Ställ krav i upphandlingen

Ställ krav i avtalet med uppdragstagaren

• Informera om samarbete med Skatteverket i förhandlingen genom att skriva "i denna upphandling samarbetar vi med Skatteverket såväl vid upphandlingstillfället som löpande under entreprenaden/ avtalet".
• Kontrollera uppgifter som F-skatt, momsregistrering, arbetsgivarregistrering, skulder hos Kronofogden och de tre senaste månadernas redovisade arbetsgivaravgifter. Den här informationen kan du få från Skatteverket.
• Kräv att det anlitade företaget anmäler eventuella underentreprenörer de tar in till dig för godkännande.
• Kräv att anlitade företag uppger namn och personnummer på dem som utför arbetet.
• Kräv att företaget har ID-kort för personal med uppgift om arbetsgivare. Kontrollera vilka personer som vistas på arbetsplatsen.
• Inför vite om det anlitade företaget bryter mot avtalet, exempelvis om svarta löner betalas ut eller om icke godkända underentreprenörer används.
• Se till att du har möjlighet att häva avtalet vid oredovisade eller obetalda skatter och avgifter.
• Avtala så att du undviker kontant betalning.

Använd denna text i förfrågningsunderlag och avtal:

Beställaren kommer endast att anlita sådan uppdragstagare som

• har F-skatt
• redovisar och betalar skatter och avgifter.

Detta gäller också de företag som uppdragstagaren i sin tur anlitar, i alla led. Uppdragstagaren är ansvarig för att kontroll sker i alla underliggande led. Inför varje nytt uppdrag ska underentreprenörer godkännas av beställaren

Löpande uppföljning

• Kontrollera företagens offentliga uppgifter löpande under avtalstiden.
• Utför kontroll av ID-kort.
• Begär att anlitade företag uppger namn och personnummer på dem som utför tjänsterna.
• Kräv specificerade fakturor där alla underlag ingår, till exempel tidssedlar med uppgift om arbetsgivare och att den som utför arbetet kan identifieras.
• Begär vite alternativt häv avtalet vid svartarbete.

Kontrollera sedan med företaget:

• Står redovisade skatter och avgifter i proportion till antalet anställda hos anlitade företag och deras underentreprenörer?
• Har företaget du anlitar tillräckligt många anställda i förhållande till det arbete som ska utföras? Om inte – fråga hur företaget ska lösa personalfrågan.
• Ska företaget anställa fler eller hyra in personal?
• Ska företaget anlita underentreprenörer?
• Hur många anställda har dessa underentreprenörer?
• Har eventuell inhyrd personal skriftliga anställningsavtal och redovisas skatt och avgifter för personalen hos det uthyrande företaget?
• Be om förklaring om arbetsgivaravgifterna varierar kraftigt månad från månad utan naturlig förklaring. Naturliga förklaringar kan vara rörliga ersättningar, säsongsarbete, eventbolag m.m.
• Kräv information om besöksadress till företaget.
• Hur ser fakturorna ut? Specificerade tjänster? Finns underlag/följesedlar? Olika typsnitt? Kontrollera telefonnummer på hitta.se. Oregistrerad abonnent? Box-adress?  
• Har företaget försäkringar för personalen— kontakta branschorganisationer och stäm av kostnad för personal.
• Ta in referenser.

Varning för anbud med lågt pris

Oseriösa företag förklarar ofta sin låga prissättning med att de vill komma in i branschen eller hos upphandlaren. Be om referenser till minst två företag där de arbetar till normalpris. Utred om det är sannolikt att företaget tar igen det låga priset på tilläggstjänster eller om det finns andra faktorer i ditt uppdrag som kan uppväga det låga priset. Det är bra att begära skriftlig förklaring till det låga priset.

Vem gör du affärer med?

Enskild firma är registrerad på personnummer. Redovisar bara lön för anställd och inte för eget arbete.

Handelsbolag/kommanditbolag redovisar bara lön för anställda. Delägare redovisar inte eget arbete som lön. Solidariskt betalningsansvar. Minst två bolagsdelägare. Firmatecknare (Bolagsverket).

Aktiebolag redovisar lön för anställda inklusive delägare. Firmatecknare (Bolagsverket).

Utländskt företag är en utländsk juridisk person eller enskild näringsidkare. Fungerar som enskild firma eller bolag enligt ovan, men är kanske bara registrerat i hemlandet.

Filial är en utländsk juridisk person med filialregistrering hos Bolagsverket. VD/firmatecknare (Bolagsverket).

Ideella föreningar – företrädare finns inte registrerade, framgår av årsmötesprotokollet.
 

Svenska registreringsnummer