Avdragslexikon för företag - Deklarera 2010

Avdragslexikon - Näringsverksamhet

Det här avdragslexikonet vänder sig främst till dig som har en enskild firma eller ett handelsbolag/kommanditbolag. Alla utgifter som krävs för din verksamhet får du dra av som kostnad. En del utgifter ska du dra av direkt med hela beloppet, men i vissa fall måste avdraget fördelas över flera år. Inom några områden finns det begränsningar eller schabloner för hur stort avdrag som du får göra (t.ex. resor och ökade levnadskostnader).

Dina privata kostnader får du aldrig göra avdrag för.

Här nedan är en sammanställning på några vanliga avdrag i näringsverksamhet. Du kan söka på respektive bokstav i A-Ö, för att läsa om de olika avdragen.

En utförligare information om kostnader i näringsverksamheten finns i broschyrerna

• SKV 295, Skatteregler för enskilda näringsidkare
• SKV 294, Skatteregler för aktie- och handelsbolag

A
Arbetsrum i bostaden
Arbetsresor  

Arbetsrum i bostaden

Observera att nedanstående schablonregler avseende arbetsrum endast gäller enskilda näringsidkare.

Om du inte har någon särskilt inredd lokal kan du under vissa förutsättningar göra ett schablonavdrag för arbetsrum. Du kan då göra avdrag med 2  000 kr om arbetsrummet finns i en fastighet som ägs av dig eller din make. Har du arbetsrum i en bostadsrätt eller i en hyresrätt är avdraget 4 000 kr. I schablonavdraget ingår samtliga merkostnader för arbetsrum i bostaden, t.ex. kostnader för värme, vatten, el m.m.

Förutsättningar för avdraget:
• Du har arbetat minst 800 timmar i din bostad.
• Det får inte vara fråga om arbetsuppgifter som du lika gärna kunde ha gjort i en särskild lokal som du har för din verksamhet.

Vid tillämpning av 800-timmarsregeln räknas inte bara din egen tid. Ditt barns tid kan också räknas om barnet är över 16 år. Din makes tid räknas bara om ni driver verksamheten gemensamt.

Arbetsresor

Om du driver din verksamhet på annan plats än i ditt hem får du dra av utgifter för resorna mellan hemmet och verksamhetslokalen. Här gäller samma regler som för resor till och från arbetsplatsen vid inkomst  av tjänst.

Åker du t.ex. med buss eller tåg får du avdrag med den verkliga kostnaden. Kör du med din privata bil (ej förmånsbil) får du avdrag med 18,50 kr per mil.

Kör du med förmånsbil får du bara avdrag för drivmedelskostnaden. För dieselbilar innebär det 6,50 kr per mil, annars är det 9,50 kr per mil. Detta gäller så fort det är fråga om en förmånsbil. Det spelar ingen roll om det är en förmånsbil på grund av att du använder näringsverksamhetens bil privat eller om det är en förmånsbil som du eller någon närstående har i sin tjänst.

Du får bara göra avdrag för den del av dina kostnader som överstiger 9 000 kronor. Det innebär att de första 9 000 kronorna får du aldrig avdrag för, oavsett de verkliga kostnadernas storlek. Har du utgifter för resor både i tjänst och i din näringsverksamhet gäller beloppsgränsen bara en gång för de sammanlagda utgifterna. I första hand minskas utgifterna i inkomstslaget tjänst.

Resor med privat bil i näringsverksamheten
Om du kör med din privata bil i din näringsverksamhet, t.ex. för inköps- eller försäljningsresor, får du avdrag med 18,50 kr per mil. För att få avdrag måste du ha ett underlag i form av körjournal eller liknande som visar hur mycket du har kört i verksamheten.

Andra resor i verksamheten
Om du i verksamheten måste ut på tjänsteresor med exempelvis tåg och flyg får du dra av utgifterna för detta på samma sätt som andra utgifter i din verksamhet.

Bilkostnader

Om du behöver bil i din näringsverksamhet får du göra avdrag för samtliga driftskostnader om bilen är en tillgång i näringsverksamheten. Avdrag för inköpet av bilen får då göras genom värdeminskningsavdrag. Använder du bilen privat, t.ex. för resor mellan hemmet och verksamhetslokalen, kan du bli beskattad för bilförmån.

