på filer är för:

  • Testtjänst – 50 MB
  • Filöverföringstjänst – 500 MB

Om du har filer som är större än maxstorleken kan du dela upp filen. På det sättet kan du testa eller överföra dina uppgifter även om din totala volym är större än maxstorleken för enskilda filer.

9.3 Filformat

För filer gäller följande förutsättningar:

  • Filformatet är XML.
  • Tecken-encoding för filen är UTF-8 (åtta-bitars Unicode transformationsformat) med eller utan byte order mark (BOM).
  • Filnamn är valfritt, max antal tecken i namnet 256.

I XML är följande fem tecken inte tillåtna som värden utan ska ersättas med en kombination av andra tecken:

  • < ersätts med &lt;
  • > ersätts med &gt;
  • & ersätts med &amp;
  • ' ersätts med &apos;
  • " ersätts med &quot;

9.4 Prefix

Eftersom XML-schemat består av två XSD-filer (instans-schema och komponent-schema) använder vi enligt XML-standard så kallade namnrymder för att undvika eventuella namnkollisioner av element mellan XSD-filerna. Du måste namnge minst en av dessa två namnrymder för att kunna skilja dem åt. Det gör du genom att använda önskat prefix framför de element som finns inom önskad namnrymd. Om man tex. sätter en namnrymd för instans-schemat innebär det att man i XML-filen endast behöver sätta ett prefix framför elementet Skatteverket. Använd gärna prefixet root vilket då ger root:Skatteverket. 

Använder man en satt namnrymd för instans-schemat så medför det att man sedan kan välja om man vill ha en satt namnrymd eller inte för komponent-schemat. Därmed tvingas man inte sätta prefix för alla resterande element i XML-filen.

I bilagan Exempelfiler kan du se hur detta kan se ut.

9.5 Filinnehåll

Filen är indelad i tre huvuddelar. Filen kan innehålla deklarationer och kontaktinformation från flera arbetsgivarregistrerade och flera redovisningsperioder.

XML-filen är uppdelad i: 

  • avsändarinformation
  • blankettgemensam information
  • en till flera huvuduppgifter och/eller individuppgifter.

Mer information finns i bilagan Struktur, XML-dokument.

10 XML-struktur

I detta avsnitt beskriver vi vilka termer som ingår i den elektroniska redovisningen av arbetsgivardeklarationer med individuppgifter.

XML-schemat, och därmed också XML-dokumentet, är uppbyggt utifrån uppgifterna i den här beskrivningen.

Mer information om struktur för filinnehåll finns i bilagan Struktur, XML-dokument.

10.1 Övergripande struktur

Nedanstående bild visar den övergripande strukturen för elektronisk redovisning av arbetsgivardeklaration på individnivå. Rotelementets, ”Skatteverket”, attribut ”omrade” ska sättas till ”Arbetsgivardeklaration”. 

Grafik över den övergripande strukturen för elektronisk redovisning av arbetsgivardeklaration på individnivå

10.2 Attribut

Avsnittet beskriver de olika attribut som ska anges för vissa element i filen.

10.2.1 Attributet ”omrade” på elementet ”Skatteverket”

Attributet är obligatoriskt och ska vara ”Arbetsgivardeklaration”.

10.2.2 Attributet ”faltkod” på de olika dataelementen

Attributet ”faltkod” är obligatorisk och fast, och ska vara den fältkod som finns på motsvarande formulärblankett inom arbetsgivardeklaration på individnivå. Kopplingen mellan formulär och fältkod framgår av bilagan Fältlista.

10.3 Värdemängder

Värdemängderna framgår av bilagan Fältlista, fliken fälttyp samt bilagan Lands- och ersättningskoder.

10.4 Exempel på XML-filer

Som ett komplement till den XML-struktur som beskrivs för inlämning finns exempelfiler, se bilagan Exempelfiler.

10.5 Test av redovisning i XML-format

För att testa XML-filer med arbetsgivardeklarationer med individuppgifter kan man använda Skatteverkets testtjänst Testa arbetsgivardeklaration, som kommer att finnas tillgänglig på Skatteverkets webbplats hösten 2017, via informationssidan om Arbetsgivardeklarationer. Testfilen kan inte vara större än 50 MB.

