Civilrättsliga regler för ideella föreningar

Inledning

En förening är en sammanslutning av flera personer, oftast fysiska personer. En förening kan också vara en sammanslutning av juridiska personer. Exempel på detta är förbund (= förening) på regional nivå eller riksnivå med en medlemskrets bestående av t.ex. lokala föreningar.

Det finns två typer av föreningar, dels ekonomiska föreningar och dels ideella föreningar.

Vad är en ideell förening

En ideell förening kännetecknas av att ändamålet är ideellt och/eller att dess verksamhet är ideell. En förening som främjar sina medlemmars ekonomiska intressen anses inte ha ett ideellt ändamål. För att en sådan förening, t.ex. en fackförening, ska vara en ideell förening i juridisk mening får den verksamhet som bedrivs för att främja ändamålet inte vara av affärsmässig karaktär.

En förening som både främjar medlemmarnas ekonomiska intressen och bedriver ekonomisk verksamhet av affärsmässig karaktär (kan i regel översättas med näringsverksamhet), och därtill är kooperativ, utgör en ekonomisk förening. För att en sådan ska utgöra juridisk person fordras att den registreras i föreningsregistret hos Bolagsverket. Om så inte sker ses föreningen som en s.k. oregistrerad ekonomisk förening och har som sådan inte rättskapacitet. Styrelseledamöter m.fl. personer i en sådan förening kan komma att få ett personligt ansvar för föreningens skulder.

Om en sammanslutning består av bestämda personer (fysiska eller juridiska) kan det i juridiskt hänseende vara fråga om ett bolag och inte en förening. En sammanslutning anses vara en förening om medlemsändringar kan ske utan ändring av stadgar/samverkansavtal medan det normalt anses föreligga ett bolag om det krävs en ändring av den inbördes regleringen för att nya personer ska kunna tillkomma.

Juridisk person/bildande

En ideell förening blir en juridisk person i och med att den har bildats. Som juridisk person har föreningen rättskapacitet, vilket innebär att den kan ha tillgångar och skulder, ingå avtal och vara part inför domstolar och myndigheter.

För att en ideell förening ska anses ha bildats krävs att medlemmarna har fattat beslut om bildande, antagit stadgar av viss fullständighet och valt en styrelse som kan företräda föreningen mot tredje man.

Stadgar

Stadgarna har framför allt betydelse för det praktiska arbetet i föreningen och för att genom ändamålsparagrafen ge föreningen karaktär och motivera dess existens och verksamhet. En av huvudpunkterna i stadgarna bör därför vara att utförligt och preciserat ange föreningens ändamål.

För de flesta föreningar är det vanligt med tre grundläggande funktioner:

• den beslutande funktionen (föreningsmötet)
• den verkställande funktionen (styrelsen)
• den kontrollerande funktionen (revisorerna)

Stadgarna bör därför innehålla regler för dessa funktioner.

I relativt fullständiga stadgar bör följande finnas med:

• föreningens namn/firma
• sätesort
• ändamål
• regler för hur verksamheten ska bedrivas
• regler för medlemskap och uteslutning
• uppgift om beslutande organ
• regler för rösträtt och besluts fattande
• bestämmelser om styrelse, dess sammansättning (antal ledamöter och suppleanter), hur den väljs, beslutsfattande etc.
• verksamhets- och räkenskapsår
• bestämmelser om revisor/er (antal, hur de utses etc.)
• regler för ändring av stadgarna
• regler för upplösning med angivande av vad som ska ske med kvarvarande tillgångar.

Det kan också vara bra att ha med t.ex.

• vad som gäller beträffande medlemsavgifter
• regler för kallelse till möten
• när årsmöte ska hållas
• vilka frågor som ska behandlas på årsmöte etc.
• under vilka omständigheter extra föreningsmöte ska hållas.

Riksorganisationer upprättar ofta normalstadgar för de föreningar som ingår i organisationen. Exempelvis använder sig idrottsföreningar ofta av Svenska Riksidrottsförbundets normalstadgar som hjälpmedel och underlag för att upprätta de egna stadgarna.

Organisationsnummer

En ideell förening får ett organisationsnummer efter ansökan  hos Skatteverket. Det är inte bara vid kontakt med Skatteverket som organisationsnummer behövs utan det kan vara andra som kräver det, t.ex. bank eller hyresvärd.

Till ansökan ska bifogas

• stadgar
• protokoll från det konstituerande möte då medlemmarna fattade beslut att bilda föreningen, anta stadgar, utse styrelse etc.
• utdrag ur senaste årsmötesprotokoll om nya styrelseledamöter valts.

Det är också bra om ansökan kompletteras med adress och/eller personnummer för styrelseledamöterna.

Handläggning av organisationsnummer sker numera på tre skattekontor i Sverige, nämligen skattekontoren i Mariestad, Västervik och Uppsala.

Adresser:

• Skattekontor Mariestad, Föreningssektionen, Box 79, 542 21 Mariestad, handlägger föreningar i Västra regionen och Mittregionen.       
• Skattekontor Västervik, 593 85 Västervik, handlägger föreningar i Södra, Östra och Norra regionen.       
• Skattekontor 1 Uppsala, Föreningssektionen, 751 87 Uppsala, handlägger Mälardalsregionen och Stockholmsregionen.

Styrelsens ansvar

En ideell förening är som juridisk person själv ansvarig för de förbindelser som ingås i föreningens namn av behörig företrädare. Enskilda medlemmar har inte något betalningsansvar för föreningens skulder eller andra förpliktelser. En företrädare för föreningen, vanligtvis en styrelseledamot, kan dock i vissa fall bli betalningsansvarig för föreningens skatter och avgifter t.ex.

