Bokföringsskyldighet - ideella föreningar

Bokföringsskyldigheten för ideella föreningar regleras i bokföringslagen (BFL). Bokföringsskyldighet föreligger om värdet på tillgångarna överstiger 1,5 miljoner kronor eller om föreningen bedriver näringsverksamhet (t.ex. avgiftsbelagda aktiviteter eller evenemang, servering, bokförsäljning, kiosk, lotterier, bingo, reklamupplåtelse, fest- och danstillställningar) eller är moderföretag i en koncern.

Alla föreningar som är bokföringsskyldiga ska avsluta den löpande bokföringen med ett årsbokslut eller i vissa fall med årsredovisning. Föreningar som normalt har en nettoomsättning på högst 3 miljoner kronor kan göra ett förenklat årsbokslut.

Även föreningar som inte är bokföringsskyldiga bör dock föra bok över inkomster och utgifter respektive tillgångar och skulder. Det är viktigt att gentemot medlemmar, bank, leverantörer, kommun och andra intressenter kunna visa hur föreningens ekonomi ser ut.

I lagen om självdeklaration och kontrolluppgifter föreskrivs också att den som ska lämna självdeklaration, särskild uppgift, kontrolluppgift etc. ska se till att det finns underlag för att fullgöra uppgiftsskyldigheten och för kontroll av den.

Enligt grundregeln ska resultatet som en förening redovisar i inkomstdeklarationen beräknas enligt bokföringsmässiga grunder och god redovisningssed.

Räkenskapsår

En förening som inte omfattas av Bokföringslagen (BFL) kan tillämpa vilket räkenskapsår som helst i sina räkenskaper. I skattehänseende gäller emellertid för en sådan förening att beskattningsåret alltid är kalenderår. För att underlätta redovisningen i inkomstdeklarationen är det därför mest praktiskt om en sådan förening tillämpar kalenderår som räkenskapsår.

För förening som omfattas av BFL ska räkenskapsåret omfatta tolv månader. Räkenskapsåret ska vara antingen kalenderår eller s.k. brutet räkenskapsår. Från och med den 1 januari 2011 får ett brutet räkenskapsår påbörjas den första och avslutas den sista i en kalendermånad.

När bokföringsskyldigheten enligt BFL inträder, eller räkenskapsåret läggs om, får det omfatta kortare tid än tolv månader eller utsträckas att omfatta högst arton månader. Om bokföringsskyldigheten upphör får man korta av räkenskapsåret.

För att byta till brutet räkenskapsår krävs tillstånd från Skatteverket. Däremot kan föreningen byta från brutet räkenskapsår till ett räkenskapsår som följer kalenderåret utan tillstånd från Skatteverket.

Revisor

Revisionslagen är för de ideella föreningarnas del begränsad att gälla endast de som är skyldiga att upprätta årsredovisning. Endast i mycket stora föreningar ställs krav på auktoriserad eller godkänd revisor.
I mindre föreningar är uppdraget som revisor oftast ett förtroendeuppdrag och helt ideellt. Även om man i de flesta ideella föreningar kan ha lekmannarevisor/er - för vilka det inte finns några formkrav - bör man se till att denne/dessa uppfyller vissa kvalifikationer. Sålunda bör revisorn

vara en person som har förtroende från samtliga intressenter
ha tillräckliga kunskaper i och erfarenhet av redovisning och ekonomiska förhållanden för att kunna utföra sitt uppdrag. Kraven är naturligen större i en stor förening än i en liten förening med enkla förhållanden.
vara oberoende gentemot föreningsledningen
inte vara omyndig
inte vara försatt i konkurs.

Revisorerna väljs på årsmötet och är ansvariga inför detta. De ska

granska ekonomin
göra förvaltningsrevision.

Den ekonomiska granskningen består bl.a. av

genomgång och kontroll av räkenskaperna
inventering av tillgångarna
kontroll av att de ekonomiska handlingarna förvaras på ett säkert sätt
kontroll av att gällande kontoplan följs
kontroll av att betryggande försäkringar finns
kontroll av att alla skyldigheter mot samhället fullgjorts.

Förvaltningsrevisionen har främst två syften:

att kontrollera att styrelsen har skött förvaltningen på ett riktigt sätt
att undersöka om styrelsens förvaltning stämmer överens med stadgarna, ändamålet i föreningen och föreningsstämmans (motsvarande) beslut.

Arkivering

All räkenskapsinformation ska bevaras i minst 7 år efter räkenskapsårets slut. Räkenskapsinformation är handlingar som är av betydelse för att man ska kunna förstå bokföringssystemets uppläggning eller för att kunna följa en affärshändelse och förstå dess innebörd. Exempel på detta är

verifikationer, dvs. kvitton, fakturor m.m.
kontoplaner
instruktioner om redovisningsprinciper
bokföring (grundbok, huvudbok)
inventeringslistor, lagerspecifikationer och andra bilagor till årsboken.

Räkenskapsinformationen ska förvaras inom landet, i ordnat skick och på ett betryggande sätt. Den ska även vara i läsbar form för en utomstående granskare. Det är den bokföringsskyldige, dvs. föreningen, som har ansvaret för att informationen arkiveras på rätt sätt.