Du får en rapport som beskriver eventuella fel från testkörningen. Som en hjälp att förstå innebörden i feltexter från eventuella schemavalideringsfel kan du använda följande tjänst från W3C:

11 Bilagor

11.1 Bilaga Struktur, XML-dokument

Bilagan visar strukturen för filer med Arbetsgivardeklarationer på individnivå.

11.2 Bilaga Exempelfiler

I bilagan finns ett antal exempel på hur filer med individuppgifter och/eller huvuduppgifter till arbetsgivardeklarationen kan se ut. De olika exemplen finns också i form av XML-filer.

11.3 Bilaga Fältlista

I denna bilaga finns de fältkoder med tillhörande elementnamn som kan förekomma i XML-schemat. Till respektive fältkod finns en beskrivning av innebörden av fältkoden samt information om i vilket formulär som fältkoden förekommer.

I bilagan finns även alla förekommande fälttyper med namn och beskrivning samt en beskrivning av konventionskoderna.

11.4 Bilaga Interna koder

I denna bilaga finns de interna koder som Skatteverket använder för att beräkna summa arbetsgivaravgifter och särskild löneskatt på förvärvsinkomster och summa skatteavdrag. Till respektive intern kod finns en beskrivning av innebörden av den interna koden.

Observera att de interna koderna inte ingår i XML-schemat.

11.5 Bilaga Lands- och ersättningskoder

I denna bilaga specificeras de landskoder som du får använda. Landet anges i text med tillhörande landskod i en tvåställig bokstavskod med versaler.

I bilagan specificerar vi även de giltiga ersättningskoder för pensions- och försäkringsutbetalningar som du får använda. Typ av ersättning beskrivs i text och med en treställig sifferkod.

11.6 Bilaga Kontroller

I bilagan beskrivs de olika kontrolltyperna.

11.6.1 Sambandskontroll inom formulär

Dessa kontroller innebär att systemet jämför innehållet i och mellan olika fält inom en individ- eller huvuduppgift, för att verifiera att sambandet mellan fälten följer de materiella regler som finns. Dessa sambandskontroller har Kontrollnyckel = S_nnn.

Sambandskontroller inom formulär slår ut när angivna villkor inte är uppfyllda och måste åtgärdas innan du kan skicka in arbetsgivardeklarationen.

11.6.2 Sambandskontroll mellan formulär

Dessa kontroller innebär att systemet jämför innehållet i och mellan olika fält när fälten förekommer på olika formulär i en arbetsgivardeklaration (individ- och huvuduppgift) för att verifiera att sambandet mellan fälten följer de materiella regler som finns. Dessa sambandskontroller har Kontrollnyckel = B_nnn.

Sambandskontroller mellan formulär slår ut när angivna villkor inte är uppfyllda och måste åtgärdas innan arbetsgivardeklarationen kan skickas in.

11.6.3 Rimlighetskontroll

Dessa kontroller innebär att systemet kontrollerar orimliga värden, eller förhållanden mellan fält, inom en individ- eller huvuduppgift. Dessa kontroller har Kontrollnyckel = R_nnn.

Rimlighetskontroller slår ut när angivna villkor inte är uppfyllda. Kontrollerna är inte stoppande, men uppgifterna bör kontrolleras innan du skickar in arbetsgivardeklarationen.

11.7 Bilaga Summering och beräkningsregler

För att räkna ut summa arbetsgivaravgifter och särskild löneskatt på förvärvsinkomster och summa skatteavdrag måste ett antal summeringar och beräkningar göras.

Om du har fyllt i SummaArbAvgSlf (FK487) och SummaSkatteavdr (FK497) gör Skatteverket beräkningar enligt nedan för att komma fram till jämförelsebelopp utifrån redovisade belopp i individuppgifterna och huvuduppgiften. Detta gör Skatteverket med hjälp av framtagna interna koder (IK) som finns beskrivna i bilagan Interna koder. Sedan jämför vi de framräknade beloppen med de belopp som du har redovisat i arbetsgivardeklarationens huvuduppgift, SummaArbAvgSlf (FK487) och SummaSkatteavdr (FK497). Om värdena stämmer överens med de värden som Skatteverket har beräknat kan du skicka in arbetsgivardeklarationen.

