Avdragslexikon för företag - Deklarera 2009

Avdragslexikon - Näringsverksamhet

Det här avdragslexikonet vänder sig främst till dig som har en enskild firma eller ett handelsbolag/kommanditbolag. Alla utgifter som krävs för din verksamhet får du dra av som kostnad. En del utgifter ska du dra av direkt med hela beloppet, men i vissa fall måste avdraget fördelas över flera år. Inom några områden finns det begränsningar eller schabloner för hur stort avdrag som du får göra (t.ex. resor och ökade levnadskostnader).

Dina privata kostnader får du aldrig göra avdrag för.

Här nedan är en sammanställning på några vanliga avdrag i näringsverksamhet. Du kan söka på respektive bokstav i A-Ö, för att läsa om de olika avdragen.

En utförligare information om kostnader i näringsverksamheten finns i broschyrerna

SKV 295, Skatteregler för enskilda näringsidkare
SKV 294, Skatteregler för aktie- och handelsbolag

Arbetsrum i bostaden

Observera att nedanstående schablonregler avseende arbetsrum endast gäller enskilda näringsidkare.

Om du inte har någon särskilt inredd lokal kan du under vissa förutsättningar göra ett schablonavdrag för arbetsrum. Du kan då göra avdrag med 2  000 kr om arbetsrummet finns i en fastighet som ägs av dig eller din make. Har du arbetsrum i en bostadsrätt eller i en hyresrätt är avdraget 4 000 kr. I schablonavdraget ingår samtliga merkostnader för arbetsrum i bostaden, t.ex. kostnader för värme, vatten, el m.m.

Förutsättningar för avdraget:
• Du har arbetat minst 800 timmar i din bostad.
• Det får inte vara fråga om arbetsuppgifter som du lika gärna kunde ha gjort i en särskild lokal som du har för din verksamhet.

Vid tillämpning av 800-timmarsregeln räknas inte bara din egen tid. Ditt barns tid kan också räknas om barnet är över 16 år. Din makes tid räknas bara om ni driver verksamheten gemensamt.

Arbetsresor

Om du driver din verksamhet på annan plats än i ditt hem får du dra av utgifter för resorna mellan hemmet och verksamhetslokalen. Här gäller samma regler som för resor till och från arbetsplatsen vid inkomst  av tjänst.

Åker du t.ex. med buss eller tåg får du avdrag med den verkliga kostnaden. Kör du med din privata bil (ej förmånsbil) får du avdrag med 18,50 kr per mil.

Kör du med förmånsbil får du bara avdrag för drivmedelskostnaden. För dieselbilar innebär det 6,50 kr per mil, annars är det 9,50 kr per mil. Detta gäller så fort det är fråga om en förmånsbil. Det spelar ingen roll om det är en förmånsbil på grund av att du använder näringsverksamhetens bil privat eller om det är en förmånsbil som du eller någon närstående har i sin tjänst.

Du får bara göra avdrag för den del av dina kostnader som överstiger 8 000 kr. Det innebär att de första 8 000 kronorna får du aldrig avdrag för, oavsett de verkliga kostnadernas storlek. Har du utgifter för resor både i tjänst och i din näringsverksamhet gäller beloppsgränsen bara en gång för de sammanlagda utgifterna. I första hand minskas utgifterna i inkomstslaget tjänst.

Resor med privat bil i näringsverksamheten
Om du kör med din privata bil i din näringsverksamhet, t.ex. för inköps- eller försäljningsresor, får du avdrag med 18,50 kr per mil. För att få avdrag måste du ha ett underlag i form av körjournal eller liknande som visar hur mycket du har kört i verksamheten.

Andra resor i verksamheten
Om du i verksamheten måste ut på tjänsteresor med exempelvis tåg och flyg får du dra av utgifterna för detta på samma sätt som andra utgifter i din verksamhet.

Bilkostnader

Om du behöver bil i din näringsverksamhet får du göra avdrag för samtliga driftskostnader om bilen är en tillgång i näringsverksamheten. Avdrag för inköpet av bilen får då göras genom värdeminskningsavdrag. Använder du bilen privat, t.ex. för resor mellan hemmet och verksamhetslokalen, kan du bli beskattad för bilförmån.

Observera att du i normalfallet inte får dra av för momsen vid inköp av personbil eller lätt lastbil.

Läs mer om avdragsförbud för ingående moms.

Deklarationshjälp m.m.

