Bokföring – vad kräver lagen?

Vem är bokföringsskyldig?

• Aktiebolag, handelsbolag och ekonomiska föreningar är alltid bokföringsskyldiga
• Fysisk person som bedriver näringsverksamhet (enskild firma) är bokföringsskyldig

Varför ska du ha bokföring?

Bokföring har du framför allt för dig själv för att kunna följa upp verksamheten och styra den mot de mål du ställt upp. Det finns även lagar som styr bokföringsskyldigheten.

Några tips om vilka som kan vara intresserade av din bokföring:

• Leverantörer, om du behöver ha förlängd kredittid kan det vara bra att kunna visa upp en resultaträkning eller balansräkning för en period för att visa hur företaget mår.
• Banken, om företaget växer kan du behöva låna pengar, t.ex. kan du behöva en checkkredit. Då kan det vara bra att kunna visa med sin bokföring att företaget mår bra.
• Skatteverket, när du ska redovisa moms, arbetsgivaravgifter och avdragen preliminär skatt i skattedeklarationen. När du lämnar kontrolluppgifter för anställda och deklarerar dina inkomstuppgifter i inkomstdeklarationen måste du ha ordning på bokföringen.

Kan du bokföring?

Tänk på att det är du som ansvarar för bokföringen! Även om du anlitar någon för att sköta din bokföring är det du som ansvarar för att bokföringen blir riktig. Detta ansvar kan du aldrig lämna ifrån dig. Så ställ krav på din bokförare att han eller hon förklarar om du inte förstår.

Några tips innan du lägger upp din bokföring!

• Planera din bokföring. Tänk igenom innan hur den ska vara upplagd, så att den passar dina syften bäst.
• Ta råd. Fråga vänner och bekanta som driver rörelse hur de gör med sina papper och sin bokföring.
• Enkelhet. Gör din bokföring så enkel som möjligt när du startar upp, särskilt om du är lite osäker på dina kunskaper i bokföring.
• Om du lämnar bort din bokföring. Sätt in underlagen varje dag i en pärm, där du har en flik för varje dag. Då är det lättare för den som sköter bokföringen att bokföra alla transaktioner på rätt dag.

Vad innebär bokföringsskyldigheten?

För din egen skull är det viktigt att du har ordning på dina papper. Varje minut som behöver tas i anspråk för dig eller en redovisningskonsult kostar pengar. Sköter du din bokföring kan du spara pengar och undvika onödigt tidsspill.

Allmänt om vad bokföringsskyldigheten innebär:

• att löpande bokföra alla affärshändelser så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbok) och i systematiskt ordning (huvudbok)
• att se till att det finns verifikationer för alla bokföringsposter
• att arkivera räkenskapsinformationen i ordnat skick och på betryggande sätt inom landet under minst 7 år. Tänk på att även uppgifter på disketter, cd och hårddiskar kan vara räkenskapsinformation
• att upprätta årsbokslut eller årsredovisning

Varje händelse av ekonomisk art dvs. det som påverkar ekonomin i företaget ska bokföras. Det kan vara att en tillgång/skuld förändras eller att en inkomst eller utgift uppstår. Bokföringen ska normalt alltid grunda sig på en skriftlig handling, ett underlag. Denna skriftliga handling kallas för verifikation.

En verifikation kan vara en faktura, men även en intern transaktion, t. ex. avskrivningar på inventarier. Flyttar du pengar från checkkontot till kassan ska ett underlag finnas. Sätt gärna en konteringsstämpel på verifikationen så att du kan anteckna hur du tänker bokföra. Observera att den privata ekonomin ska hållas isär från firmans ekonomi. Egna insättningar och uttag i verksamheten ska bokföras.

Vad ska en faktura innehålla?

Eftersom du förmodligen själv kommer att upprätta dina fakturor visas här ett exempel på hur en faktura kan se ut:
 

• datum, när den sammanställts
• kund, till vem fakturan är ställd
• affärshändelsen, när den inträffat
• specifikation, vad fakturan avser
• belopp

Krav på hur en faktura ska se ut finns även i annan lagstiftning än bokföringslagen. Enligt mervärdesskattelagen ska en faktura dessutom bl.a innehålla uppgift om:

• ett unikt löpnummer för varje faktura
• säljarens registreringsnummer till moms
• säljarens och köparens namn och adress
• varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art
• beskattningsunderlaget (priset före moms) för varje momssats
• den eller de momssatser som gäller
• den moms som ska betalas

Läs mer om faktureringsregler för moms

När ska du bokföra?

Du ska löpande bokföra uppkomna affärshändelser i grundbok och huvudbok. Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag, övriga affärshändelser så snart det kan ske. Det innebär att affärshändelser som inträffat under en kalendermånad ska bokföras senast under den påföljande månaden. Verifikationerna måste hållas ordnade i avvaktan på bokföringen. Det underlättar för dig när du ska lämna dina verifikationer till din bokföringsbyrå.

Ett räkenskapsår är för enskilda näringsidkare alltid samma som kalenderåret, utom när du startar ditt företag. Då kan räkenskapsåret vara förkortat eller förlängt, men inte längre än upp till 18 månader.

När ett räkenskapsår har gått till ända ska du upprätta ett årsbokslut. Ett årsbokslut består av resultat -och balansräkning.

Från och med 1 januari 2007 gäller nya bokföringsregler som innebär att alla ska upprätta ett årsbokslut.

Driver du enskild firma kan du välja att upprätta ett bokslut i förenklad form, s.k.  förenklat årsbokslut. Ett förenklat årsbokslut får du använda om du har en nettoomsättning som normalt understiger 3 miljoner kronor. Uppgifterna i det förenklade bokslutet ligger också till grund för beskattningen.

Det nya reglerna innebär också att fler enskilda näringsidkare får använda kontantmetoden i den löpande bokföringen. Har du en nettoomsättning som understiger 3 miljoner får du använda kontantmetoden. Kontantmetoden är en enklare metod än faktureringsmetoden och innebär att du bokför inköp och försäljning när betalningen sker. Vid räkenskapsårets utgång måste du dock bokföra alla obetalda skulder och fordringar.

I broschyren "Bokföring, bokslut och deklaration - del 1" (SKV 282) hittar du mer information hur ett förenklat årsbokslut upprättas.

BAS-föreningen har tagit fram en ny anpassad kontotabell för dig som upprättar ett förenklat bokslut och den kan du hämta gratis på www.bas.se.

Broschyr "Bokföring, bokslut och deklaration - del 1" , SKV 282  
www.bas.se

Ny lag om kassaregister från den 1 januari 2010

Du som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning måste från och med den 1 januari 2010 ha ett certifierat kassaregister. Syftet med lagen är bland annat att skydda seriösa företagare inom kontanthandeln mot illojal konkurrens.

För två branscher finns sedan tidigare bestämmelser som innebär särskilda krav på registrering av kontantförsäljning. Det är restauranger med serveringstillstånd som ska registrera all försäljning i kassaregister och taxiföretag som ska registrera inkörda belopp i en taxameter.

Läs mer om kassaregister

Några tips!

• Bokför regelbundet. Vänta inte med att bokföra till slutet av månaden. Då vet du inte alltid hur en affärshändelse ska bokföras och det är heller inte god redovisningssed. Du får dessutom bättre kontroll över verksamhetens resultat.
• Håll ordning på verifikationerna. Det spar tid och pengar för dig.
• Fakturera ofta. Tänk på den tid det tar från det att du fakturerar till det att du får betalt.

Du kan läsa mer om bokföring på Bokföringsnämndens webbplats,
www.bfn.se .