Observera att du i normalfallet inte får dra av för momsen vid inköp av personbil eller lätt lastbil.

Läs mer om avdragsförbud för ingående moms.

Deklarationshjälp m.m.

Du får inte dra av några kostnader för skatteutredningar i samband med deklarationsupprättande, deklarationshjälp, taxeringsprocesser m.m. Däremot får du avdrag för omkostnader i en mervärdesskatteprocess. Dessa kostnader räknas som avdragsgilla driftkostnader.

Egenavgifter

När du driver aktiv näringsverksamhet måste du själv betala dina socialavgifter i form av egenavgifter. Du ska inte betala egenavgifter om avgiftsunderlaget, dvs. överskottet i näringsverksamheten, understiger 1 000 kr.

Skattemässigt räknas dessa också som en kostnad i din verksamhet, men innan skatteberäkningen är klar vet du ju inte exakt hur stora dina egenavgifter blir för beskattningsåret. Du får därför göra ett schablonavdrag för beräknade egenavgifter. Observera dock att enligt god redovisningssed ska egenavgifter inte bokföras, eftersom de inte räknas som näringsverksamhetens skatter, utan tillhör dina inkomstskatter.

Om både du och din make ska beskattas för näringsverksamhetens överskott ska avdrag för egenavgifter beräknas för var och en.

Schablonavdrag
Vid aktiv näringsverksamhet får du göra avdrag för egenavgifter med maximalt 25 % av underlaget. I vissa fall ska du göra schablonavdrag med ett lägre belopp. Om du ska betala 15,07 % i avgifter gör du schablonavdrag med 14 % och om du endast betalar ålderspensionsavgift med 10,21 % ska du göra schablonavdrag med 10 %.

Vid beräkningen utgår du från överskottet i din verksamhet, men du måste räkna bort eventuell sjukpenning och liknande samt vissa inkomster som i detta sammanhang behandlas som anställningsinkomster.

Avstämning
Det avdrag du gör i år måste du nästa år stämma av mot de slutliga egenavgifterna, dvs. de egenavgifter som du verkligen fick betala. Mellanskillnaden ska du lägga till eller räkna bort från nästa års skattepliktiga resultat. En sån här avstämning måste du även göra året efter att du avslutat din verksamhet.

Förlust av kontanta medel

Du får endast göra avdrag för förlust av kontanta medel, genom stöld eller rån, med ett belopp som motsvarar normalt innehav av kontanter i näringsverksamheten, om det inte finns särskilda skäl. I förarbetena anges, att när det gäller förluster av kontanta medel genom brott bör avdrag inte medges när förlusten har sin grund i brottslig gärning av verksamhetens ägare eller någon närstående.

Försäkringspremier

Försäkringspremier som avser näringsverksamheten får du normalt göra avdrag för. Detta kan t.ex. gälla sakförsäkringen för en bil som tillhör näringsverksamheten.

För grupplivförsäkringar gäller särskilda begränsningar. En grupplivförsäkring som du tecknar för dig, i egenskap av näringsidkare, får du i vissa fall endast dra av delvis. Så blir fallet om en eventuell ersättning är förmånligare än motsvarande ersättning enligt den statliga grupplivförsäkringen. I så fall får du maximalt göra avdrag motsvarande premiekostnaden för den statliga grupplivförsäkringen.

Gåvor

Gåvor får du normalt inte göra avdrag för, men det finns undantag. Till exempel får du göra avdrag för reklamgåvor av mindre värde och, i vissa fall, för representationsgåvor.

Representationsgåvor måste, på samma sätt som annan representation, ha ett samband med din verksamhet. Det kan t.ex. bli aktuellt med blommor när ett kundföretag firar jubileum. Även här gäller att du bara kan få avdrag med skäligt belopp, dock högst 180 kr per person ( exklusive moms ).
Du kan inte få avdrag för representationsgåvor till dina affärsförbindelser i samband med helger eller deras personliga högtidsdagar.

Mutor kan du aldrig få avdrag för.