Du får inte dra av några kostnader för skatteutredningar i samband med deklarationsupprättande, deklarationshjälp, taxeringsprocesser m.m. Däremot får du avdrag för omkostnader i en mervärdesskatteprocess. Dessa kostnader räknas som avdragsgilla driftkostnader.

Egenavgifter

När du driver aktiv näringsverksamhet måste du själv betala dina socialavgifter i form av egenavgifter. Du ska inte betala egenavgifter om avgiftsunderlaget, dvs. överskottet i näringsverksamheten, understiger 1 000 kr.

Skattemässigt räknas dessa också som en kostnad i din verksamhet, men innan skatteberäkningen är klar vet du ju inte exakt hur stora dina egenavgifter blir för beskattningsåret. Du får därför göra ett schablonavdrag för beräknade egenavgifter. Observera dock att enligt god redovisningssed ska egenavgifter inte bokföras, eftersom de inte räknas som näringsverksamhetens skatter, utan tillhör dina inkomstskatter.

Om både du och din make ska beskattas för näringsverksamhetens överskott ska avdrag för egenavgifter beräknas för var och en.

Schablonavdrag
Vid aktiv näringsverksamhet får du göra avdrag för egenavgifter med maximalt 25 % av underlaget. I vissa fall ska du göra schablonavdrag med ett lägre belopp. Om du ska betala 20,45 % i avgifter gör du schablonavdrag med 17 % och om du endast betalar ålderspensionsavgift med 10,21 % ska du göra schablonavdrag med 10 %.

Vid beräkningen utgår du från överskottet i din verksamhet, men du måste räkna bort eventuell sjukpenning och liknande samt vissa inkomster som i detta sammanhang behandlas som anställningsinkomster.

Avstämning
Det avdrag du gör i år måste du nästa år stämma av mot de slutliga egenavgifterna, dvs. de egenavgifter som du verkligen fick betala. Mellanskillnaden ska du lägga till eller räkna bort från nästa års skattepliktiga resultat. En sån här avstämning måste du även göra året efter att du avslutat din verksamhet.

Förlust av kontanta medel

Du får endast göra avdrag för förlust av kontanta medel, genom stöld eller rån, med ett belopp som motsvarar normalt innehav av kontanter i näringsverksamheten, om det inte finns särskilda skäl. I förarbetena anges, att när det gäller förluster av kontanta medel genom brott bör avdrag inte medges när förlusten har sin grund i brottslig gärning av verksamhetens ägare eller någon närstående.

Försäkringspremier

Försäkringspremier som avser näringsverksamheten får du normalt göra avdrag för. Detta kan t.ex. gälla sakförsäkringen för en bil som tillhör näringsverksamheten.

För grupplivförsäkringar gäller särskilda begränsningar. En grupplivförsäkring som du tecknar för dig, i egenskap av näringsidkare, får du i vissa fall endast dra av delvis. Så blir fallet om en eventuell ersättning är förmånligare än motsvarande ersättning enligt den statliga grupplivförsäkringen. I så fall får du maximalt göra avdrag motsvarande premiekostnaden för den statliga grupplivförsäkringen.

Gåvor

Gåvor får du normalt inte göra avdrag för, men det finns undantag. Till exempel får du göra avdrag för reklamgåvor av mindre värde och, i vissa fall, för representationsgåvor.

Representationsgåvor måste, på samma sätt som annan representation, ha ett samband med din verksamhet. Det kan t.ex. bli aktuellt med blommor när ett kundföretag firar jubileum. Även här gäller att du bara kan få avdrag med skäligt belopp, dock högst 180 kr per person ( exklusive moms ).
Du kan inte få avdrag för representationsgåvor till dina affärsförbindelser i samband med helger eller deras personliga högtidsdagar.

Mutor kan du aldrig få avdrag för.

Inventarier

Inventarier är tillgångar som du behöver i verksamheten för att kunna driva den. Det kan t.ex. vara maskiner som tillverkar olika produkter, verktyg, möbler, bilar, instrument, datorer eller en affärsinredning. Avskrivning  (värdeminskning) betyder att du får dra av utgiften för inköpet genom att dela upp den på flera år. Inventarierna blir på så sätt kostnadsförda i den takt de förbrukas.

Du har tre möjligheter att dra av för inventarier. Dra av hela kostnaden inköpsåret ( omedelbart avdrag ), räkenskapsenlig avskrivning eller restvärdesavskrivning.

