Personalliggare

Du som bedriver verksamhet inom restaurang-, frisör- eller tvätteribranschen måste enligt lag föra personalliggare. Det innebär att du varje dag måste anteckna i personalliggaren vilka som är verksamma i din lokal och när.

"Verksamma" är det ord som används i lagtexten. Det betyder att du måste anteckna inte bara anställda, utan också andra som på något sätt deltar i din verksamhet. Som restauranger räknas också gatukök, kaféer, personalmatsalar, cateringverksamhet, centralkök och pizzabutiker och liknande ställen där man kan hämta mat.

Du kan låta någon annan föra personalliggaren i ditt ställe, men det är alltid du som har ansvaret för att det görs och på rätt sätt. Du ska föra personalliggaren löpande.

Vad ska du anteckna i personalliggaren?

Anteckna följande i personalliggaren:

• Ditt eller ditt företags namn och person- eller organisationsnummer.
• Namn och personnummer för var och en som är verksam den aktuella dagen.
• Vilka tider varje verksam persons arbetspass börjar och slutar den aktuella dagen. Ett arbetspass är en sammanhängande period utan längre ledighet än normala pauser och matraster. (En verksam kan alltså arbeta flera arbetspass under samma arbetsdag.) Anteckna arbetstiden i direkt samband med att den verksamma börjar och slutar.

För även in personal som är oavlönad (till exempel praktikanter eller släktingar) eller som du hyrt in från ett bemanningsföretag. Du ska däremot inte föra in till exempel en servicetekniker från ett annat företag som tillfälligt utför ett arbete hos dig.

Gör anteckningarna med beständig skrift, till exempel en kulspetspenna.
Du kan också föra personalliggaren i datorn. Datorprogrammet för den elektroniska personalliggaren måste då vara av samma typ som till exempel ett bokföringsprogram. Programmet måste vara sådant att alla händelser loggas så att det framgår när och av vem en ändring är gjord. Det går alltså inte att göra en egen liggare i Excel eller något liknande program.

Spara personalliggaren i två år

Spara personalliggaren i två år efter utgången av beskattningsåret, som oftast är detsamma som inkomståret eller räkenskapsåret. Exempel: Om ditt räkenskapsår är detsamma som kalenderåret ska du till den 31 december 2015 spara anteckningar du gjort i januari 2013. Om du har brutet eller förlängt räkenskapsår kan det innebära att du måste spara liggaren längre än tre år efter att du gjort anteckningarna.