Inventarier

Inventarier är tillgångar som du behöver i verksamheten för att kunna driva den. Det kan t.ex. vara maskiner som tillverkar olika produkter, verktyg, möbler, bilar, instrument, datorer eller en affärsinredning. Avskrivning  (värdeminskning) betyder att du får dra av utgiften för inköpet genom att dela upp den på flera år. Inventarierna blir på så sätt kostnadsförda i den takt de förbrukas.

Om du köper in maskiner och inventarier finns tre olika sätt att få avdrag på.

• Omedelbart avdrag
• Avdrag genom räkenskapsenlig avskrivning
• Avdrag genom restvärdesavskrivning

Omedelbart avdrag:
Inventarier som bedöms ha en ekonomisk livslängd på högst tre år får dras av redan samma år de skaffas till näringsverksamheten (så kallade korttids- eller treårsinventarier). Det är bolaget som i första hand ska visa att livslängden är högst tre år.

Inventarier av mindre värde får också dras av i sin helhet året de skaffas till näringsverksamheten. Med "mindre värde" menar man taxeringsåret 2010 ett värde som understiger 21 400 kronor exklusive moms (dvs. ett halvt prisbasbelopp)¹. När man ska avgöra vad som är mindre värde, räknas flera inventarier som på ett naturligt sätt hör ihop som ett inventarium. Samma sak gäller om inköp av olika inventarier kan anses ingå som ett led i en större inventarieanskaffning.

Räkenskapsenlig avskrivning:  
Vid räkenskapsenlig avskrivning ska avdraget vid beskattningen motsvara den avskrivning som har gjorts i räkenskaperna.

Räkenskapsenlig avskrivning kan ske enligt två alternativ:

Enligt alternativ 1 (huvudregeln) får du dra av högst 30 procent av

• inventariernas bokförda värde vid årets början (=förra årets utgående värde),
• ökat med värdet av de inventarier som du skaffat under året och som fortfarande finns kvar vid årets slut,
• minskat med betalning för inventarier du sålt under året som du skaffat till verksamheten tidigare än detta år,
• minskat med försäkringsersättning du fått för inventarier som du skaffat tidigare än detta år,
• minskat med ersättningsfond som du använt.

Enligt alternativ 2 (kompletteringsregeln) får du full avskrivning på fem år, dvs. motsvarande en årlig avskrivning på 20 procent. Du måste veta anskaffningskostnader och anskaffningsår för de inventarier du köpt de senaste fyra räkenskapsåren (och som fortfarande finns kvar i verksamheten).

Restvärdesavskrivning:  
Restvärdesavskrivning liknar huvudregeln vid räkenskapsenlig avskrivning och kan sägas vara en förenklad version av denna. Den största skillnaden är att vid restvärdesavskrivning behöver det skattemässiga värdet inte stämma överens med det bokförda värdet. En annan skillnad är att restvärdesavskrivning får ske med högst 25 procent av avskrivningsunderlaget. Vid restvärdesavskrivning finns ingen motsvarighet till kompletteringsregeln.

Om beskattningsåret är längre eller kortare än tolv månader ska värdeminskningsavdraget (oavsett om det beräknats enligt räkenskapsenlig- eller restvärdesavskrivning) justeras i motsvarande mån.

Lokalkostnader

Hyrd lokal
Om du hyr en lokal för din verksamhet får du dra av hyreskostnaden.  Om du betalar reparationer i denna lokal får du normalt dra av reparationskostnaderna direkt, även om det innebär en förbättring av lokalen.

Lokal i egen näringsfastighet
Om du äger en näringsfastighet och den används helt i din näringsverksamhet, får du göra avdrag för alla driftskostnader i fastigheten. Om du gör ändrings- eller förbättringsarbeten på denna fastighet får du göra avdrag antingen direkt (underhåll och reparation) eller genom värdeminskningsavdrag.

Särskilt anpassad lokal i bostaden
Om du använder en del av din bostad till näringsverksamheten kan du i vissa fall få avdrag för det. En förutsättning är att det är en särskilt anpassad del av bostaden. Med hänsyn till läge, inredning eller användning ska denna del inte alls, eller endast obetydligt, kunna användas som bostad. Du kan i så fall få avdrag för skälig del av hyra, värme, vatten m.m. Räntor och tomträttsavgäld kan du inte få avdrag för eftersom du får det i inkomstslaget kapital.