Omedelbart avdrag:
Omedelbart avdrag, dvs. avdrag för hela inköpskostnaden direkt, får du om inventariet normalt beräknas ha en ekonomisk livslängd på max tre år eller om inventariet är av mindre värde.

Vad mindre värde är beror på företagets storlek och i vilken form du driver din näringsverksamhet. För enskilda näringsidkare som upprättar förenklat årsbokslut är inventarier vars anskaffningsvärde exklusive moms uppgår till 5 000 kronor att anse som inventarier av mindre värde. För mindre företag (där bland annat enskilda näringsidkare som inte upprättar förenklat årsbokslut ingår) är motsvarande gräns 10 000 kronor. För större företag är gränsen 20 000 kronor.

Räkenskapsenlig avskrivning:
Vid räkenskapsenlig avskrivning ska avdraget vid beskattningen motsvara den avskrivning som har gjorts i räkenskaperna.

Räkenskapsenlig avskrivning kan ske enligt två alternativ:
Enligt alternativ 1 (huvudregeln) får du dra av högst 30 procent av
inventariernas bokförda värde vid årets början (=förra årets utgående värde), ökat med värdet av de inventarier som du skaffat under året och som fortfarande finns kvar vid årets slut, minskat med betalning för inventarier du sålt under året som du skaffat till verksamheten tidigare än detta år,
minskat med försäkringsersättning du fått för inventarier som du skaffat tidigare än detta år, minskat med ersättningsfond som du använt.
Enligt alternativ 2 (kompletteringsregeln) får du full avskrivning på fem år, dvs. motsvarande en årlig avskrivning på 20 procent. Du måste veta anskaffningskostnader och anskaffningsår för de inventarier du köpt de senaste fyra räkenskapsåren (och som fortfarande finns kvar i verksamheten).

Restvärdesavskrivning:
Restvärdesavskrivning liknarhuvudregeln vid räkenskapsenlig avskrivning och kan sägas vara en förenklad version av denna. Den största skillnaden är att vid restvärdesavskrivning behöver det skattemässiga värdet inte stämma överens med det bokförda värdet. En annan skillnad är att restvärdesavskrivning får ske med högst 25 procent av avskrivnings-underlaget. Vid restvärdesavskrivning finns ingen motsvarighet till kompletteringsregeln. Om beskattningsåret är längre eller kortare än tolv månader ska värdeminskningsavdraget (oavsett om det beräknats enligt räkenskapsenlig- eller restvärdesavskrivning) justeras i motsvarande mån.

Lokalkostnader

Hyrd lokal
Om du hyr en lokal för din verksamhet får du dra av hyreskostnaden.  Om du betalar reparationer i denna lokal får du normalt dra av reparationskostnaderna direkt, även om det innebär en förbättring av lokalen.

Lokal i egen näringsfastighet
Om du äger en näringsfastighet och den används helt i din näringsverksamhet, får du göra avdrag för alla driftskostnader i fastigheten. Om du gör ändrings- eller förbättringsarbeten på denna fastighet får du göra avdrag antingen direkt (underhåll och reparation) eller genom värdeminskningsavdrag.

Särskilt anpassad lokal i bostaden
Om du använder en del av din bostad till näringsverksamheten kan du i vissa fall få avdrag för det. En förutsättning är att det är en särskilt anpassad del av bostaden. Med hänsyn till läge, inredning eller användning ska denna del inte alls, eller endast obetydligt, kunna användas som bostad. Du kan i så fall få avdrag för skälig del av hyra, värme, vatten m.m. Räntor och tomträttsavgäld kan du inte få avdrag för eftersom du får det i inkomstslaget kapital.

Särskilda kostnader för verksamheten, t ex. speciell ventilation, får du också avdrag för. Däremot kan du inte få avdrag för någon del av allmänna kostnader för bostaden. Du får t ex. inte något avdrag om du målar om eller reparerar hela husfasaden.

Om bostaden ägs av din make har du samma möjligheter till avdrag som maken skulle haft om han bedrev verksamheten. Det vill säga du kan då göra avdrag för skälig del av hyra, värme och vatten m.m.

Medlemsavgifter

Medlemsavgifter till föreningar får du normalt inte dra av. Om föreningen har ett särskilt servicebolag som utför direkta tjänster åt medlemmarna, får du normalt dra av avgiften till servicebolaget ( vad som är medlemsavgift och vad som är serviceavgift framgår normalt av fakturan ).

