Lagstadgade krav på kassaregister, kontrollenhet och kontroll
Nyhet
Skatteverket har ändrat föreskrifterna så att det som alternativ till en kontrollenhet av typ C även blir tillåtet att ansluta en kontrollenhet av typ A eller B för varje företag som använder ett gemensamt kassaregister.
Kassaregister
Lagen ställer krav på att kassaregister ska vara certifierade. De kassaregister som har en tillverkardeklaration och som är anslutna till en certifierad kontrollenhet uppfyller kraven.
Kontakta gärna ditt branschförbund eller din branschorganisation; många har mycket bra branschspecifik information på sina webbplatser.
SKV 1509 Tillverkardeklaration, Kassaregister
Illustration till krav på kassaregister
Certifierade kontrollenheter
En certifierad kontrollenhet ska vara ansluten till kassaregistret. Den ska läsa av de registreringar som sker i kassaregistret.
Certifiering av kontrollenheter utförs av företag som är ackrediterade för detta av Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll (SWEDAC). Läs mer om ackreditering på SWEDAC:s webbplats
.
Lista certifierad kontrollenhet.
Listan på certifierade kontrollenheter uppdateras en gång i veckan om förändring har skett.
Tillverkardeklarerade kassaregister
För varje version av en kassaregistermodell eller ett kassaregisterprogram ska det finnas en tillverkardeklaration. I tillverkardeklaration intygar tillverkaren att kassaregistret uppfyller alla krav som finns i föreskrifterna SKVFS 2009:1. Av tillverkardeklaration ska framgå att modellen eller programmet är testat och att kraven i föreskrifterna är uppfyllda.
Lista över tillverkardeklarerade kassaregister
Listan på tillverkardeklarerade kassaregister uppdateras en gång i veckan om förändring har skett.
Det förekommer marknadsföring och försäljning av ej tillverkardeklarerade kassaregister där tillverkaren/återförsäljaren intygar att kassaregistret kommer att uppfylla kraven i föreskrifterna SKVFS 2009:1. Tillverkaren/återförsäljaren kan intyga det trots att kassaregistret inte ännu är tillverkardeklarerat och de lämnar en garanti till kunden. Enligt garantin kommer kassaregister som säljs att uppgraderas så att det uppfyller alla krav.
Skatteverket är positivt till marknadens initiativ eftersom det underlättar för företagen att i god tid kunna skaffa ett kassaregister som efter uppgradering kommer att uppfylla de föreskrivna kraven. Skatteverket rekommenderar att man vänder sig till väl etablerade tillverkare/leverantörer och att alla garantier är skriftliga. Skatteverket kan givetvis inte garantera tillverkarnas/återförsäljarnas löften eller garantier.
Skatteverkets huvudkrypteringsnyckel
I kontrollenheten lagras information från kassaregistret på ett säkert sätt genom kryptering och signering. Kontrollsystemet med en certifierad kontrollenhet bygger på att en tillverkare för varje kontrollenhetsmodell får en huvudkrypteringsnyckel av Skatteverket. Med den skapar tillverkaren individuella krypteringsnycklar som läggs in i kontrollenheten under tillverkningsprocessen. Du som är tillverkare ska ansöka om en huvudkrypteringsnyckel hos Skatteverket.
Föreskrifter
för kassaregister och kontrollenhet till kassaregister
Lagstiftningen om kassaregister ligger till grund för att införa ett tekniskt system som möjliggör kontroll av ett företags skattepliktiga omsättning. Det innebär att det blir svårare för oseriösa företag att undanhålla intäkter. Dessutom förbättras Skatteverkets kontrollmöjligheter avsevärt. För att uppnå dessa syften förutsätts att kassaregistret registrerar den för intäktskontrollen väsentliga informationen. Det är dessutom viktigt att informationen bevaras och är tillgänglig för Skatteverket. Systemet ska inte gå att manipulera eller förändra utan att det upptäcks vid en kontroll.
Skatteverket beslutade den 12 januari 2009 om
- föreskrifter om krav på kassaregister, SKVFS 2009:1
- föreskrifter om användning av kassaregister, SKVFS 2009:3 och
- föreskrifter om kontrollenhet till kassaregister, SKVFS 2009:2.
Senare har vissa ändringar gjorts i dessa föreskrifter vilket framgår nedan.
Sverige har tidigare anmält föreskrifterna till EU-kommissionen enligt bestämmelserna om anmälningsskyldighet för tekniska regler.
EU-kommissionen framhöll i en kommentar att kommissionen kommer att granska den praktiska tillämpningen av reglerna som inte får hindra den fria rörligheten av kassaregister. Kommissionen framhöll också att aktörer från andra medlemsstater ska kunna marknadsföra kontrollenheter som uppfyller kraven i Skatteverkets förslag till föreskrifter.