Särskilda kostnader för verksamheten, t ex. speciell ventilation, får du också avdrag för. Däremot kan du inte få avdrag för någon del av allmänna kostnader för bostaden. Du får t ex. inte något avdrag om du målar om eller reparerar hela husfasaden.

Om bostaden ägs av din make har du samma möjligheter till avdrag som maken skulle haft om han bedrev verksamheten. Det vill säga du kan då göra avdrag för skälig del av hyra, värme och vatten m.m.

Medlemsavgifter

Medlemsavgifter till föreningar får du normalt inte dra av. Om föreningen har ett särskilt servicebolag som utför direkta tjänster åt medlemmarna, får du normalt dra av avgiften till servicebolaget ( vad som är medlemsavgift och vad som är serviceavgift framgår normalt av fakturan ).

Om du betalar avgift till en arbetsgivarorganisation får du göra avdrag för den del av avgiften som avser medel för konfliktändamål.

Motion och friskvård

Reglerna om avdrag för kostnader för motion och friskvård gäller endast för anställd personal. Det gäller inte för enskild näringsidkare eller delägare i handelsbolag/kommanditbolag.

Personalkostnader

Om du har anställda får du göra avdrag för deras löner och pensionskostnader. Observera att du som enskild näringsidkare eller delägare i handelsbolag aldrig kan göra avdrag för lön till dig själv, din make eller till dina barn om de inte har fyllt 16 år.

En utförligare information om personalkostnader i enskild näringsverksamhet finns i broschyrerna

SKV 295, Skatteregler för enskilda näringsidkare

Representation

Representation kan vara både extern och intern. Extern, t.ex. i samband med förhandlingar vid inköp och försäljningar eller med konsulter. Intern, t.ex. personalfester och informationsmöten. Vanliga kostnader för representation är t.ex. mat, dryck ( även vin och sprit ), teaterbiljetter, betjäning och hotellrum.

För att du ska få göra avdrag för representation måste det finnas ett omedelbart samband med din näringsverksamhet. Det måste alltså finnas en naturlig koppling till verksamheten. Det gäller både för platsen där representationen sker och personerna som representationen riktar sig emot. Exempel på omedelbart samband kan vara representation som sker i syfte att inleda eller upprätthålla affärsförbindelser. Det får inte vara fråga om kostnader för sällskapsliv av mer personlig natur, personlig gästfrihet eller liknande.

Du får inte avdrag med mer än vad som anses vara skäligt. Därför kan du aldrig få avdrag för lyxbetonad representation. För vissa kostnader finns schablonbelopp. Du kan maximalt få avdrag med

• 90 kronor per person för lunch, middag eller supé
• 60 kronor per person för andra måltider
• 180 kronor för t.ex. teaterbiljetter och greenfee vid golf.

Beloppen avser pris exklusive moms. Om du inte har en momspliktig verksamhet får beloppen ökas med momsen.

Om kostnaden för representation är större än schablonbeloppen,
får du inte heller göra avdrag för ingående moms på den del av kostnaden som överstiger schablonbeloppen.

Ovanstående beloppsbegränsningar bör användas även om representationen riktas mot företag i annat land. Om representationen sker i din verksamhetslokal eller i ditt hem gäller också ovanstående belopp, men du kan aldrig få högre avdrag än vad som är skäligt, med hänsyn till de uppgifter du kan lämna kring aktuell representation.

Avdragsrätten för moms på representationskostnader är begränsad. Du får bara dra av momsen på den summan som ger rätt till avdrag i inkomsttaxeringen.

Resor i näringsverksamheten

Se Arbetsresor och Ökade levnadskostnader

Räntor

De räntekostnader du har för lån i verksamheten får du dra av. Amorteringar får du däremot inte dra av, eftersom det inte är en kostnad. Du gör i stället avdrag för det du har köpt för de lånade pengarna.

Sjuk- och hälsovård

Utgifter för offentligt finansierad hälso- och sjukvård, patientavgifter och liknande räknas som privata levnadskostnader. Sådana utgifter får du alltså inte göra avdrag för. Normalt kan du inte heller göra avdrag för privat hälso- och sjukvård eller tandvård. Det är bara om du inte omfattas av den offentligt finansierade vården som sådana utgifter får dras av.