• om föreningen inte har dragit av skatten från lönerna i rätt tid
• om föreningen har låtit bli att betala in avdragen skatt, arbetsgivaravgifter, moms, punktskatter eller föreningens egen skatt
• om föreningen har lämnat oriktiga uppgifter till Skatteverket och föreningen därför har fått för mycket moms tillbaka.

Ett personligt betalningsansvar för en företrädare i en ideell förening förutsätter att föreningen är skyldig att redovisa skatter eller avgifter och att föreningen dessutom har brustit i den skyldigheten.

Bokföring

Bokföringsskyldigheten för ideella föreningar regleras i bokföringslagen (BFL). Bokföringsskyldighet föreligger om värdet på tillgångarna överstiger 1,5 miljoner kronor eller om föreningen bedriver näringsverksamhet (t.ex. avgiftsbelagda aktiviteter eller evenemang, servering, bokförsäljning, kiosk, lotterier, bingo, reklamupplåtelse, fest- och danstillställningar) eller är moderföretag i en koncern.

Alla föreningar som är bokföringsskyldiga ska avsluta den löpande bokföringen med ett årsbokslut eller i vissa fall med årsredovisning. Föreningar som normalt har en nettoomsättning på högst 3 miljoner kronor kan göra ett förenklat årsbokslut.

Även föreningar som inte är bokföringsskyldiga bör dock föra bok över inkomster och utgifter respektive tillgångar och skulder. Det är viktigt att gentemot medlemmar, bank, leverantörer, kommun och andra intressenter kunna visa hur föreningens ekonomi ser ut.

I lagen om självdeklaration och kontrolluppgifter föreskrivs också att den som ska lämna självdeklaration, särskild uppgift, kontrolluppgift etc. ska se till att det finns underlag för att fullgöra uppgiftsskyldigheten och för kontroll av den.

All inkomst som en förening ska redovisa i inkomstdeklarationen ska beräknas enligt bokföringsmässiga grunder.

Räkenskapsår

Förening som inte omfattas av BFL kan i och för sig tillämpa vilket räkenskapsår som helst i sina räkenskaper. I skattehänseende gäller emellertid för sådan förening att beskattningsåret alltid är kalenderår. För underlättande av redovisningen i inkomstdeklarationen är det därför mest praktiskt om en sådan förening använder kalenderår i sina räkenskaper.

Förening som omfattas av BFL får, om den önskar, tillämpa annat räkenskapsår än kalenderår. Ett sådant, vilket kallas brutet räkenskapsår, ska omfatta tiden den 1 maj – den 30 april, den 1 juli – den 30 juni eller den 1 sept – den 31 aug.

Ett räkenskapsår ska omfatta tolv månader. När bokföringsskyldigheten enligt BFL inträder eller räkenskapsåret läggs om, får det omfatta kortare tid än tolv månader eller utsträckas att omfatta högst arton månader. Om bokföringsskyldigheten upphör får räkenskapsåret kortas.

Revisor

Revisionslagen är för de ideella föreningarnas del begränsad att gälla endast de som är skyldiga att upprätta årsredovisning.

Det finns ingen generell bestämmelse i revisionslagen om att revisorerna ska vara godkända eller auktoriserade. Endast i mycket stora föreningar ställs krav på auktoriserad eller godkänd revisor.

I mindre föreningar är uppdraget som revisor oftast ett förtroendeuppdrag och helt ideellt. Även om man i de flesta ideella föreningar kan ha lekmannarevisor/er - för vilka det inte finns några formkrav - bör man se till att denne/dessa uppfyller vissa kvalifikationer. Sålunda bör revisorn

• vara en person som har förtroende från samtliga intressenter
• ha tillräckliga kunskaper i och erfarenhet av redovisning och ekonomiska förhållanden för att kunna utföra sitt uppdrag. Kraven är naturligen större i en stor förening än i en liten förening med enkla förhållanden.
• vara oberoende gentemot föreningsledningen
• inte vara omyndig
• inte vara försatt i konkurs.

Revisorerna väljs på årsmötet och är ansvariga inför detta. De ska  utföra

• ekonomisk granskning
• förvaltningsrevision.

Den ekonomiska granskningen består bl.a. av

• genomgång och kontroll av räkenskaperna
• inventering av tillgångarna
• kontroll av att de ekonomiska handlingarna förvaras på ett säkert sätt
• kontroll av att gällande kontoplan följs
• kontroll av att betryggande försäkringar finns
• kontroll av att alla skyldigheter mot samhället fullgjorts.

Förvaltningsrevisionen har främst två syften:

• att kontrollera att styrelsen har skött förvaltningen på ett riktigt sätt
• att undersöka om styrelsens förvaltning stämmer överens med stadgarna, ändamålet i föreningen och föreningsstämmans (motsvarande) beslut.

Arkivering

All räkenskapsinformation ska bevaras under minst tio år efter räkenskapsårets slut.

Räkenskapsinformation är handlingar som är av betydelse för att man ska kunna förstå bokföringssystemets uppläggning eller för att kunna följa en affärshändelse och förstå dess innebörd. Exempel på detta är

• verifikationer, dvs. kvitton, fakturor m.m.
• kontoplaner
• instruktioner om redovisningsprinciper
• bokföring (grundbok, huvudbok)
• inventeringslistor, lagerspecifikationer och andra bilagor till årsboken.

Räkenskapsinformationen ska förvaras inom landet, i ordnat skick och på betryggande sätt och vara i läsbar form för en utomstående granskare. Det är den bokföringsskyldige, dvs. föreningen, som har ansvaret för att informationen arkiveras på rätt sätt.