Föreskrifter om krav på kassaregister
SKVFS 2009:1
I föreskrifterna för hur ett kassaregister ska vara utformat, finns definitioner av vad som är ett kassaregister, oftast en kassaapparat. Där föreskrivs också vilken information ett kassaregister ska producera. I föreskrifterna ställs också allmänna krav på programvaran som ska finnas i ett kassaregister. Ingen annan programvara får finnas i kassaregistret än den som specificeras för det. Kassaregistrets funktioner ska framgå av dess dokumentation. Inga andra funktioner ska finnas än de som framgår av dokumentationen. Av föreskrifterna framgår att ett kassaregister ska vara anslutet till en certifierad kontrollenhet.
Länk till SKVFS 2009:1 (Ursprunglig lydelse)
Den 27 februari 2009 ändrades föreskrifterna på sätt som framgår av SKVFS 2009:11
Länk till SKVFS 2009:11 (Ändringsföreskrift)
Föreskrifternas nuvarande lydelse framgår av följande konsoliderade föreskrift
SKVFS 2009:1 (Nuvarande lydelse)
Föreskrifter om certifierad kontrollenhet
SKVFS 2009:2
Föreskrifterna om certifierad kontrollenhet till kassaregister innehåller specificerade funktionskrav på en kontrollenhet. En kontrollenhet ska läsa av registreringar som sker i kassaregistret och skapa en kontrollkod för varje kassakvitto.
Kontrollkoden är unik för varje kassakvitto och genom avläsning av kontrollkoden kan Skatteverket kontrollera om kassatransaktioner har registrerats på ett korrekt sätt.
Länk till SKVFS 2009:2 (Ursprunglig lydelse)
Den 20 mars 2009 ändrades föreskrifterna genom ett omtryck av SKVFS 2009:2.
Ändringarna innebär ingen ändring av de funktionskrav som redan finns i föreskrifterna för kontrollenheten. De innehåller förtydliganden och preciseringar som syftar till att underlätta certifiering av kontrollenheter.
Länk till SKVFS 2009:2 (Nuvarande lydelse)
Föreskrifter om användning av kassaregister
SKVFS 2009:3
Föreskrifterna innehåller krav som riktar sig till användaren av kassaregister. Exempel på sådana krav är vilka uppgifter som ska finnas på kassakvitton och i rapporter.
Länk till SKVFS 2009:3 (Ursprunglig lydelse)
Skatteverket har den 14 september och den 14 december 2009 beslutat att ändra föreskrifterna SKVFS 2009:3 genom att införa ett tillägg till 28 §, SKVFS 2009:21 och tre ändringar i SKVFS 2009:35.
Länk till SKVFS 2009:3 (Nuvarande lydelse)
Som alternativ till en kontrollenhet av typ C blir det även tillåtet att ansluta en kontrollenhet av typ A eller B för varje företag som använder ett gemensamt kassaregister.
Företag som har gemensam bokföring med andra företag ska räknas som ett enda företag för den gemensamt bedrivna verksamheten med försäljning av varor eller tjänster mot kontant betalning.
Det blir tillåtet att tillfälligt föra ut ett kassaregister (och dess kontrollenhet) ur landet på transportmedel som flyg, tåg, bussar och båtar.
Kontroll - kassaregister
Tillsyn
Skatteverket kommer att göra tillsyn utan att anmäla det i förväg. Syftet med tillsynen är att kontrollera att du som näringsidkare har ett kassaregister och att kassaregistret uppfyller de krav som finns.
Du som näringsidkare måste då lämna de upplysningar som vi kan behöva.
Särskilda kontrollåtgärder
Av lagstiftningen framgår att Skatteverket får göra särskilda kontrollåtgärder oanmält. Det innebär att vi har möjlighet att
- räkna kunder
- göra kontrollköp
- göra kvittokontroller och
- göra kassainventering.
Skatteverket kan begära att du ska tillhandahålla uppgifter från ditt kassaregister för att vi ska kunna kontrollera hur du har registrerat försäljningen i ditt kassaregister.
Ingen årlig teknisk kontroll
I lagen finns en bestämmelse som innebär att kassaregister ska genomgå återkommande teknisk kontroll minst en gång om året. Regeringen har den 9 mars 2009 lämnat ett förslag om en lagändring som innebär att kravet på årlig teknisk kontroll slopas.
Om du inte följer lagen?
Skatteverket får ta ut en kontrollavgift på 10 000 kronor om
- kassaregister saknas
- kassaregistret inte uppfyller föreskrifternas krav
- kassaregistret inte är anmält i tid
- uppgifterna i kassaregistret inte har sparats
- belopp inte slås in
- kunden inte får något kvitto.
Sker en ny överträdelse inom ett år är avgiften 20 000 kronor.