Avdrag får däremot göras för

• företagshälsovård
• vaccinationer som behövs i din verksamhet
• utgifter för arbetslivsinriktad rehabilitering och

Avdrag för kostnader för motion och friskvård gäller endast för anställd personal. Det gäller däremot inte för den enskilde näringsidkaren, eftersom denna inte anses anställd. Utgifter för friskvård som ingår som ett led i arbetslivsinriktad rehabilitering kan däremot dras av som sjuk- och hälsovård.

Skatter och sanktionsavgifter

Du får inte göra avdrag för svenska allmänna skatter, t.ex. kommunal och statlig inkomstskatt,  samt kupongskatt. Du får inte heller göra avdrag för t.ex. restavgifter, förseningsavgifter, skattetillägg, viten, böter, felparkeringsavgifter, överlastavgifter eller indrivningsavgifter som betalas till staten.

Fastighetsskatt/avgift som avser näringsfastighet får du däremot dra av. Samma sak gäller särskild löneskatt och speciella skatter och avgifter såsom vissa tillverkningsskatter, fordonsskatt samt tull- och hamnavgifter.

Fastighetsskatten/avgiften får dras av det år den avser. Den skatt/avgift som avser 2009 får alltså dras av i den deklaration som du lämnar 2010.

Sponsring

Ett sätt för företag att sprida sitt eller sina produkters namn är att lämna ett ekonomiskt stöd till verksamheter eller personer. Företeelsen brukar benämnas sponsring och den som lämnar stödet sponsor. Sponsringen går huvudsakligen till idrottsrörelsen men även forsknings- och utvecklingsprojekt samt kulturevenemang kan sponsras.
 
För att sponsringen ska få dras av krävs att den utgör en driftkostnad i näringsverksamheten. Sponsorn måste erhålla något i motprestation som kan verka resultatfrämjande i näringsverksamheten. Här får sponsoravtalet stor betydelse för att se vilka motprestationer sponsorn erhållit. Motprestationerna marknadsvärderas och företaget får bara avdrag för värdet av motprestationerna.

Rena gåvor får inte dras av. Om sponsringen endast är avsedd att ge sponsorn förbättrad image eller goodwill är den att betrakta som gåva och därmed inte avdragsgill.
 
Mer information hittar du i Riktlinjer, avdragsrätt för sponsring , i Skatteverkets information "Fråga oss om KULTURSPONSRING" samt i Skatteverkets skrivelse 2009-11-09, dnr 131 827645-09/1152.

Trängselskatt

Företaget får göra avdrag för trängselskatten. Fr.o.m. den 1 augusti 2007 är trängselskatten avdragsgill vid inkomsttaxeringen. (Under försöksperioden med trängselskatt 3 januari 31 juli 2006 var skatten däremot inte avdragsgill).

Underskott

Huvudregeln är att underskottet får dras av nästa år i samma näringsverksamhet. Om näringsverksamheten efter avdrag för tidigare års underskott åter visar underskott, får detta tas med till nästa år osv. Någon tidsbegränsning för underskottsavdrag finns inte. Underskottet kan tas med så länge näringsverksamheten finns kvar. Underskottet kan inte övertas av någon annan person. Vid dödsfall övertar dödsboet underskottet.
 
Från huvudregeln finns vissa undantag. Ett av dem är att du som har en nystartad enskild näringsverksamhet eller är delägare i ett nystartat handelsbolag, får göra avdrag för underskott som ett allmänt avdrag, dvs. i inkomstslaget tjänst. Avdrag får göras med högst 100 000 kr per år och näringsverksamheten måste bedrivas aktivt. Underskottet får dras av direkt som ett allmänt avdrag de fem första åren. Därefter gäller åter huvudregeln om att underskottet "rullas" framåt.

Ytterligare ett undantag från huvudregeln om att underskott dras av nästa år gäller om näringsverksamheten uteslutande,  eller så gott som uteslutande, avser litterär, konstnärlig eller därmed jämförlig verksamhet. Då kan du under vissa förutsättningar göra direktavdrag för underskott även om verksamheten inte är nystartad. Avdrag görs som allmänt avdrag.