Om en uppladdad fil inte innehåller SummaArbAvgSlf (FK487) och SummaSkatteavdr (FK497) eller om du själv har registrerat individuppgifterna i e-tjänsten kommer Skatteverket att använda de summeringar och beräkningsregler som finns beskrivna i bilagan Summering och beräkningsregler, och presentera resultatet i e-tjänsten. Summeringar och beräkningar beskrivs schematiskt i nedanstående två bilder och nedanstående text.

11.7.1 Summa arbetsgivaravgifter och särskild löneskatt på vissa förvärvsinkomster

Grafik över summering av arbetsgivaravgifter och särskild löneskatt på vissa förvärvsinkomster
  1. Samtliga avgiftspliktiga ersättningar summeras inom respektive individuppgift.

  2. För varje arbetsgivarregistrerad och redovisningsperiod summeras alla avgiftspliktiga ersättningar från individuppgifterna till respektive underlag per avgiftsprocentsats, vilka är:
    Person som vid årets ingång inte har fyllt 65 år (IK420)
    Enskild näringsidkares första anställd, s.k. växa-stöd (IK421)
    Person som vid årets ingång har fyllt 65 år och som är född 1938 eller senare (IK422)
    Person som är född 1937 eller tidigare (IK423)
    Företag och ambassader utan fast driftställe (flera procentsatser finns, IK440 - IK442)
    Utsänd personal, till eller från Kanada, USA m.fl. enligt avsnitt 4.4 (flera procentsatser finns, IK750 – IK797)
    SLF på försäkringsersättningar (IK480).

    Mer information finns i bilagan Summering och beräkningsregler och bilagan Interna koder.

  3. Om arbetsgivaren har anställda som omfattas av olika avgiftsprocentsatser, räknas arbetsgivaravgifterna separat för respektive procentsats. Man räknar ut avgifterna genom att multiplicera respektive underlag med aktuell procentsats. Mer information finns i fliken Procentsatser och i Skatteverkets ställningstagande den 8 juni 2017, dnr 131 238881-17/111.

  4. Om nedanstående, a–c, finns i huvuduppgiften, läggs de till eller dras ifrån i detta steg i beräkningen.
    a. Tillägg av SlfVinstandelFK486 (FK486)
    b. Avdrag för AvdragFoU (FK475)
    c. Avdrag för AvdragRegionaltStod (FK476)

  5. Sedan beräknas summa arbetsgivaravgift och särskild löneskatt genom summering av delsummorna för:
    + Delsummor för arbetsgivaravgifter per procentsats
    + SlfVinstandelFK486 (FK486)
    – AvdragFoU (FK475)
    – AvdragRegionaltStod (FK476)
    = Av Skatteverket beräknad summa arbetsgivaravgift och särskild löneskatt på förvärvsinkomster (IK587).

11.7.2 Summa skatteavdrag

Grafik över summering av skatteavdrag


  1. Summera skatteavdrag från samtliga individuppgifter (AvdrPrelSkatt (FK001), AvdrSkattSINK (FK274) och AvdrSkattASINK (FK275) till summa skatteavdrag individuppgift (IK494).

  2. Om nedanstående, a–b, finns i huvuduppgiften, läggs de till i detta steg i beräkningen av summa skatteavdrag
    a. SkatteavdrPensFors (FK495) och
    b. SkatteavdrRantaUtd (FK496)

  3. Summera skatteavdrag genom att lägga ihop:
    + Summa skatteavdrag i individuppgift (IK494)
    + SkatteavdrPensFors (FK495)
    + SkatteavdrRantaUtd (FK496)
    = Av Skatteverket beräknad summa skatteavdrag (IK597)

12 Har du frågor?

Frågor om det tekniska formatet och e-tjänsten ställer du till Skatteverkets tekniska support på tel. 0771-787 787. Från utlandet ringer du +46 8 764 92 10.

Övriga frågor kan mejlas in via kontaktformuläret. Du kan också ringa till Skatteupplysningen på tel. 0771-567 567.

Skatteverket

Till toppen