Om du betalar avgift till en arbetsgivarorganisation får du göra avdrag för den del av avgiften som avser medel för konfliktändamål.

Motion och friskvård

Avdrag för kostnader för motion och friskvård gäller endast för anställd personal. Det gäller inte för enskild näringsidkare eller delägare i handelsbolag/kommanditbolag.

Personalkostnader

Om du har anställda får du göra avdrag för deras löner och pensionskostnader. Observera att du aldrig kan göra avdrag för lön till dig själv, din make eller till dina barn om de inte har fyllt 16 år.

En utförligare information om personalkostnader i näringsverksamheten finns i broschyrerna

SKV 295, Skatteregler för enskilda näringsidkare
SKV 294, Skatteregler för aktie- och handelsbolag

Representation

Representation kan vara både extern och intern. Extern, t.ex. i samband med förhandlingar vid inköp och försäljningar eller med konsulter. Intern, t.ex. personalfester och informationsmöten. Vanliga kostnader för representation är t.ex. mat, dryck ( även vin och sprit ), teaterbiljetter, betjäning och hotellrum.

För att du ska få göra avdrag för representation måste det finnas ett omedelbart samband med din näringsverksamhet. Det måste alltså finnas en naturlig koppling till verksamheten. Det gäller både för platsen där representationen sker och personerna som representationen riktar sig emot. Exempel på omedelbart samband kan vara representation som sker i syfte att inleda eller upprätthålla affärsförbindelser. Det får inte vara fråga om kostnader för sällskapsliv av mer personlig natur, personlig gästfrihet eller liknande.

Du får inte avdrag med mer än vad som anses vara skäligt. Därför kan du aldrig få avdrag för lyxbetonad representation. För vissa kostnader finns schablonbelopp. Du kan maximalt få avdrag med

• 90 kr per person för lunch, middag eller supé
• 60 kr per person för andra måltider
• 180 kr för t.ex. teaterbiljetter och greenfee vid golf.

Beloppen avser pris exklusive moms. Om du inte har en momspliktig verksamhet får beloppen ökas med momsen.

Om kostnaden för representation är större än schablonbeloppen,
får du inte heller göra avdrag för ingående moms på den del av kostnaden som överstiger schablonbeloppen.

Ovanstående beloppsbegränsningar bör användas även om representationen riktas mot företag i annat land. Om representationen sker i din verksamhetslokal eller i ditt hem gäller också ovanstående belopp, men du kan aldrig få högre avdrag än vad som är skäligt, med hänsyn till de uppgifter du kan lämna kring aktuell representation.

Avdragsrätten för moms på representationskostnader är begränsad. Du får bara dra av momsen på den summan som ger rätt till avdrag i inkomsttaxeringen.

Räntor

De räntekostnader du har för lån i verksamheten får du dra av. Amorteringar får du däremot inte dra av, eftersom det inte är en kostnad. Du gör i stället avdrag för det du har köpt för de lånade pengarna.

Sjuk- och hälsovård

Utgifter för offentligt finansierad hälso- och sjukvård, patientavgifter och liknande räknas som privata levnadskostnader. Sådana utgifter får du alltså inte göra avdrag för. Normalt kan du inte heller göra avdrag för privat hälso- och sjukvård eller tandvård. Det är bara om du inte omfattas av den offentligt finansierade vården som sådana utgifter får dras av.

Avdrag får däremot göras för
• företagshälsovård
• vaccinationer som behövs i din verksamhet
• utgifter för arbetslivsinriktad rehabilitering och
förebyggande behandling om åtgärderna syftar
till att du ska kunna fortsätta ditt arbete
• utgifter för hälso- och sjukvård, tandvård och läkemedel
utomlands, om du blir sjuk när du arbetar
utomlands.

Avdrag för kostnader för motion och friskvård gäller endast för anställd personal. Det gäller däremot inte för den enskilde näringsidkaren, eftersom denna inte anses anställd. Utgifter för friskvård som ingår som ett led i arbetslivsinriktad rehabilitering kan däremot dras av som sjuk- och hälsovård.

Skatter och sanktionsavgifter

Du får inte göra avdrag för svenska allmänna skatter, t.ex. kommunal och statlig inkomstskatt, förmögenhetsskatt och kupongskatt. Du får inte heller göra avdrag för t.ex. restavgifter, förseningsavgifter, skattetillägg, viten, böter, felparkeringsavgifter, överlastavgifter eller indrivningsavgifter som betalas till staten.