Utbildningskostnader

För utbildningskostnader gäller som en allmän huvudprincip att grundutbildning räknas som en privat levnadskostnad och du får inte avdrag i näringsverksamheten. Kostnader för fortbildning kan du dock få avdrag för.

Utgifter innan verksamheten har kommit igång

Om du har haft utgifter innan verksamheten kommit i gång får du dra av dem förutsatt att

• det gäller inköp under startåret och året före, dvs. om verksamheten kom i gång i slutet av 2009 får du dra av de utgifter du haft under 2008 och 2009
• det är en sådan kostnad som du skulle få dra av också efter att verksamheten kommit i gång, dvs. den behövs för din verksamhet
• du inte dragit av utgiften tidigare t.ex. i en annan verksamhet
• det är fråga om sådana inköp som du skulle få dra av direkt vid inköpet, t.ex. förbrukningsartiklar och inventarier av mindre värde
• det inte avser inventarier som du i samband med starten tagit in i verksamheten till ett beräknat anskaffningsvärde.

Ökade levnadskostnader

Resa högst tre månader

Du som är enskild näringsidkare eller delägare i ett handelsbolag har rätt till avdrag för ökade levnadskostnader vid resa i näringsverksamheten enligt i stort sett samma regler som för anställda. För att du ska ha rätt till avdrag krävs att resan varit förenad med övernattning utanför den vanliga verksamhetsorten. Med utanför den vanliga verksamhetsorten menas att du ska ha rest till en plats som ligger mer än 50 km från din vanliga arbetsplats och mer än 50 km från din bostad.

För resa i Sverige har du rätt till schablonavdrag för merutgifter för måltider och småutgifter med 210 kr för hel dag och 105 kr för halv dag. För resa utomlands gäller i motsvarande fall att du har rätt att göra avdrag med ett helt respektive ett halvt normalbelopp.

Den verkliga utgiftsökningen är större än schablonavdraget
Du har under vissa förutsättningar möjlighet att begära avdrag för den verkliga utgiftsökningen för måltider och småutgifter under resor i näringsverksamheten i Sverige eller utomlands. När du bedömer om du har rätt till sådant avdrag ska du för resor i Sverige kunna visa att den sammanlagda utgiftsökningen för samtliga resor i verksamheten under inkomståret varit högre än det sammanlagda schablonavdraget. För resa utomlands gäller att du ska visa att den verkliga utgiftsökningen för en resa utomlands varit större än schablonavdraget.

Du bör också lämna en tillfredsställande redogörelse som visar vilken/vilka orter du har besökt och datum för dessa besök, tider för avresa och hemkomst samt syftet med respektive resa.

En resa i näringsverksamheten anses pågå i en följd om den inte bryts av uppehåll som beror på att arbetet förläggs till en annan ort under minst fyra veckor.

Utgifter för logi
Om du haft utgifter för nattlogi, t.ex. hotellkostnader, har du rätt att göra avdrag med det faktiska beloppet i din inkomstdeklaration. om du haft utgifter för logi men inte kan visa storleken av dem får du göra ett schablonavdrag med 105 kronor (ett halvt maximibelopp) per natt.

Resa längre tid än tre månader

När arbetet utanför den vanliga verksamhetsorten varit förlagt till samma ort under mer än tre månader i en följd får du avdrag för dina verkliga merutgifter.

Om du inte kan visa de verkliga merutgifterna för måltider och småutgifter, kan du få avdrag enligt schablon med 63 kr (30 % av maximibeloppet) per dag om arbetsorten ligger i Sverige och med 30 procent av normalbeloppet per dag om arbetsorten ligger utomlands.Länk till normalbeloppen

Om dina utgifter för logi inte tillförlitligen kan beräknas på grund av att du använt en privat tillgång för övernattning, såsom husvagn, husbil eller båt, kan du få avdrag enligt schablon med 105 kr per natt om arbetsorten ligger i Sverige och med ett halvt normalbelopp per natt om arbetsorten ligger utomlands. (Länk till normalbeloppen)

Vad gäller ökade levnadskostnader i näringsverksamheten efter tre månader kan du läsa mer i Skatteverkets ställningstagande
2009-04-14, dnr 131 352291-09/111.