Fastighetsskatt/avgift som avser näringsfastighet får du däremot dra av. Samma sak gäller särskild löneskatt och speciella skatter och avgifter såsom vissa tillverkningsskatter, fordonsskatt samt tull- och hamnavgifter.

Fastighetsskatten får dras av det år den avser. Den skatt som avser 2008 får alltså dras av i den deklaration som du lämnar 2009.

Trängselskatt

Företaget får göra avdrag för trängselskatten. Fr.o.m. den 1 augusti 2007 är trängselskatten avdragsgill vid inkomsttaxeringen. (Under försöksperioden med trängselskatt 3 januari 31 juli 2006 var skatten däremot inte avdragsgill).

Underskott

Ett underskott i näringsverksamheten får rullas vidare till kommande år och kvittas mot framtida överskott. Är näringsverksamheten nystartad får underskott kvittas mot inkomst av tjänst, dock max 100 000 kronor per år samt under förutsättning att näringsverksamheten bedrivs aktivt.

Utbildningskostnader

För utbildningskostnader gäller som en allmän huvudprincip att grundutbildning räknas som en privat levnadskostnad och du får inte avdrag i näringsverksamheten. Kostnader för fortbildning kan du dock få avdrag för.

Utgifter innan verksamheten har kommit igång

Om du har haft utgifter innan verksamheten kommit i gång får du dra av dem förutsatt att
• det gäller inköp under startåret och året före, dvs. om verksamheten kom i gång i slutet av 2008 får du dra av de utgifter du haft under 2007 och 2008
• det är en sådan kostnad som du skulle få dra av också efter att verksamheten kommit i gång, dvs. den behövs för din verksamhet
• du inte dragit av utgiften tidigare t.ex. i en annan verksamhet

Ökade levnadskostnader

Om du i din verksamhet gör resor med övernattning utanför den vanliga verksamhetsorten får du göra avdrag för ökade levnadskostnader, enligt samma regler som för anställda. Du får göra avdrag enligt schablon om följande förutsättningar är uppfyllda :
• det avser resa utanför den vanliga verksamhetsorten
( se nedan ),
• du har övernattat utanför den vanliga verksamhetsorten,
• du kan visa att det är sannolikt att du har haft
merkostnader.

Dessa regler gäller inte om du arbetat mer än tre månader i följd på samma ort utanför din vanliga verksamhetsort. Du får då endast avdrag med den verkliga merkostnaden.

Verksamhetsort
Till din vanliga verksamhetsort räknas allt som ligger inom 5 mil från din verksamhetslokal eller din bostad. Det är den närmaste färdvägen som avgör. En ort som ligger 9 mil från din verksamhetslokal kan alltså tillhöra din vanliga verksamhetsort om den ligger inom 5 mil från din bostad.

Schablonbelopp
För resor i Sverige är schablonavdraget för ökade levnadskostnader 210 kr per hel dag. Som hel dag räknas också avresedagen om du åkte före kl. 12 och hemresedagen om du kom tillbaka efter kl. 19. Om avrese- eller hemkomstdagen inte blir hel dag är schablonavdraget 105 kr.

För resor i utlandet finns särskilt fastställda normalbelopp för varje land.

Normalbelopp för utrikes tjänsteresa.

Om dina faktiska utgifter är högre än schablonbeloppen, kan du i stället få avdrag för de faktiska utgifterna. Du måste då visa att dina faktiska utgifter för samtliga resor i Sverige under året är högre än vad det totala schablonavdraget skulle bli. För resor i utlandet räcker det med att de faktiska utgifterna är större än normalbeloppet för den aktuella resan.

Visa att det är sannolikt att du haft merkostnader
För att få avdrag måste du kunna visa att det är sannolikt att du har haft merkostnader. Hur du visar detta kan naturligtvis variera från fall till fall, men du bör alltid åtminstone kunna lämna uppgifter om

• datum för resan
• syftet med resan
• vart du har åkt
• hur dags du åkte respektive kom tillbaka.

Logi
Har du utgifter för övernattning, t.ex. hotellkostnader, får du dra av den verkliga kostnaden. Har du övernattat, men inte kan visa de verkliga kostnaderna för övernattningen, får du dra av 105 kr per natt. Du måste dock kunna visa att du har övernattat på arbetsorten.